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Temos o prazer em anunciar duas grandes novidades para os nossos usuários. A primeira delas é a nova metodologia de gestão de receitas do Conveniar: simplificamos os pedidos de receita existentes e desenvolvemos um método mais robusto para facilitar a geração de dados gerenciais. A segunda novidade é ainda mais esperada: disponibilizamos os nossos primeiros relatórios gerenciais! Agora nossos gestores podem extrair dados ainda mais estratégicos para a fundação. Falando nisso, nós queremos te ouvir: quais os tipos de relatórios sua fundação mais precisa? 

Já é um expert no Conveniar? Assista nosso vídeo com as principais mudanças apresentadas de uma forma direta e sem enrolação. 

Quer conhecer a fundo todas as mudanças? Preparamos um treinamento detalhado com nosso especialista no assunto.

1  Contextualização

O atual método de gestão dos recursos no Conveniar disponibiliza sete diferentes tipos de receita para o projeto, cada qual com sua especificidade e objetivo, sendo eles: Pedido de Fatura, Liberação de Recursos, Reconhecimento de Receita, Receita de Evento, Transferência entre Projetos, Custo Operacional e Taxa de Rateio. Apesar de cada tipo de pedido possuir um objetivo de utilização, muitas vezes suas funções não são claras para os gestores, causando o uso indevido da informação e inviabilizando a posterior análise gerencial das receitas.

Com o crescimento natural das demandas relacionadas aos relatórios gerenciais, o Conveniar precisava viabilizar relatórios úteis, confiáveis e que entregassem valor para a fundação. O principal obstáculo na entrega desses relatórios era a clareza dos dados, uma vez que os mesmos não eram inseridos corretamente no sistema.

Dado o cenário atual e a necessidade de organização das receitas, a gestão de recursos no Conveniar foi simplificada. Pedido de Fatura, Reconhecimento de Receita e Liberação de Recursos deixam de existir, dando lugar ao pedido de Entrada de Receita. Todos os detalhes dessa mudança estarão nas próximas páginas.

2  Introdução

O objetivo do pedido de Entrada de Receita é, como o próprio nome sugere, disponibilizar um recurso para o projeto ou solicitar o recebimento do mesmo. O formato de funcionamento é igual ao do extinto Pedido de Fatura, com a diferença de que agora é possível aprovar um pedido que já foi recebido pela fundação, além de continuar permitindo a aprovação de um pedido aguardando recebimento.

O pedido de Reconhecimento de Receita não permitirá a criação de novas solicitações para aprovação. O menu de acesso continuará disponível somente para consulta e para aprovação dos pedidos já criados.

O pedido de Liberação de Recurso ficará disponível somente para consulta do que já foi disponibilizado para o projeto, impossibilitando a liberação de novas receitas. Agora, todo o controle que era em conjunto com o cadastro de parcelas, será feito somente pela seção “Parcelas” do cadastro do projeto.

No pedido de Transferência entre Projetos será necessário informar qual a procedência da receita no projeto de destino, podendo ser uma receita recebida pelo projeto ou apenas um reembolso de pagamento de outras despesas.

Para os lançamentos recebidos como Receita de Evento, Custo Operacional e Taxa de Rateio nenhuma mudança será aplicada, mantendo a antiga forma de trabalho. Os lançamentos de Receita de Evento serão sempre considerados como uma entrada de receita para o projeto.

3  Gestão de Receitas

3.1  Entrada de Receita

Para acessar o pedido de Entrada de Receita, basta estar no módulo “Projeto”, acessar o menu “Pedidos” e clicar em “Entrada de Receita”.

Figura 1 - Acessar Entrada de Receita

Ao realizar a busca pelos pedidos de Entrada de Receita, serão listadas todas as faturas criadas anteriormente pela fundação, ou seja, o pedido de Fatura foi renomeado para Entrada de Receita para melhor entendimento do usuário.

A única mudança no pedido de Entrada de Receita foi no momento da aprovação do mesmo:

Figura 2 - Aprovação da Entrada de Receita

Como podemos analisar na figura acima, na tela de aprovação do pedido de Entrada de Receita existe a possiblidade de marcar a opção “Gerar Lançamento Aprovado”:

• Opção marcada: O pedido irá gerar lançamentos aprovados, ou seja, a receita já está disponível no projeto e já irá constar no saldo do mesmo.
• Opção desmarcada: O pedido irá gerar lançamentos pendentes, ou seja, o gestor deve aguardar o financiador/patrocinador realizar o pagamento para aprovar o lançamento manualmente.
  
        Assim, é possível utilizar o pedido de Entrada de Receita como via única para reconhecimento do recurso no projeto.

3.2  Liberação de Recurso

Anteriormente o processo de liberação de recurso no cadastro do projeto era vinculado ao cadastro dos itens na etapa “Parcelas” e em seguida era feita a liberação do recurso previamente cadastrado, funcionando como um agendamento das futuras receitas da fundação.

Figura 3 - Cadastro de parcelas do projeto

Com a mudança no processo de gestão das receitas pelo Conveniar, todo o agendamento e liberação desse recurso poderá ser feito na etapa “Parcelas” do cadastro do projeto. A seção “Liberação de Recursos” ficará disponível somente para consulta das liberações já efetuadas.

Ao clicar na seção “Parcelas”, serão disponibilizadas três abas para preenchimento dos dados:

Figura 4 - Cadastro básico de parcelas

A aba “Cadastro de Parcelas e Itens de Parcelas” é utilizada para cadastro das parcelas, informando dados como data de vencimento, rubricas que irão receber o recurso, etc.

• Código do Projeto: Número identificador do projeto cadastrado no Conveniar.
• Nome do Projeto: Nome do respectivo projeto.
• Parcela: Campo descritivo para identificar qual a parcela em questão.
• Data de Vencimento: Data definida para transferência do recurso por parte do financiador.

Figura 5 - Itens da Parcela

• Parcela: Seleção da parcela cadastrada na seção anterior.
• Rubrica: Escolha da rubrica que irá receber o recurso do financiador. Para projetos com controle de saldo por rubrica de receita separada, serão disponibilizadas somente rubricas de receita para a seleção do gestor. Para projetos com controle individual de rubrica, todas as rubricas ficarão disponíveis para a escolha.
• Moeda: Tipo da moeda para recebimento: real, dólar, euro, etc.
• Valor: Valor do recebimento para a parcela em questão.

As parcelas cadastradas estarão disponíveis na tabela abaixo dos botões “Salvar” e “Cancelar”.

Figura 6 - Dados do favorecido

Na aba “Dados” serão informados os dados da pessoa física ou jurídica que irá aportar dinheiro no projeto.

• Nacionalidade: Nacionalidade do financiador do recurso em questão.
• Tipo Pessoa: Seleção de pessoa física ou jurídica.
• CPF/CNPJ: Número identificador da pessoa física ou jurídica.
• Pessoa/Empresa: Após a busca do favorecido na base de dados, é carregado o nome identificador do indivíduo ou da empresa envolvida.
• Emitir Nota Fiscal: Informação que é registrada no relatório repassado ao financeiro, caso seja necessário emitir nota fiscal para o financiador.
• Finalidade: Justificativa da liberação do recurso, finalidade pela qual ela está sendo criada.

A seção “Dados da Entrega” é utilizada para informar os dados da entrega física da fatura que está sendo criada, idêntico ao que existia no pedido de fatura.

Figura 7- Geração de pedidos das parcelas

Na aba “Liberações” serão realizadas as liberações dos recursos previamente cadastrados nas parcelas. O recurso pode ser liberado tanto com seu valor integral, quanto um valor parcial.

Por essa tabela será possível controlar alguns dados importantes para a gestão:

• Valor da parcela:valor cadastrado para recebimento da parcela.
• Recebido:valor resultante das liberações de parcelas que foram aprovadas e o financeiro já acusou o recebimento do recurso (lançamentos aprovados).
• Aguardando Aprovação/Recebimento:valor resultante das liberações de parcelas que foram aprovadas e aguardam confirmação do financeiro para recebimento do recurso (lançamentos pendentes) ou de liberações criadas aguardando aprovação do pedido de Entrada de Receita.

Restante para Liberação: Diferença entre valor cadastrado da parcela e valor liberado (independe da situação dos lançamentos financeiros).


Observação: É importante ter claro nesse momento a diferença entre pedido e lançamento: pedido é um compilado de dados importantes que entregam para o financeiro as informações necessárias para os pagamentos. Lançamento é o resultado da aprovação dos pedidos. Logo, quando falamos em lançamentos, já levamos em consideração que o pedido estará aprovado.

Após alinharmos as diferenças nos termos, vamos abordar dois botões da Figura 7:


Gerar pedidos para aprovação: ao selecionar uma parcela que ainda tenha valor restante para liberação e clicar em “Gerar pedidos para aprovação”, o pedido de Entrada de Receita criado estará com a situação Enviado, ou seja, estará aguardando a ação do gestor para aprovar e repassar para recebimento no setor financeiro. Após clicarmos no botão, será aberto uma janela para conferência dos dados e confirmação da ação:

Figura 8 - Gerar pedidos para aprovação

Gerar pedidos aprovados: ao selecionar uma parcela que ainda tenha valor restante para liberação e clicar em “Gerar pedidos aprovados”, o pedido de Entrada de Receita criado estará com a situação Aprovado, ou seja, já está pronto para ser repassado ao financeiro para dar andamento no recebimento. Após clicarmos no botão, será aberto uma janela para conferência dos dados e confirmação da ação:

Figura 9 - Gerar pedidos aprovados

Nesse caso podemos aprovar o pedido e deixar a situação como Aguardando Recebimento (não marcar “Gerar Lançamento Aprovado”) ou pedidos com a situação Recebido (marcar “Gerar Lançamento Aprovado”). No primeiro caso ele aprova o pedido e cria lançamentos pendentes, idênticos ao Pedido de Fatura, no segundo caso ele gera os lançamentos aprovados.

Ainda na etapa de “Liberação”, todas os pedidos gerados (aprovados ou não) ficarão listados na seção “Itens Liberados”.

Figura 10 - Itens Liberados

Na coluna “Nº Liberação” temos o número gerado do pedido de Entrada de Receita com um link para acesso rápido. É possível também verificar a situação de cada pedido e dar andamento quando necessário. Os relatórios de fatura ficam disponíveis somente quando as parcelas liberadas já geraram o pedido aprovado.

3.3  Reconhecimento de Receita

Como já citado, o pedido de Reconhecimento de Receita não permitirá a criação de novas solicitações. O menu que dá acesso ao pedido continuará disponível para consulta dos itens já criados e para aprovação/cancelamento dos pedidos que estão com a situação de Enviado.

Por ser de fácil lançamento, o pedido era muito utilizado pelos gestores, no entanto, era muito difícil recuperar alguma informação relevante das receitas geradas pelo mesmo, o que criou a necessidade de desativar o seu funcionamento.

3.4  Transferência entre Projetos

A única mudança no pedido de Transferência entre Projetos foi na tela de aprovação. Na etapa de confirmação dos dados do projeto favorecido há uma caixa de seleção chamada “Entrada de Receita”.

Figura 11 - Transferência entre Projetos – Aprovação

Quando não marcada a opção, entende-se que a receita recebida é referente a algum reembolso de despesas pagas para outro projeto. Exemplo: Folha de pagamento. O Projeto X realiza o pagamento da folha dos funcionários do Projeto X e do Projeto Y. O Projeto Y deve transferir o dinheiro referente ao pagamento para o Projeto X. Ao aprovar, a opção Entrada de Receita não deve ser marcada, pois é um reembolso para o Projeto X, não uma receita disponível.

Quando marcada a opção, entende-se que o valor recebido é uma receita e pode ser contabilizada como tal nos relatórios do Conveniar.

3.5  Consultas

3.5.1  Pedidos de Entrada de Receita

Para analisar de modo mais simples e completo os dados gerados, existe a possibilidade de consulta dos pedidos de Entrada de Receita no menu “Consultas” do módulo “Projeto”. Para acessar, basta procurar a opção “Pedidos de Entrada de Receita”.

Figura 12 - Consultar Entradas de Receita

A consulta oferece várias possibilidades de busca dos dados. Alguns campos são autoexplicativos, porém é necessário atentarmos as situações dos pedidos que estão em destaque:

Figura 13 - Consultar Entradas de Receita

• Pedidos aguardando aprovação: Pedidos que foram criados e estão aguardando a análise do gestor para aprovação/reprovação/cancelamento. A situação que o pedido se encontra é a de Enviado e os valores ainda não constam no saldo.
• Pedidos aguardando recebimento: Pedidos que foram aprovados e estão com seus lançamentos pendentes no controle financeiro, ou seja, está aguardando o pagamento por parte do financiador. O valor do pedido ainda não consta no saldo do projeto.
• Pedidos parcialmente recebidos: Pedidos que no momento da aprovação o valor foi dividido entre duas ou mais rubricas. Para o pedido ficar parcialmente recebido, um ou mais lançamentos devem estar aprovados (manualmente) e um ou mais lançamentos devem estar pendentes. Apenas os lançamentos aprovados já constam no saldo do projeto.
•  Pedidos recebidos: Pedidos que foram aprovados e estão com todos os seus lançamentos de Entrada de Receita aprovados. O valor do pedido já consta no saldo do projeto.

3.5.2  Lançamentos

No módulo “Projeto”, ao acessar o menu “Consultas” > “Lançamentos”, é possível filtrar de maneira simples todas as Entradas de Receita que estão pendentes ou aprovadas.

Figura 14 - Consulta de Lançamentos

Ao marcar a opção “Apenas Entradas de Receita”, aparecerá a caixa de seleção:

• Pendente: receitas que estão aguardando recebimento
• Aprovado: receitas que já estão disponíveis no saldo do projeto.

Essa consulta pode ser muito útil para verificar o quanto de recurso está aguardando recebimento, o que foi recebido em um dado período de tempo, entre inúmeras outras consultas que podem ser feitas utilizando o filtro avançado. Lembrando que pedidos ainda não aprovados, uma vez que não geraram financeiro, não serão listados nessa consulta.

4  Considerações Finais

Apesar da mudança seguir os padrões do Conveniar, dúvidas irão surgir sobre o processo. Para facilitar a assimilação, será disponibilizado juntamente com este documento um vídeo explicativo com todas as mudanças citadas neste guia.

Para qualquer dúvida que surgir, recomendamos o contato com o Suporte do Conveniar pelo telefone (31) 3892-5008 ou pelo e-mail: suporte@conveniar.com.br.

Sabemos que em tempos de mudança tudo que é diferente incomoda! Para auxiliar nessa readaptação e em dúvidas que possam surgir sobre nossas novidades, temos uma equipe de suporte altamente preparada para receber o seu chamado. Mande um e-mail para suporte@conveniar.com.br ou ligue para (31) 3892-5008.

Sabe aqueles guias de utilização do Conveniar que são igual cabeça de bacalhau? Todo mundo sabe que existe, mas ninguém nunca viu! Nós atualizamos e disponibilizamos a um clique de distância. ;)

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