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1 - Introdução

Desde o início o Conveniar foi concebido como um sistema focado na gestão de projetos de pesquisa. Nos preocupamos em atender de maneira plena todas as demandas necessárias para tornar o projeto sólido e transparente.

Apesar de todos os esforços, sempre nos foi requisitado um módulo financeiro robusto para abranger o processo como um todo, desde a requisição do coordenador até o pagamento do título no banco. Sempre fomos relutantes em abraçar mais essa funcionalidade, mas conscientes da necessidade dos nossos clientes.

Aos clientes que utilizam o Banco do Brasil, disponibilizamos hoje uma nova ferramenta para gestão financeira no Conveniar. Nas próximas páginas serão detalhados todos os passos necessários para a gestão financeira destes pagamentos pelo sistema.

2 - Configurações iniciais

Para a gestão eficiente dos lançamentos financeiros, é necessário realizar configurações que visam aumentar a produtividade do usuário e padronizar a forma como as informações são exibidas na tela do gestor financeiro.

2.1 - Configuração de contrato bancário

O primeiro passo é configurar o contrato firmado com o banco para a realização de pagamentos via arquivo. Para a utilização dessa funcionalidade, é necessário que a fundação tenha um número único que permita a transmissão de arquivos de pagamento para o gerenciador financeiro.

Para inserir esse dado no Conveniar, basta acessar o módulo “Integração” e clicar no menu “Configuração”, opção “Configuração de Contrato Bancário”.

Figura 1 - Acesso a configuração de contrato bancário

Para definir o número do contrato, selecione o banco e posteriormente informe o contrato no campo “Número do Contrato”.

Figura 2 - Definição de número do contrato

2.2 - Integração bancária de Lançamentos

Para cada transação enviada ao banco, é necessário categorizar qual é o tipo de pagamento que está sendo transmitido. Para isso, deve-se configurar uma relação de correspondência entre o Conveniar e o Banco do Brasil. É muito importante investir tempo e atenção nesta etapa, pois, uma vez configurado adequadamente, o gestor poupará tempo no futuro, evitando ajustes operacionais.

Antes de detalharmos o funcionamento no Conveniar, é essencial o entendimento de cada tipo de serviço, pois essa é uma tarefa importante para a correta configuração das relações. Os tipos de serviço disponibilizados pelo banco são:

• Pagamento de tributos com código de barras: pagamento de GRU ou qualquer outro tributo que possua código de barras.
• Pagamento de tributos sem código de barras: pagamento de impostos como FGTS, INSS e pagamento de DARF.
• Pagamentos de títulos de cobrança: pagamento de boletos. Por obrigatoriedade da Febraban, é necessário categorizar os títulos em:
  •  Liquidação de títulos do próprio banco: Boletos emitidos para pagamento no Banco do Brasil.
  •  Liquidação de títulos de outros bancos: Boletos emitidos para pagamento em qualquer outro banco.
• Pagamentos em geral: qualquer outro pagamento que seja efetuado via transferência bancária.

Da mesma forma que a Febraban possui a sua categorização de serviços para o processamento dos pagamentos, o Conveniar possui os seus pedidos e tipos de lançamento. Cada pedido no Conveniar é utilizado para uma finalidade distinta e, para cada pedido, vários são os tipos de lançamento. A título didático, vamos imaginar a seguinte situação:

Vamos pagar o João por um serviço prestado no projeto X. Ao lançar no Conveniar, criamos um pedido de Pagamento de Pessoa Física. Ao aprovar esse pedido, é gerado um controle financeiro que possui vários lançamentos: valor líquido (Pagamento de pessoa física), INSS (INSS – Retenção Pessoa Física e INSS – Encargo Empresarial), IRRF (IRRF Pessoa Física) e ISS (ISSQN). As informações contidas entre parênteses é o que chamamos de tipos de lançamento.

Como o tipo de lançamento é a nossa granularidade mínima de categorização dos lançamentos, precisamos criar uma relação de correspondência entre os serviços do banco e os tipos de lançamento do Conveniar.

Para realizar essa configuração, acesse o módulo “Integração”, clique no menu “Configuração” e acesse a opção “Integração Bancária de Lançamentos”.

Figura 3 - Menu de acesso a Integração Bancária de Lançamentos

O primeiro passo é selecionar o banco que será utilizado (configuração disponível somente para o Banco do Brasil).

Figura 4 - Seleção do banco para configuração

Feita a seleção, será carregado todos os tipos de lançamento existentes para cada tipo de pedido.

Figura 5 - Configuração de serviço para os tipos de lançamento

Selecione cada registro da tabela e defina o tipo de serviço correspondente:

Figura 6 - Seleção de serviços

• Serviço: São os tipos de serviço fornecidos pela Febraban. Recomenda-se a revisão desses tipos no início da Integração Bancária de Lançamentos.
• Tipo de serviço de lote: De acordo com a seleção feita no item anterior, serão carregadas algumas configurações do tipo de pagamento a ser realizado no banco. De maneira geral, esse tipo de serviço facilita a identificação do pagamento, não impactando no arquivo enviado ao banco.
• Forma de lançamento: Forma como o lançamento será processado no banco. Ex.: crédito em conta, DOC/TEC, DARF Normal, GPS.
• Definir itens selecionados: Após a seleção dos registros na tabela e escolha do serviço, o botão salva as informações nas linhas correspondentes.
• Limpar configurações selecionadas: Dado uma seleção de registros que já possuam serviços definidos, o botão limpa todas as configurações salvas.

Um questionamento comum neste momento seria, por exemplo: “Nem sempre eu faço o pagamento X como crédito em conta”. O que você deve ter em mente na configuração dessa tela é: qual o tipo de serviço bancário ocorre com maior frequência para um dado tipo de lançamento no Conveniar? Nessa etapa estamos configurando padrões que vão agilizar o trabalho posteriormente. Obviamente, no momento da exportação estará habilitada a função de alteração do tipo de serviço para cada pagamento.

3 - Gestão financeira

Depois de realizadas as configurações iniciais, o sistema se torna apto a realizar a gestão financeira dos lançamentos.

3.1 - Critérios de consulta

O filtro de consulta disponibiliza alguns critérios para facilitar a busca de lançamentos que estão aguardando pagamento.

Figura 7 - Critérios de busca - Gestão financeira

• Data de vencimento: permite o filtro pela data de vencimento dos lançamentos. Por padrão, o sistema traz a data atual como limite inferior e adiciona sete dias para o limite superior.
• Data de criação: permite o filtro pela data de criação dos lançamentos, ou seja, pela data de aprovação dos mesmos.
• Valor do lançamento: valor original dos lançamentos.
• Situação: filtra pela situação do lançamento: aberto, integrado, liquidado, cancelado, estornado, etc.
• Tipo de lançamento: filtra por tipos específicos de lançamento.
• Banco pagador: lista de todos os layouts de exportação de arquivo remessa para o banco. Para efetuar a exportação é necessário selecionar o layout para a busca, caso contrário a tela será utilizada somente para consulta. Se não houver nenhum banco pagador configurado, entre em contato com o suporte do Conveniar.
• Crédito/débito: filtra os lançamentos pelo seu tipo. Por padrão, serão filtrados os lançamentos de débito.
• Consultar: realiza a consulta dos lançamentos com base no filtro criado.
• Redefinir filtros: limpa o filtro criado e coloca o padrão inicial do sistema.
• Exportação para banco: após a seleção dos lançamentos na tabela, gera o arquivo remessa com os registros para a importação no gerenciador financeiro do banco.

3.2 - Visão Geral

Para facilitar a organização, os lançamentos são separados em quatro abas distintas: pagamentos em conta, boletos bancários, impostos com código de barras e impostos sem código de barras. Os pagamentos são configurados automaticamente em cada uma das abas de acordo com algumas regras pré-estabelecidas. Sempre é levado em consideração a forma de pagamento do lançamento no Conveniar (depósito, boleto ou outros) e os tipos de serviço configurados na seção 2.2.

3.2.1 - Funções básicas

Algumas particularidades são comuns a todos os tipos de pagamento e devem ser analisadas separadamente para melhor entendimento do seu funcionamento.

Figura 8 - Visão geral dos tipos de pagamento

Cada lançamento possui uma situação que permite ou impede a exportação do mesmo para o banco:

• Os lançamentos que possuem o ícone   estão integrados, ou seja, já foram exportados em algum momento para o banco e não receberam o retorno confirmando o processamento. Ao passar o mouse em cima do ícone, podemos observar o detalhamento da situação:

Figura 9 - Detalhes do lançamento integrado

• Os lançamentos que possuem o ícone   estão com alguma pendência que impede a exportação. Ao posicionar o mouse em cima do ícone, verificamos a situação em que o mesmo se encontra. A resolução de pendências será tratada com detalhes na seção 3.3 deste documento.
• Se o lançamento possuir uma caixa de seleção, ele estará apto para entrar no processo de comunicação com o banco.
  
  

O ícone  , destacado em vermelho na acima, aparece no canto direito de cada aba a partir do momento em que a mesma se torna ativa. Conforme a Figura 8 sugere, duas opções serão apresentadas ao clicarmos no ícone:

3.2.2 - Alterar tipo de serviço de integração

  Alterar tipo de serviço lote e forma de lançamento: Como vimos na seção 2.2, é necessário criar uma relação de correspondência entre os tipos de lançamento do Conveniar e os tipos de serviço utilizados para a comunicação com o banco. Como abordado, tal configuração define padrões para evitar a troca manual de serviço a todo momento. Quando se fizer necessário, o gestor pode - e deve - trocar para o serviço mais adequado. Existem duas formas de realizar esse procedimento:

1 – Método A – Selecione os registros que deseja alterar e clique no ícone 

Figura 10 - Alterar tipo de serviço e forma de lançamento

Agora basta selecionar as configurações corretas e clicar em “Confirmar”. Atente-se a informação: “Esta alteração no Tipo de Serviço de Lote e Forma de Lançamento é considerada apenas para o momento da exportação dos registros.”, ou seja, ela não salva como padrão para futuras consultas.

2 – Método B – Nas colunas “Tipo Serviço Integração” e “Forma Lançamento Integração”, é permitida a edição, para cada lançamento, dessas duas informações:

Figura 11 - Editar serviço na célula correspondente

O botão de edição é exibido ao passarmos o mouse sobre a célula . Se clicarmos para editar, é mostrada a seguinte situação:

Figura 12 - Selecionar nova forma de lançamento

Após a alteração, em ambos os casos, a célula alterada ficará com um * informando que essa é uma alteração temporária.

Figura 13 - Registros com serviços alterados

3.2.3 - Agrupar registros

   Agrupar registros selecionados: Em alguns casos pode ser necessário agrupar lançamentos para pagamento de um documento único. De maneira geral, por exemplo, é gerado uma guia de imposto para cada projeto ou uma guia única para todos (ISS). Como o Conveniar gera lançamentos individuais para cada pagamento efetuado, devemos agrupar todos os lançamentos até que o montante seja igual ao valor da guia gerada para pagamento.

Existem duas formas de agrupamento que fornecem resultados equivalentes:

1 – Selecionar os lançamentos desejados e clicar na opção “Agrupar registros selecionados”.

Figura 14 - Seleção de registros para agrupamento

2 – Pressionar o botão esquerdo do mouse e arrastar o lançamento

Figura 15 - Arrastando lançamentos para agrupamento

Em ambos os casos, quando agrupamos 2 ou mais lançamentos, uma janela se abre para a resolução de dados conflitantes:

Figura 16 - Configurando agrupamento de lançamentos

• Data de vencimento: as datas de vencimento dos lançamentos podem diferir, logo é necessário informar uma data de vencimento única que será considerada para todos os pagamentos.
• Conta bancária pagadora: em alguns casos, os lançamentos agrupados pertencem a vários projetos distintos. No envio da remessa para o banco, por se tratar de um título único, somente uma conta deverá ser informada para pagamento. Mas fique tranquilo, a gestão pelo Conveniar não é afetada, pois as informações do financeiro não são alteradas. No arquivo remessa criado são enviadas requisições de transferência entre todas as contas envolvidas para a conta bancária pagadora, ajustando o saldo bancário.

Após a confirmação do agrupamento, os lançamentos ficarão em destaque, facilitando a identificação do gestor:

Figura 17 - Lançamentos agrupados

Caso exista alguma inconsistência no agrupamento dos pagamentos, basta clicar no ícone   para desfazer o procedimento. Para editar os dados inseridos, clique em  .

Para manter a consistência dos dados, o Conveniar leva em consideração algumas regras para agrupamento dos lançamentos, por exemplo: se queremos agrupar um lançamento do tipo “Pagamento em conta”, alguns dados devem ser comuns entre os registros: agência e conta do favorecido, nome do favorecido, tipo do pedido, tipo de serviço de integração e forma de lançamento integração.

Para agrupar boletos bancários e impostos, a verificação se torna menos restrita, mas igualmente consistente.

3.2 - Resolução de pendências

Para que a exportação dos lançamentos aconteça, os registros devem estar configurados adequadamente. Caso o pagamento possua alguma pendência, o ícone   identificará a necessidade de correção. Nesta seção iremos abordar com mais detalhes cada tipo de pendência e qual o procedimento para resolvê-la.

Para identificar quais são as pendências de um dado lançamento, é necessário passar o mouse em cima do ícone acima citado:

Figura 18 - Pendências de um lançamento

Como podemos notar na figura acima, as pendências são identificadas e ao final de cada mensagem há um link que facilita a sua resolução.

3.3.1 - Pendências gerais

A.É necessário efetuar a busca informado o Banco Pagador para realizar a exportação

A efeito de consulta, todos os lançamentos estão disponíveis. No momento em que for necessário exportar algum arquivo remessa, o campo “Banco pagador” do filtro de pesquisa deverá ser preenchido.

B.Tipo Serviço e/ou Forma de Lançamento não configurados

Na seção 2.3.2 aprendemos como alterar um tipo de serviço de integração. Caso esse lançamento mostre essa pendência, deve-se observar a seção 2.2, onde tratamos a relação de correspondência dos pedidos do Conveniar com o sistema bancário.

C.O lançamento está bloqueado em prestação de contas

Qualquer lançamento que esteja bloqueado para prestação de contas não poderá ser exportado para pagamento, tendo em vista que a prestação de contas sempre ocorrerá depois da execução financeira do pagamento.

D.Lançamento de pedido do tipo ‘Nome do Pedido’ não pode ser integrado

Alguns tipos de pedido, por padrão, não podem ser integrados, mas se mesmo assim eles forem configurados com uma forma de pagamento ou algum tipo de serviço disponível na configuração, eles serão listados na tela para o gestor.

3.3.2 - Pagamento em conta

A.Número da agência/conta do favorecido inválida.

Para pagamentos em conta, é obrigatório que seja informado o dígito verificador da conta bancária no pedido criado no Conveniar. Para resolver essa pendência, siga os passos seguintes:

1 – Clique no número do respectivo pedido (abrirá uma nova aba no seu navegador). Será aberto o controle financeiro do pedido, listando todos os lançamentos financeiros.

2 – Clique no ícone “Editar”   do lançamento em questão. Será aberto o modo edição do lançamento.

3 – Levando a barra de rolagem para o fim da página, teremos a escolha da forma de pagamento. Clique no botão “Procurar”.

Figura 19 - Adicionando uma nova conta bancária ao pagamento

4 – Adicione uma nova conta bancária clicando em “Adicionar Nova”.

5 – Volte a aba anterior do navegador e clique em “Alterar” na pendência.

Figura 20 - Configurar pagamento em conta

Se a conta bancária não estiver sendo exibida, clique no botão “Atualizar Lista de Contas” e selecione a conta correta clicando em  .

Quando o número da agência for inválido, o procedimento será o mesmo.

B.Apenas lançamentos com forma de pagamento ‘Depósito’ podem ser integrados

Quando configuramos um tipo de serviço do tipo “Pagamento”, obrigatoriamente os lançamentos devem possuir a forma de pagamento “Depósito” e os seus respectivos dados para a transferência bancária. Quando deparamos com esse caso, existem duas alternativas:

1 – Mudar o tipo de serviço do lançamento. O pagamento em questão pode ser por boleto bancário ou algum tipo de imposto. Feito a mudança, o lançamento será automaticamente enviado para a sua respectiva aba.

2 – Clicar em “Alterar” na descrição da pendência e editar a forma de pagamento do lançamento.

C.Não há conta bancária configurada para o favorecido do lançamento

As informações sobre a conta bancária devem ser inseridas, dado que a configuração padrão do lançamento é “Pagamento em conta”. Os passos para a resolução dessa pendência são os mesmos do caso 3.3.3. Quando esta situação for identificada, deve-se suspeitar sobre o tipo de serviço configurado para o tipo de lançamento em questão.

3.3.3 - Boleto Bancário

A.Lançamento não possui código de barras configurado

Caso o pagamento seja por boleto bancário ou imposto com código de barras, deverá ser informado o código de barras do título. Por se tratar de uma informação estritamente financeira, ela só é utilizada na comunicação com o sistema bancário.

Para resolver essa pendência, clique no botão de “Editar”   ou em “Informar código de barras”.

Figura 21 - Preenchimento de dados do boleto

• Tipo documento: informe se o documento a ser pago é um boleto ou um convênio (contas de energia, água e telefone geralmente são convênios).
• Linha digitável: informe uma linha digitável válida. Utilize o seu leitor de código de barras, caso possua.
• Valor Documento: valor carregado de acordo com a linha digitável informada.
• Data Vencimento: valor carregado de acordo com a linha digitável informada, quando houver data definida.
• Valor Abatimentos/Descontos: valores acessórios que alteram o valor original do boleto.
• Data Pagamento: informe a data de pagamento do documento, desde que seja menor que a data de vencimento original do boleto.
• Nome cedente: nome do cedente do boleto. Mesmo nome do favorecido do pagamento.
• Documento cedente: CPF/CNPJ do cedente.

B.Data para pagamento não informada ou menor que a data atual

Ao informar o código de barras do boleto, a data de vencimento é carregada de acordo com os dados informados na linha digitável. A data de pagamento deve ser uma data menor ou igual a data de vencimento, porém, quando ela já foi anteriormente informada, salva e seu pagamento não foi realizado no mesmo dia, ela deve ser atualizada para envio ao banco.

C.Boletos vencidos não podem ser integrados

Um pagamento gerado no Conveniar, por padrão, deve possuir uma data de vencimento estipulada. Nos pagamentos por boleto bancário, quando um código de barras é informado, a data de vencimento do boleto é verificada e alterada na tela de gestão financeira, quando aplicável. Para fácil identificação visual, as datas alteradas serão exibidas com um asterisco vermelho:

Figura 22 - Datas de vencimento alteradas por linha digitável

Caso a data de vencimento informada exceda a data atual, não é necessário criar um novo pedido, somente informar o código de barras do novo boleto. O banco não aceita o pagamento de boletos em atraso, logo, deve ser gerado um novo boleto para pagamento.

3.3.4 - Impostos (com código de barras)

A.Lançamento não possui dados para pagamento configurados

De forma similar ao boleto bancário, os impostos também necessitam de informações adicionais para pagamento. Logo, é necessário inserir os dados pertinentes para liberação do pagamento:

Figura 23 - Configurar pagamento com código de barras (imposto)

3.3.5 - Impostos (sem código de barras)

A.Lançamento não possui dados para pagamento configurados

Para os casos de pagamento de DARF ou GPS, devem ser inseridos dados adicionais que são inerentes ao processo do financeiro:

Figura 24 - Configurar pagamento de DARF

Figura 25 - Configurar pagamento de GPS

3.4 - Exportação de lançamentos

Depois de realizado o tratamento nos lançamentos, devemos selecionar os registros desejados e exportar o arquivo remessa para o banco.

Figura 26 - Seleção de lançamentos para exportação

A quantidade de registros selecionados ficará destacada em azul no canto direito de cada aba. Somente serão exportados os registros que não possuírem pendência.

No rodapé da página será apresentado um resumo da seleção realizada, explicitando a quantidade de lançamentos selecionados que entrarão no processo de integração (“Registros disponíveis para integração”) e o somatório dos lançamentos selecionados, assim como a imagem abaixo sugere:

Figura 27 - Rodapé com resumo da seleção de lançamentos

Após clicar em “Exportação para Banco”, o sistema informa se a geração do arquivo foi realizada com sucesso.

Figura 28- Aviso de exportação de arquivo com sucesso

Ao entrar na opção “Clique aqui”, será aberta uma tela com os lançamentos que foram exportados no arquivo remessa.

Figura 29 - Consultar Arquivos Exportados

• Baixar Arquivo: faz o download do arquivo gerado com os lançamentos listados na tabela.
• Cancelar lote: cancela todo o lote de integração.
• Cancelar documentos selecionados: cancela os lançamentos que foram selecionados pelo usuário na tabela.

Outra possibilidade para baixar o arquivo é permanecer na tela de “Gestão Financeira”. Um novo botão estará disponível para o usuário:

Figura 30 - Baixar último lote exportado

Ao clicar em “Baixar Último Lote Exportado”, será feito o download do último arquivo remessa gerado para posterior importação no sistema financeiro do banco.

Neste momento, todos os lançamentos que possuem alguma integração ativa com o banco estarão com um check  , além de estarem com a situação “Integrado”  , não permitindo qualquer tipo de edição em seus dados financeiros.

3.5 - Importação do retorno

Para finalizar o processo de integração bancária, devemos importar o arquivo retorno no Conveniar. A importação tem o objetivo de realizar alguns procedimentos importantes para a gestão financeira: liquidação e conciliação dos lançamentos e consequente atualização do saldo executado.

É importante salientar que somente serão baixados lançamentos que foram integrados em algum momento, ou seja, entraram em algum arquivo remessa e foram processados pelo banco.

Para realizar a importação, acesse o módulo “Integração”, menu “Integração, opção “Importar Arquivo”.

Figura 31 - Acesso ao menu de importação de arquivo

Após realizada a seleção da opção, o usuário será direcionado a uma página para a escolha do arquivo texto de importação.

Figura 32 - Importar arquivo

De posse do arquivo retorno, o usuário pode selecioná-lo na opção “Escolher arquivo” e em seguida clicar em “Carregar Arquivo” para o sistema executar o envio do arquivo para o servidor.

Figura 33 - Abrir arquivo de importação

• Nome do Arquivo: Caminho no servidor com o nome e extensão do arquivo selecionado. Arquivos retorno tem a extensão “.ret”.
• Layout: Modelo de procedimento a ser executado no arquivo carregado.
• Abrir Arquivo: Caso todas as informações acima estejam corretas, clicar no botão para processar e carregar os lançamentos contidos no arquivo texto.

Após a abertura do arquivo, duas linhas irão aparecer na tela: a primeira com o status de envio do arquivo para o servidor e a segunda informando o número de linhas que foram carregadas do arquivo. Se tudo estiver como o esperado, o usuário pode clicar em “Importar”.

Após a importação, os lançamentos baixados ficarão com a situação “Liquidado”  , além de serem conciliados automaticamente.

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