Guia para Pedidos de Pagamento
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Este guia tem como objetivo orientar os gestores de projetos a utilizar o sistema Conveniar, através do Portal do Colaborador, no módulo “Projetos”.
Introdução
Neste módulo de Projetos, o gestor pode criar e gerenciar os projetos, registrar e aprovar pedidos, além de fazer diversas consultas que auxiliam na tomada de decisões para realizar uma acertiva gestão dos projetos.
A seguir estão detalhadas as funções mais importantes e essenciais para a realização da gestão dos projetos através do Conveniar.
Início – Portal Colaborador
Novos Pedidos
No menu alaranjado existe um ícone denominado “Criar pedido”, com o objetivo de permitir a criação de novos pedidos rapidamente. Basta clicar no ícone referente ao tipo de pedido que se deseja criar para acessar o formulário já em modo de edição de um novo pedido.
Para consultar por pedidos já existentes, utilize o menu “Pedidos” e realize os filtros que necessitar.
Para voltar à tela inicial do Conveniar basta clicar no menu Início.
Figura 1
Pendências
Na tela inicial do Conveniar, é possível visualizar as suas pendências, ou seja, pedidos que estão aguardando alguma ação sua. O sistema informa qual o tipo de pedido e a pendência de ação.
Clicando no número da pendência, o sistema abrirá uma lista dos pedidos desta pendência.
Figura 2
Pedidos
Os formulários de pedidos de pagamento ou recebimento podem ser preenchidos pelo coordenador do projeto e, em seguida, enviados a um gestor de projetos da fundação ou podem ser preenchidos pelo próprio gestor de projetos. A diferença vai ser o registro do histórico de cada pedido pelo Conveniar, que exibirá quem foi o criador do pedido.
Todo pedido, ao ser salvo pela primeira vez, ganha um número identificador que permite rastreá-lo e identificá-lo no sistema durante toda sua tramitação e execução. O usuário pode utilizar esse número para localizar o pedido a qualquer momento e acompanhar o andamento de todas as suas etapas.
A tomada de decisão
Em todos os tipos de pedidos, a primeira informação solicitada é a escolha em qual projeto o pedido será realizado. Após esta seleção o Conveniar já apresenta uma série de informações a cerca do projeto, inclusive habilitando o botão Plano de Trabalho, que apresenta o saldo das rubricas e os itens aprovados no projeto.
Além disso, o sistema apresenta informações importantes, como o coordenador, vigência e saldo do projeto. Todas estas informações são de extrema relevância para a tomada de decisão na realização dos pedidos e precisam essencialmente ser consideradas na aprovação de cada pedido pelo gestor do projeto na fundação.
Logo após o pedido ser enviado pelo Coordenador ou então registrado pelo próprio Gestor do Projeto, o gestor precisa realizar a tomada de decisão do pedido, decidindo entre as três opções: Aprovar, Reprovar ou Cancelar.
Figura 3
A opção “Cancelar” tem o objetivo de abortar o pedido, ou seja, impedir o seu andamento. Não é possível desfazer a ação de cancelamento.
A opção “Reprovar” tem o objetivo de devolver o pedido para o coordenador, a fim de alerta-lo quanto a alguma inconformidade identificada. Daí, o coordenador tem a opção de ajustar o pedido e reenvia-lo à fundação, submetendo novamente o pedido a aprovação. Esse procedimento pode ser realizado inúmeras vezes. No caso de uma das duas opções citadas acima, sempre será preciso preencher um campo de texto antes de concretizar a decisão, a fim de justifica-la.
A opção “Aprovar” tem o objetivo de confirmar o pedido solicitado pelo coordenador e, para cada pedido será exibida uma página específica para que o gestor do projeto complete algumas informações e confirme outras.
É essencial que sejam realizadas todas as devidas verificações antes de realizar a aprovação do pedido. As principais são: se projeto possui saldo suficiente, se rubrica possui saldo suficiente, se pessoa está autorizada a receber um pagamento e se a despesa está prevista no plano de trabalho e/ou pode ser paga pelo projeto.
Pedido de Compra/Serviço
Solicita à fundação a aquisição de algum bem material ou serviço para o projeto. Para criar um pedido de compra novo, basta clicar no menu Criar Pedidos, e em seguida clicar na opção Pedidos de Compra/Serviço.
Figura 4
Na aba Identificação é solicitado o preenchimento dos seguintes campos:
Projeto: Selecione o projeto onde deve ser realizada a compra.
Rubrica: Este campo é de preenchimento opcional e serve para indicar de qual rubrica a compra dos produtos e/ou serviços será debitada.
Meta: informe a qual meta se refere a execução dessa compra.
Etapa: informe a qual etapa se refere a execução da compra. Tanto a meta quanto a etapa, são pré cadastrados no cadastro do projeto. Caso o projeto não tenha meta e etapa cadastrados, esses campos ficarão bloqueados nos pedidos desse projeto.
Tipo de Compra: Define o tipo de compra que a ser realizada. Para cada tipo de compra a fundação definiu um tempo médio necessário para realizar todo o processo de compra, chamado de Carência, que é apresentado logo abaixo e é definido em dias úteis. O Conveniar compara a carência do pedido de compra com a vigência do projeto para verificar se ainda há tempo hábil para realizar esta compra.
Instituição/Setor: Para qual instituição ou setor a compra será realizada.
Finalidade: Qual a finalidade desta compra para o projeto.
Ao terminar o cadastro das informações da primeira etapa, clique no botão Próximo. O pedido será salvo e o sistema avança para a aba Local de Entrega.
Figura 5
No Local de Entrega define-se um ou mais locais para entregar os produtos/serviços do pedido de compra.
Preencha as informações sobre o local de entrega e clique em Adicionar para inserir as informações no pedido. O Conveniar já sugere como local de entrega o endereço da instituição/departamento cadastrado para o projeto. O usuário deve completar ou mudar os dados do local de entrega. É importante adicionar informações como telefone para contato e, se necessário, observação de entrega.
Ao terminar o cadastro do local de entrega, clique no botão Próximo. Na próxima aba, deverão ser inseridos os Itens do Pedido.
Figura 6
Na aba Itens do Pedido, podem ser adicionados um ou mais itens, que deverão ser adquiridos.
Para preencher um item é necessário identificar o produto/serviço a ser adquirido no catálogo de produtos e serviços da fundação. O objetivo deste catálogo é facilitar o preenchimento do pedido de compra, auxiliar o setor de compras da fundação na identificação de fornecedores dos produtos/serviços, permitir identificar/categorizar compras similares, além de outras funcionalidades.
Botão Procurar: permite procurar um produto/serviço no catálogo de produtos e serviços da fundação. Ao selecionar o produto/serviço na tela de busca ele irá preencher o campo Código do Produto e sugerir as informações de nome do Produto, Unidade e Descrição.
Produto não encontrado no catálogo: quando o produto não é encontrado no catálogo, deve-se marcar esta opção e descrever o nome do produto/serviço no campo Produto e o detalhamento no campo Descrição.
Botão Itens Aprovados: através deste botão é possível visualizar, como itens de compra, os produtos/serviços previstos no Plano de Trabalho do projeto e cadastrados pelo gestor do projeto na fundação.
Produto: campo destinado para informar o nome do produto.
Quantidade: informe a quantidade de itens que deverá ser adquirida.
Unidade: informe a unidade de medida do produto.
Moeda: informe em que moeda o produto deve ser adquirido.
Preço sugerido unitário: é a sugestão de preço pelo qual o produto deve ser adquirido. Este campo auxiliará o comprador na montagem e nas tomadas de decisão do processo de compra. Não é obrigatório o seu preenchimento.
Descrição: É muito importante detalhar ao máximo as características do produto/serviço que se deseja adquirir para facilitar o trabalho do comprador e para que o produto/serviço adquirido atenda ao projeto.
Local de entrega: o sistema carregará o local de entrega preenchido anteriormente. Mas, caso tenha cadastrado mais de um local de entrega, então, basta fazer a alteração para outro local cadastrado.
Preencha as informações do item e clique em Adicionar Item para compor o seu pedido. Repita o preenchimento dessa aba, para adicionar mais itens no pedido de compra.
Ao final desta etapa clique no botão Próximo para ir para a aba Sugestão de Fornecedor.
Figura 7
O objetivo da aba Sugestão de Fornecedor, é que o solicitante possa sugerir fornecedores para a realização do processo de compra. Quanto mais informações fornecidas, mais agilidade o comprador conseguirá realizar a compra e mais acertado será o processo em atender os objetivos desta compra.
A indicação é por produto. Assim, basta escrever o nome dos fornecedores sugeridos, selecionar para quais produtos serão registrados e clicar no botão Definir Fornecedor.
Figura 8
Aprovação de Pedido de Compra/Serviço
Para realizar a aprovação de um Pedido de Compra/Serviço, primeiramente é necessário conferir todas as informações do pedido, avaliando seu conteúdo e seu atendimento às condições do projeto.
É essencial que seja conferido o saldo do projeto, a vigência do projeto e o plano de trabalho, onde estão detalhados os itens aprovados e o saldo de cada rubrica.
Na seção “Itens do pedido”, é possível visualizar todos os itens de compra que estão sendo solicitados e vincula-los a algum item do Catálogo de Produtos, caso esse vínculo já não tenha sido realizado no pedido. Importante salientar que não é possível aprovar o pedido sem que todos os itens de compra estejam vinculados a algum item do catálogo de produtos.
Na seção “Definir rubricas para os produtos”, é possível definir rubricas diferentes para cada item solicitado.
Na seção “Provisionar recurso para pedido” é possível realizar uma reserva do recurso previsto para essa compra. Para essa opção ser habilitada, é essencial que todos os itens tenham o campo “Valor sugerido unitário” preenchidos, pois o valor provisionado será a soma dos valores sugeridos de todos os produtos. É essencial que o campo “Histórico” seja devidamente preenchido para que o lançamento financeiro que será criado correspondente a essa provisão seja facilmente identificado no extrato do projeto. Daí, logo que o recurso for definido no andar do processo de compra, essa provisão é estornada automaticamente.
Com todas as opções devidamente ajustadas e conferidas, basta clicar no botão “Aprovar” para finalizar a aprovação.
Figura 9
Pedido de Adiantamento
Solicitação de liberação de recurso antecipado para um favorecido poder realizar pagamento de despesas de viagens e/ou pagamentos diversos. Porém, é importante verificar as restrições deste procedimento no regimento interno da fundação e nas leis de utilização dos recursos financeiros firmadas no contrato/convênio do projeto.
Após selecionar o Projeto, deve-se selecionar a pessoa que receberá o adiantamento no campo Favorecido. A opção Pessoas Autorizadas permite escolher dentre as pessoas configuradas para receber adiantamento neste Projeto.
O botão Consultar Adiantamentos Pendentes permite visualizar se o favorecido já possui outros adiantamentos que estejam aguardando acerto e se já atingiu o limite de adiantamentos em aberto.
Após a seleção do favorecido, informe a Forma de Pagamento: se por Depósito, Conta recibo, ou Outros.
A Conta bancária do favorecido será carregada automaticamente, caso contrário, clique no botão Procurar.
Informe o Valor e a Finalidade do adiantamento.
Clique em Ok no final da tela para salvar o pedido.
Figura 10
Aprovação do Pedido de Adiantamento
Para realizar a aprovação de um Pedido de Adiantamento, primeiramente é necessário conferir todas as informações do pedido, avaliando seu conteúdo e seu atendimento às condições do projeto.
É essencial que seja conferido o saldo do projeto, a vigência do projeto e o plano de trabalho, onde estão detalhados os itens aprovados e o saldo de cada rubrica.
Conferidas as informações, basta então selecionar qual a Rubrica que será utilizada para a realização desse pagamento. No botão Definir itens do plano de trabalho faça o vínculo dessa despesa com o plano.
Preencha o Histórico e preencha a Data de Pagamento em que deve ser realizado esse pagamento. O campo Histórico deve ser preenchido com informações suficientes para que, apenas a partir dele, seja possível identificar rapidamente este pagamento no extrato do projeto.
Nos campos livres podem ser adicionadas informações adicionais que achar pertinente.
Com todas as opções devidamente ajustadas e conferidas, basta clicar no botão Aprovar para finalizar a aprovação.
Figura 11
Pedido de Acerto de Adiantamento
O acerto de adiantamento, é a prestação de contas de um determinado adiantamento realizado anteriormente. Caso o recurso tenha sido insuficiente, o Projeto irá ressarcir o favorecido a diferença das despesas comprovadas. Caso o recurso não tenha sido totalmente utilizado, deverá ser devolvido à fundação, que creditará no saldo do Projeto.
Figura 12
Primeiro selecione o Projeto relacionado ao adiantamento que será acertado.
Escolha quais pedidos de adiantamento estão sendo acertados. A lista dos pedidos de adiantamento em aberto de seus projetos será exibida na tela.
O Conveniar permite o acerto através de Diárias, Diárias e Despesa, Despesa, e, Devolução. Verifiquem em sua fundação os tipos de acertos permitidos. Essa escolha habilitará, ou não, as abas seguintes para preenchimento das informações.
Figura 13
Diárias
Ao selecionar essa opção na primeira aba, o sistema habilitará a aba Diárias para preenchimento.
É necessário cadastrar os trechos da viagem, com data e hora da partida, da origem e da chegada ao destino, e clicar no botão Adicionar.
O botão Retorno, disponível na tabela com os trechos cadastrados, facilita o cadastramento do trecho que retorno da viagem preenchendo os campos de origem e destino com as cidades invertidas. Basta, então, preencher as datas e horários de partida e chegada do trecho de retorno.
Na sequência o Conveniar já apresenta a Tabela de diárias configurada para o Projeto selecionado, e o usuário deve escolher o Tipo de diária a ser pago. A Quantidade de diárias é calculada com base nos trechos cadastrados. Clique no botão Calcular para gerar o valor total de diárias.
Figura 14
Diárias e Despesas
Ao selecionar essa opção na primeira aba, o sistema habilitará a aba Diárias e a aba Despesas para preenchimento. O preenchimento da aba Diárias, nós vimos anteriormente.
Na aba Despesas devem ser lançados, um a um, os comprovantes das despesas realizadas. Esses comprovantes podem variar muito, desde notas fiscais, recibos, tickets, entre outros. O Conveniar exige apenas os campos Descrição e Valor como obrigatórios, mas é importante a inserção do maior número de informações possíveis.
Basta preencher os campos referente a uma despesa e clicar em Adicionar. Depois repita esse procedimento para a próxima despesa.
Figura 15
Despesas
Ao selecionar essa opção na primeira aba do pedido de acerto, o sistema habilitará somente a aba Despesas para preenchimento.
Como já vimos, nessa aba devem ser lançados, os comprovantes das despesas realizadas. O Conveniar exige apenas os campos Descrição e Valor como obrigatórios, mas é importante a inserção do maior número de informações possíveis. Basta preencher os campos referente a uma despesa e clicar em Adicionar. Depois repita esse procedimento para a próxima despesa.
Para cada despesa adicionada, o sistema apresentará a coluna Detalhamento do Doc. Nessa opção é possível anexar o comprovante da despesa e adicionar informações mais detalhadas.
Obs.: caso seja adicionado algum comprovante dentro da opção Detalhamento do Doc. e, por algum motivo seja necessário excluir essa despesa, orientamos que exclua primeiro o comprovante anexado e depois faça a exclusão da despesa.
Figura 16
Devolução
Ao selecionar essa opção na primeira aba do pedido de acerto, o Conveniar habilitará somente a aba Acerto para preenchimento. A aba Acerto apresentará o resumo das informações deste pedido, e demonstrará o cálculo final do acerto do adiantamento.
Essa opção, Devolução, deve ser utilizada no caso do adiantamento não ter sido utilizado pelo favorecido, e nesse caso ele deverá devolver todo valor adiantado.
Observação sobre a aba Acerto:
- Caso o valor gasto seja igual ao valor adiantado, não são exigidas mais informações e o pedido está completo.
- Caso o valor gasto seja maior que o valor adiantado, o sistema solicita informação para realizar um Complemento de recurso ao Favorecido.
- Caso contrário, o sistema exige informações da Devolução do recurso restante ao projeto através de comprovante de depósito ou entrega em dinheiro.
Figura 17
Aprovação do pedido de Acerto de Adiantamento
Para realizar a aprovação de um Pedido de Acerto de Adiantamento, primeiramente é necessário conferir todas as informações do pedido, avaliando seu conteúdo e seu atendimento às condições do projeto.
É essencial que seja conferido o saldo do projeto, a vigência do projeto e o plano de trabalho, onde estão detalhados os itens aprovados e o saldo de cada rubrica.
Conferidas as informações, basta então preencher o histórico para os lançamentos financeiros, preencher a data em que deve ser realizado esse pagamento e selecionar qual a rubrica que será utilizada para cada despesa contida no pedido.
O campo Histórico deve ser preenchido com informações suficientes para que, apenas a partir dele, seja possível identificar rapidamente este pagamento no extrato do projeto.
Na situação de o seu projeto possuir Plano de Trabalho, é essencial que as despesas sejam vinculadas aos itens correspondentes no Plano de Trabalho. Para realizar esse vínculo, basta clicar no ícone à direita de cada despesa, na tabela da seção Despesas.
Figura 18
Reembolso
O reembolso é solicitado para ressarcir uma pessoa de despesas que tenham sido realizadas para o Projeto, e pagas com recursos próprios. Porém, é importante verificar as restrições deste procedimento pela fundação, pela financiadora e as condições do contrato/convênio.
Para solicitar o reembolso, informe primeiramente o Projeto que pagará esse reembolso.
Depois, deve-se selecionar a pessoa (física ou jurídica) que receberá o reembolso através do botão Procurar, que permite encontrar uma pessoa no cadastro de pessoas da fundação. Informe a Forma de Pagamento e a Finalidade do reembolso.
O Valor Total do pedido de reembolso, será contabilizado automaticamente, conforme as despesas forem sendo adicionadas no pedido.
Figura 19
Em seguida deve-se adicionar as despesas, uma a uma, sendo que os campos Descrição e Valor são obrigatórios. Contudo, sugere-se preencher o maior número de informações possível.
E por último, pode-se anexar os comprovantes das despesas, como notas fiscais, recibos ou outros.
Figura 20
Aprovação do Pedido de Reembolso
Para realizar a aprovação de um Pedido de Reembolso, primeiramente é necessário conferir todas as informações do pedido, avaliando seu conteúdo e seu atendimento às condições do projeto.
É essencial que seja conferido o saldo do projeto, a vigência do projeto e o plano de trabalho, onde estão detalhados os itens aprovados e o saldo de cada rubrica.
Caso todas as despesas sejam vinculadas à mesma rubrica do projeto, deixar marcada a opção Rubrica Única. Em caso contrário, desmarque a opção para definir rubricas diferentes para cada despesa do pedido.
Na situação de o seu projeto possuir Plano de Trabalho, é essencial que as despesas sejam vinculadas aos itens correspondentes no Plano de Trabalho. Para realizar esse vínculo, basta clicar em Definir Itens no Plano de Trabalho.
Conferidas as informações, basta então preencher o Histórico para os lançamentos financeiros, e, preencher a Data do Pagamento em que deve ser realizado esse pagamento.
Figura 21
Pagamento de Diária/Frete
Solicitação para pagamento de diárias, e/ou, frete, e/ou, despesas de viagens realizadas para o desenvolvimento do projeto. O pedido é realizado em etapas e, a cada etapa preenchida, basta clicar no botão Próximo para avançar.
Identificação
Nesta aba, deve-se selecionar o Projeto para a qual foi ou será realizada a viagem.
Selecione a pessoa que receberá o recurso. A opção Pessoas Autorizadas permite escolher dentre as pessoas autorizadas para receber diárias/frete no Projeto.
Informe a Forma de Pagamento, confirme a conta bancária do favorecido e preencha o campo Finalidade do pagamento desse pedido.
Por fim, é necessário definir quais tipos de despesas estão sendo solicitadas: Diárias, Fretes e/ou Despesas. Normalmente, paga-se Diárias antecipadas ou após viagem. Os gastos com Frete e/ou Despesas, quando permitidos, são pagos normalmente após a realização da viagem.
Figura 22
Trechos
É necessário cadastrar os trechos da viagem, com data e hora de partida da origem e da chegada no destino, e clicar no botão Adicionar.
O botão Retorno, disponível na tabela com os trechos cadastrados, facilitada o cadastramento do trecho que retorno da viagem preenchendo os campos de origem e destino com as cidades invertidas. Basta, então, preencher as datas e horários de partida e chegada do trecho de retorno.
O botão Consultar Trecho permite visualizar outros trechos de viagens para o mesmo favorecido em datas próximas.
Figura 23
Diárias
Na aba Diárias o Conveniar apresenta a Tabela de Diária utilizada para o Projeto selecionado, e o usuário deve escolher o Tipo de Diária a ser pago.
A Quantidade de diárias é calculada com base nos trechos cadastrados.
Clique no botão Calcular para gerar o valor total de diárias.
Figura 24
Fretes
Apesar de existir a opção Frete, poucas são as fundações e financiadoras de projeto que permitem o pagamento de quilometragem de viagem na utilização de carro próprio em viagens do projeto.
Caso seu projeto permita esse tipo de despesa, basta preencher os campos correspondentes no grupo Dados do Veículo e clicar no botão Salvar. Na sequência escolha o Tipo de Frete e clique no botão Calcular. O Conveniar calculará o valor total de frete pela multiplicação da quantidade de quilômetros pelo valor unitário.
Figura 25
Despesas
Na aba Despesas, devem ser Adicionadas, uma a uma, os comprovantes das despesas realizadas. Esses comprovantes podem variar muito, desde notas fiscais, recibos, tickets, entre outros.
O Conveniar exige apenas os campos Descrição e Valor como obrigatórios, mas é importante a inserção do maior número de informações possíveis.
Figura 26
Aprovação de pedido de Diárias/Frete
Para realizar a aprovação de um Pedido de Diária/Frete, primeiramente é necessário conferir todas as informações do pedido, avaliando seu conteúdo e seu atendimento às condições do projeto.
É essencial que seja conferido o saldo do projeto, a vigência do projeto e o plano de trabalho, onde estão detalhados os itens aprovados e o saldo de cada rubrica.
Conferida essas informações, preencha o campo Histórico com informações suficientes para que a partir dele, seja possível identificar rapidamente este pagamento no extrato do projeto.
Informe em Data Pagamento a data em que esse pagamento deve ser realizado para o favorecido.
Se o seu pedido possui diárias, então na tela de aprovação será solicitado o vínculo dessas diárias com o plano de trabalho do projeto. Selecione a Rubrica e depois clique no botão Definir Itens do Plano de Trabalho.
Na área de despesas, também será solicitada a Rubrica e a definição do plano de trabalho. Nesse caso, é possível vincular as despesas em um mesmo item do plano de trabalho, ou, em itens diferentes.
Figura 27
Pagamento de Bolsa
É o pedido para solicitação de pagamento à bolsistas do projeto.
Selecione o Projeto e informe o Favorecido que receberá a bolsa. Clique no botão Consultar Contratos para visualizar o número de bolsas liberadas para a pessoa de acordo com o projeto selecionado. A opção Pessoas Autorizadas permite escolher o favorecido dentre as pessoas autorizadas para receber bolsas neste projeto.
Selecione o tipo de bolsa que será paga ao favorecido no campo Tipo Bolsa. Caso o tipo de bolsa selecionado tenha modalidades configuradas, então o campo Modalidade da Bolsa será liberado para seleção. Caso contrário, ele permanecerá bloqueado.
Informe em seguida, o Valor da Bolsa, a Data de Vencimento, Número de Dependentes do favorecido, Mês de Competência desse pagamento.
No botão Simular Imposto, é possível ver os cálculos dos impostos para esse pedido antes de aprova-lo.
Informe o Número de bolsas e clique em Adicionar. Caso o número de bolsas seja maior que 1, então o Conveniar vai criar outros pedidos de pagamento de bolsa para esse favorecido, com esses mesmos dados, alterando somente a data de vencimento.
Por fim, informe a Finalidade do pagamento dessa bolsa para esse favorecido.
Figura 28
Aprovação do Pedido de Pagamento de Bolsas
Para realizar a aprovação de um Pedido de Bolsas, primeiramente é necessário conferir todas as informações do pedido, avaliando seu conteúdo e seu atendimento às condições do projeto.
É essencial que seja conferido o saldo do projeto, a vigência do projeto e o plano de trabalho, onde estão detalhados os itens aprovados e o saldo de cada rubrica.
Selecione a Rubrica para pagamento dessa bolsa. E, se o seu projeto possuir plano de trabalho, é essencial que a despesa seja vinculada ao item correspondente no plano de trabalho. Para realizar esse vínculo, basta clicar em Definir Itens no Plano de Trabalho e selecionar a linha correspondente ao item.
Preencha o campo Histórico para os lançamentos financeiros, confirme a Data de Pagamento, o Mês de Competência e Horas Trabalhadas caso o campo esteja disponível.
Figura 29
Pagamento de Pessoa Jurídica
Solicitação para pagamento de pessoa jurídica, mediante a apresentação de nota fiscal ou documento compatível. Porém, é importante verificar as restrições deste procedimento na fundação e/ou no contrato/convênio do projeto. Em determinadas situações, é obrigatório realizar o pedido de Compra/Serviço para que o processo de compra seja totalmente realizado pela fundação e não apenas o pagamento direto do fornecedor.
Após a escolha do Projeto, deve-se selecionar o Favorecido que é a pessoa jurídica que receberá o pagamento. Defina a Forma de Pagamento e preencha o campo Finalidade deste pagamento.
Nos dados da Nota Fiscal/Recibo preencha o campo Número do Documento com o número da nota fiscal ou do documento correspondente.
No campo Valor informe o valor bruto do documento a ser pago. Em caso de haver retenções de impostos, a equipe da fundação se encarregará de definir e realizar os procedimentos necessários.
Por último informe a Data de Vencimento para esse pagamento.
Figura 30
Aprovação do Pedido de Pagamento de Pessoa Jurídica
Para realizar a aprovação de um Pedido de Pagamento de Pessoa Jurídica, primeiramente é necessário conferir todas as informações do pedido, avaliando seu conteúdo e seu atendimento às condições do projeto.
É essencial que seja conferido o saldo do projeto, a vigência do projeto e o plano de trabalho, onde estão detalhados os itens aprovados e o saldo de cada rubrica.
Selecione a Rubrica para esse pagamento. E, se o seu projeto possuir plano de trabalho, é essencial que a despesa seja vinculada ao item correspondente no plano de trabalho. Para realizar esse vínculo, basta clicar em Definir Itens no Plano de Trabalho e selecionar a linha correspondente ao item.
Preencha o campo Histórico para os lançamentos financeiros, e confirme a Data de Pagamento.
No campo Número de Parcelas, deve ser preenchido caso o pagamento ao fornecedor seja parcelado. Informe o número de parcelas desse pagamento.
Caso o pagamento tenha mais de uma parcela, informe também o vencimento para a 2ª parcela em diante no campo Vencimento das Parcelas.
Figura 31
Pagamento de Pessoa Física
Esse é o pedido para solicitação para pagamento de pessoa física, mediante a apresentação de Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA) ou de Nota Fiscal de Autônomo (NFA).
Primeiramente, como em todos os pedidos de pagamento, selecione o Projeto.
Em seguida, selecione o Tipo de Pagamento que será realizado:
- se RPA (essa opção já vem pré selecionada),
- se Pagamento por Serviços Ambientais,
- se Retribuição Pecuniária,
- se Pagamento de Direitos Autorais,
- ou se Pagamento de Produto Rural.
Informe no campo Favorecido o nome da pessoa que receberá esse pagamento. Ao selecionar a pessoa, o sistema carregará as informações pessoais na tela. No botão Consultar Pagamentos Realizados, é apresentado os pagamentos anteriores feitos para esse favorecido.
A fundação pode limitar o número de pagamentos para a mesma pessoa no intervalo de um ano para não configurar vínculo empregatício deste autônomo com a fundação.
Figura 32
Os dados de endereço completo e número do PIS/PASEP/NIT do favorecido, são obrigatórios dependendo do tipo de pagamento selecionado. Caso o cadastro da pessoa esteja incompleto, neste momento o Conveniar exige o preenchimento do restante do cadastro. Para isto, basta clicar no botão Atualizar Dados Cadastrais.
Dando prosseguimento no preenchimento do pedido, informe a Forma de Pagamento, o Valor Bruto, a Data de Vencimento, Mês de Competência (mês/ano em que o serviço do autônomo foi prestado ao projeto), e a Finalidade (os serviços prestados e a finalidade destes para o projeto).
Figura 33
Aprovação do Pedido de Pagamento de Pessoa Física
Para realizar a aprovação de um Pedido de Pagamento de Pessoa Física, primeiramente é necessário conferir todas as informações do pedido, avaliando seu conteúdo e seu atendimento às condições do projeto. É essencial que seja conferido o saldo do projeto, a vigência do projeto e o plano de trabalho, onde estão detalhados os itens aprovados e o saldo de cada rubrica.
Feito a conferência das informações, selecione a Rubrica onde será debitado este pagamento. Na situação de o seu projeto possuir plano de trabalho, é essencial que a despesa seja vinculada ao item correspondente no plano de trabalho. Para realizar esse vínculo, basta clicar em Definir Itens no Plano de Trabalho e selecionar a linha correspondente ao item.
O campo Histórico deve ser preenchido com informações suficientes para que, apenas a partir dele, seja possível identificar rapidamente este pagamento no extrato do projeto.
No botão Consultar Pagamentos Realizados, são apresentados os pagamentos realizados anteriormente para esse favorecido.
Figura 34
Confira os campos Data Pagamento e Mês de Competência.
No caso de os impostos serem calculados pelo Conveniar, é essencial que nesse momento os impostos sejam criados ao se apertar o botão Calcular imposto. Esses impostos são calculados com base na configuração das tabelas de impostos cadastradas no módulo Administração e o tipo do pagamento selecionado no pedido que está sendo aprovado.
Caso prefira, o sistema permite adicionar os impostos manualmente na área Adicionar Manualmente. Deve ser informado o imposto e o seu valor, e depois clicar em Adicionar.
O Conveniar também permite selecionar uma rubrica para debitar os impostos, diferente da rubrica onde será debitado o valor líquido do pagamento. Para utilizar essa função, basta selecionar a opção Rubrica para impostos. Será aberto um campo para selecionar o imposto, a rubrica para esse imposto. Depois basta clicar no botão Definir para salvar a configuração.
Da mesma forma, é possível adicionar um Histórico nos lançamentos de impostos, diferente do histórico do lançamento do valor líquido, selecionando a opção Histórico para Impostos. Também será aberto um campo para realizar essa configuração caso a opção seja selecionada.
E para o plano de trabalho, também é possível vincular os impostos em itens do plano diferente do item onde será vinculado o valor líquido. A opção que deve ser selecionada é Plano de Trabalho para Impostos.
Se nenhuma das 3 opções citadas anteriormente, Rubrica para impostos, Histórico para Impostos e Plano de Trabalho para Impostos, forem selecionadas, o Conveniar vai considerar as informações de rubrica, plano e histórico, preenchidas no alto da tela.
Figura 35
Pedido de Entrada de receita
O objetivo do pedido de Entrada de Receita é, como o próprio nome sugere, disponibilizar um recurso para o projeto ou solicitar o recebimento do mesmo. Também é possível solicitar a emissão de uma nota fiscal para pessoa física ou jurídica.
Disponibilizamos dois vídeos sobre a gestão de receita do projeto:
Mas se preferir, continue com as orientações em texto.
Selecione o Projeto que receberá o recurso.
Selecione uma das opções do campo Tipo Pessoa: Jurídica ou Física, que pagará o documento no campo Favorecido.
Valor Total: define o valor total a ser faturado para o cliente. E em Moeda informe em qual moeda será recebido o recurso.
Data de Vencimento: define uma data de previsão do pagamento da entrada de receita pelo cliente. Pode ser utilizada para a emissão de boleto pela fundação para acompanhar a fatura.
Emitir Nota Fiscal: valor informativo que compõem o relatório do pedido e é repassado ao financeiro para geração ou não da nota fiscal.
Núm. Parcelas(s): o valor total pode ser gerado em uma ou mais parcelas. Caso seja selecionado mais de uma, o valor de cada fatura será a divisão do valor total pela quantidade de faturas. As datas de vencimentos serão mensais, sendo a primeira fatura para a data de vencimento definida e as seguintes serão no mesmo dia dos meses subsequentes.
Finalidade: este campo deve informar os serviços ou descrição das atividades a serem colocadas na fatura/nota fiscal a ser gerada pela fundação e enviada ao cliente.
Número da Fatura: campo utilizado para guardar o número da fatura gerada pelo financeiro. Geralmente utilizado quando a fundação tem integração com o sistema financeiro.
Código Verificador: campo utilizado para guardar o código verificador da nota fiscal gerada. Geralmente utilizado quando a fundação tem integração com o sistema financeiro.
Local de Entrega da fatura: deve conter o endereço completo, setor/unidade/departamento e o responsável a quem deve ser encaminhado esse documento.
Figura 36
Aprovação do Pedido de Entrada de Receita
Para realizar a aprovação de um Pedido de Entrada de Receita, primeiramente é necessário conferir todas as informações do pedido, avaliando seu conteúdo e seu atendimento às condições do projeto.
Conferidas as informações, basta então preencher a Rubrica que receberá a receita, o Histórico para o lançamento financeiro, e preencher a Data do Pagamento do pedido.
No pedido de Entrada de Receita, se o Conveniar estiver com a geração de boletos habilitada e o projeto do pedido estiver com o Cedente Para Fatura configurado, é possível gerar um boleto nesse momento de aprovação do pedido, bastando selecionar a opção Gerar Boleto.
Se o projeto tiver rateios configurados em seu cadastro, o sistema apresentará esses cadastros para seleção na área Rateios.
No final da tela, existe a opção Gerar Lançamento Aprovado. Caso essa opção seja selecionada, entende-se que a receita já foi recebida pelo projeto, ou seja, os lançamentos financeiros gerados estarão aprovados. Caso essa opção não seja selecionada, entende-se que o crédito será realizado posteriormente e o lançamento financeiro será gerado como pendente, devendo ser aprovado manualmente no Conveniar. O gestor deve estar ciente de que a marcação ou não do campo implica diretamente no saldo do projeto.
Figura 37
Transferência entre Projetos
Solicitação para transferir recursos de um projeto para outro. Ou, para transferir recurso de uma rubrica para outra dentro do mesmo projeto. Este tipo de solicitação deve ser utilizado com muita parcimônia e somente em condições autorizadas pela fundação.
No formulário, escolha o Projeto de Origem do recurso a ser transferido. Depois identifique o Projeto Favorecido do recurso, preencha os campos Valor e a Finalidade dessa transferência.
No caso de estar realizando a transferência de uma rubrica para outra rubrica, ambas do mesmo, então selecione o mesmo projeto no campo Projeto de Origem e no campo Projeto Favorecido.
Figura 38
Aprovação do Pedido de Transferência Entre Projetos
Para realizar a aprovação de um Pedido de Transferência Entre Projetos, primeiramente é necessário conferir todas as informações do pedido, avaliando seu conteúdo e seu atendimento às condições do projeto. É essencial que seja conferido o saldo do projeto, a vigência do projeto e o plano de trabalho, onde estão detalhados os itens aprovados e o saldo de cada rubrica.
No projeto de origem, selecione a Rubrica de origem de onde o recurso será debitado. Se o seu projeto de origem possuir plano de trabalho, é possível que a despesa seja vinculada ao item correspondente no plano de trabalho. Para realizar esse vínculo, basta clicar em Definir Itens no Plano de Trabalho e selecionar a linha correspondente ao item.
Confira o campo Histórico e complete-o se for necessário. Lembrando que ele deve conter informações suficientes para que a partir dele, seja possível identificar rapidamente este pagamento no extrato do projeto.
No projeto de destino, selecione a Rubrica de destino que receberá o recurso transferido.
A opção Entrada de receita, deve ser selecionada caso o valor transferido seja uma receita que está sendo creditada no projeto de destino. Caso seja apenas um remanejamento entre rubricas, essa opção não precisa ser selecionada.
Informe a Data do pagamento, data em que deve ser realizado esse pagamento.
Figura 39
Folha de pagamento
Este pedido é destinado ao registro de folha de pagamento de funcionários de projetos registrados no Conveniar.
Apesar de ser tratado como um pedido, a Folha de Pagamento no Conveniar não pode ser solicitada pelo Coordenador do projeto. Nessa seção, só é permitido ao gestor do projeto realizar cadastros, consultas e outras operações relacionadas.
Para registrar um pedido de Folha de Pagamento, é necessário preencher os campos abaixo.
Identificação: nome para identificar o pedido (Ex.: Folha de pagamento referente à Janeiro 2021; Rescisão do Fulano de Tal; Férias de Fulano, Beltrano e Ciclano).
Data base: data base do mês de competência.
Observação: campo para adição de informações sobre esse pagamento.
Grupo Gestor: grupo de gestores em que se encontram os projetos a serem debitados.
Gestor Responsável: selecione quem será o gestor responsável por este pedido.
Após preencher as informações iniciais, clique em Salvar para salvar o pedido ou clique em Próximo, para salvar o pedido e já passar para a próxima etapa (próxima aba denominada “Itens da Folha de Pagamento”).
Nessa tela ainda é possível anexar arquivos relacionados a essa folha de pagamento. Basta clicar em 'Escolher Arquivo' para selecionar o arquivo que será anexado. Informe um Título para esse arquivo, uma Descrição, e clique em 'Adicionar'.
Note que ainda nenhum projeto foi selecionado antes de salvar o pedido pela primeira vez. Isso acontece porque, no pedido de Folha de Pagamento, é possível registrar despesas relacionadas à folha de pagamento de vários projetos diferentes, com a finalidade de agilizar o registro dessas despesas. Assim, um gestor de projeto consegue realizar apenas um pedido por mês, lançando todas as despesas de todos os seus projetos em apenas um pedido.
Figura 40
Na aba “Itens da Folha de Pagamento”, clique no botão 'Adicionar Nova Folha de Pagamento'.
Será aberta uma janela para seleção do projeto a que se refere a folha de pagamento.
Projeto: selecione o projeto.
Banco: clique no ícone ‘Alterar conta bancária do projeto’ para selecionar ou alterar, a conta bancária do projeto.
Meta: selecione uma meta, caso o projeto tenha metas cadastradas.
Etapa: selecione uma etapa, caso o projeto tenha etapas cadastradas.
Em seguida temos 3 opções:
- Salvar e inserir nova - salvar as informações do projeto selecionado e inserir um novo projeto. Caso a folha de pagamento seja referente a mais de um projeto.
- Salvar e inserir itens - salva as informações do projeto selecionado e abre a tela para inserção dos itens da folha de pagamento.
- Salvar e fechar - salva as informações do projeto selecionado e volta para a tela anterior.
Nesse exemplo, vamos clicar em 'Salvar e fechar', para voltar na tela anterior.
Figura 41
Na tela anterior agora será apresentado o projeto selecionado.
No botão Editar Convenio (1) é possível editar as informações do projeto.
No botão Adicionar novo item (2) é possível adicionar os itens da folha referente a este projeto.
No botão Excluir registro (3) é possível excluir este projeto da folha de pagamento, mas a exclusão só será possível se não houver itens adicionados.
Figura 42
Clicando no botão Adicionar novo item será aberta a janela abaixo.
A primeira forma de cadastrar os itens da folha é a forma detalhada, ou por favorecido. Esse procedimento deve ser realizado na aba Analítico.
Deverá ser informado o Favorecido, a Forma de Pagamento, a Conta Bancária do favorecido.
Figura 43
A rubrica pode ser única para todos os itens desse favorecido. Ou podemos marcar a opção Rubrica Individual e selecionar rubricas diferentes para cada item.
Depois insira os itens da folha, referente ao favorecido selecionado: valor líquido, do INSS, IRRF, INSS Patronal.
No final da janela você poderá salvar as informações desse favorecido e já adicionar um novo, para isso basta clicar no botão Salvar e inserir novo.
Ou, pode salvar as informações e voltar para a tela anterior clicando no botão Salvar e fechar.
Figura 44
A segunda forma de adicionar os itens na folha é o Consolidado, que agrupa os valores de todos os favorecidos em um item só.
Nessa aba Consolidado, o campo Favorecido pessoa jurídica, não é obrigatório.
Informe a Forma de Pagamento e a Conta Bancária.
Figura 45
Nessa aba também é devemos selecionar a Rubrica, que pode ser única para todos os itens desse favorecido. Ou podemos marcar a opção Rubrica Individual e selecionar rubricas diferentes para cada item.
A área Itens da Folha, também é possível informar o favorecido pessoa física, caso seja necessário. Basta informar o nome do favorecido no campo Referência. Após inserir um item da folha clique no botão Adicionar Itens. Adicione quantos itens precisar na folha de pagamento.
Ao final, o botão Salvar e inserir novo salvará as informações da tela e abrirá a mesma janela para realizar um novo cadastro.
Já o botão Salvar e fechar, também salvará as informações da tela, e voltará para a tela anterior.
Observação: para os pagamentos que não tiverem opção de ‘Tipo’ cadastrada na aba ‘Consolidado’, deverá ser informado o nome do pagamento na ‘Descrição’ e selecionado o tipo ‘Líquido’.
Figura 46
Voltando na aba Itens da Folha de Pagamento, podemos visualizar todos os itens da folha clicando no ícone Exibir Detalhes.
Caso deseje editar algum item basta clicar no ícone Editar Item localizado na frente do item que será editado.
Figura 47
Aprovação da Folha de Pagamento
Para realizar a aprovação da folha de pagamento, clique no botão Aprovar no alto da tela. Será aberta a janela para inserção dos dados da aprovação da folha de pagamento.
Nessa tela é possível adicionar o Histórico do lançamento financeiro.
Fazer o vínculo com o plano de trabalho, selecionando os itens e clicando no botão Definir itens do plano de trabalho.
Também é possível editar a data de pagamento e a rubrica do item da folha. Basta selecionar o item e clicar no botão Editar Itens.
Se todas as informações estiverem corretas, clique em Aprovar.
Figura 48
Pagamento de Despesas
O pedido de pagamento de despesa é criado no módulo Despesa e aprovado no módulo Projeto. No módulo Despesa, menu Despesas, é possível ver que temos 4 tipos de despesas. A mais utilizada, e que vamos abordar nesse guia é o tipo Administrativa e Financeira.
Esse tipo de despesa pode ser utilizado para pagamento de despesas bancárias da fundação, por exemplo.
No campo Descrição, informe uma descrição da despesa.
O Favorecido é a pessoa jurídica para quem será paga a despesa. Em seguida selecione a Forma de Pagamento à essa pessoa.
Informe o período de tempo que ocorreu a(s) despesa(s), preenchendo a Data Inicial e a Data Final.
O campo Observação é opcional, porém não menos importante. Por fim, selecione o Grupo Gestor e o Gestor Responsável.
Depois de preencher os campos, clique no botão Próximo. O pedido será salvo e o sistema liberará a próxima aba do pedido, Despesas Relacionadas.
Figura 49
Na aba Despesas Relacionadas, selecione o Projeto de onde a despesa será debitada, e o Solicitante desse pagamento. Esse solicitante pode ser pessoa física ou jurídica.
Informe o Tipo da Despesa. Esses tipos são previamente cadastrados no módulo Administração.
Em seguida preencha a Data Pagamento, o Valor e a Observação se necessário.
Clique em Salvar para adicionar essa despesa no pedido. Em seguida preencha novamente os campos dessa tela, para adicionar novas despesas.
Por fim, quando o pedido estiver preenchido corretamente, clique em Solicitar Pagamento, no alto da tela.
Figura 50
Na tela Solicitar Pagamento de Despesa, serão listadas as despesas adicionadas ao pedido. Confira as informações na tela, e se estiver tudo correto clique em Solicitar Pagamento.
Figura 51
Aprovação do Pedido de Despesa
Ao fazer a solicitação de pagamento das despesas, serão criados no módulo Projeto um pedido para cada projeto.
Em nosso exemplo, adicionamos despesas para 3 projetos no mesmo pedido 34/2022, no módulo Despesa. Já no módulo Projeto, serão criados 3 pedidos, um para cada projeto: 35/2022, 36/2022 e 37/2022.
Figura 52
Edite um dos pedidos, e clique no botão Aprovar no alto da tela.
Na tela de aprovação selecione a Rubrica de onde a despesa será debitada. Confira as informações do projeto e do Tipo de Pagamento.
Na área Definir Itens do Plano de Trabalho, é possível vincular as despesas ao plano de trabalho. Basta selecionar a despesa e clicar no botão Definir plano de trabalho.
Em seguida preencha o campo Histórico do lançamento financeiro, e a Data do Pagamento.
A opção Gerar Lançamentos Individuais, se selecionada, gerará um lançamento financeiro para cada despesa. Se optar por deixar essa opção sem seleção, o sistema criará um lançamento financeiro apenas, no valor total das despesas.
Após conferir todas as informações da tela, clique em Aprovar.
Figura 53
Pagamento de Bolsa em Lote
Para realizar um pedido de pagamento de bolsa em lote é necessário que as bolsas possuam o mesmo valor, sejam referentes a uma mesma data de pagamento e saiam de um mesmo projeto. Caso alguma dessas condições não seja satisfeita será necessário criar um novo pedido.
Para fazer o pedido, selecione o Projeto, a Meta e Etapa caso esteja cadastro.
Selecione o Tipo de Bolsa, a Modalidade da Bolsa, o Valor da Bolsa, a Data de Vencimento, o Mês de Competência, as Horas Trabalhadas e a Finalidade. Como podemos ver na tela, o campo Horas Trabalhadas não é obrigatório.
Observação: dependendo do tipo de bolsa selecionado o sistema apresentará também o campo Valor do Vale Transporte.
Figura 54
Deve-se selecionar a pessoa que receberá a bolsa através do campo Favorecido. Quando começar a digitar, após três caracteres, o sistema começará a listar os favorecidos conforme sua busca. Se a seleção Pessoas Autorizadas estiver marcada, o sistema permitirá escolher dentre as pessoas autorizadas para receber bolsas neste projeto.
Informe o Número de Dependentes (para os casos de bolsa que incidem imposto) e confirme a conta bancária.
Por último clique em Adicionar.
Preencha novamente os campos da área Favorecido para adicionar novos bolsistas. A relação dos bolsistas adicionados, serão apresentados no final da tela.
Esta tela também permite a visualização do contrato de bolsistas no botão Consultar Contratos, caso este tenha sido registrado no cadastro no projeto.
Por fim, clique em Salvar.
Figura 55
Aprovação do Pedido de Pagamento de Bolsas em Lote
Para realizar a aprovação de um Pedido de Bolsa em Lote, primeiramente é necessário conferir todas as informações do pedido, avaliando seu conteúdo e seu atendimento às condições do projeto.
É essencial que seja conferido o saldo, a vigência e o plano de trabalho do projeto, onde estão detalhados os itens aprovados e o saldo de cada rubrica. Conferidas as informações, basta então clicar no botão Aprovar no alto da tela.
Preencha a Rubrica de despesa e o Histórico para os lançamentos financeiros. O campo Histórico deve ser preenchido com informações suficientes para que, apenas a partir dele, seja possível identificar rapidamente este pagamento no extrato do projeto.
Na situação de o seu projeto possuir plano de trabalho, é essencial que a despesa seja vinculada ao item correspondente no plano de trabalho. Para realizar esse vínculo, é necessário clicar no botão Calcular Imposto. Após o cálculo dos impostos, o sistema permitirá Definir Itens no Plano de Trabalho. Para bolsas que não incidem imposto, o resumo apresentado informará valor nulo para a despesa.
Após realizar os vínculos com o plano de trabalho, clique no botão Aprovar.
Figura 56
Rendimento de Aplicação Financeira
No pedido de rendimento de aplicação financeira é possível lançar os rendimentos das contas bancárias de vários projetos no mesmo pedido.
Na aba Identificação, preencha os campos Identificação, a Data Base e Observação. Selecione o Grupo Gestor e o Gestor Responsável.
Depois clique em Próximo. O pedido será salvo e o sistema habilitará a aba Lançamentos.
Figura 57
Na aba Lançamentos, selecione o Projeto, Meta e Etapa caso o projeto tenha. Selecione a Rubrica que receberá o rendimento e o Tipo da Aplicação Financeira. Informe a Data do Rendimento, o Valor do Rendimento e o Valor do Imposto.
Por último clique em Salvar. O projeto adicionado será apresentado no final da tela. Preencha novamente os campos dessa aba, e clique em Salvar para adicionar rendimentos de outros projetos.
Ao final, clique em Ok no final da tela.
Figura 58
Aprovação do pedido de Rendimento de Aplicação Financeira
Para realizar a aprovação de um Pedido de Rendimento de Aplicação Financeira, primeiramente é necessário conferir todas as informações do pedido, avaliando seu conteúdo e seu atendimento às condições do projeto.
Em seguida clique em Aprovar no alto da tela.
Na tela de aprovação preencha o campo Histórico para os lançamentos financeiros. O campo Histórico deve ser preenchido com informações suficientes para que, apenas a partir dele, seja possível identificar rapidamente este pagamento no extrato do projeto.
Por último clique em Aprovar.
Figura 59
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