Guia para Gestão de Contratos
- Cientec Conveniar Comércio de Software LTDA
Visão Geral
Num primeiro momento, temos os pedidos de contratação. Os pedidos de contratação podem ser solicitados pelos coordenadores no Portal do Coordenador e enviados para a fundação aprovar, ou podem ser criados diretamente no Portal da Fundação.
Possuem status para indicar que o processo de contratação foi iniciado, e status para indicar que a execução do contrato foi iniciada. Os pagamentos do contrato só podem ser gerados após o contrato ter tido a execução iniciada. Depois, de iniciada a execução o contrato também pode ser cancelado ou suspenso.
Um pedido de contratação pode ter vários favorecidos. Ao ser aprovado na fundação, o sistema gerará um contrato para cada favorecido. E em seguida podem ser gerados os pedidos de pagamento de bolsa para cada contrato.
Os pagamentos, ou seja, a geração dos pedidos de pagamento de bolsa, podem ser gerados no Portal do Coordenador e enviados para a fundação, ou direto no Portal da Fundação. Mas, em qualquer portal, tem que ser gerado dentro da ferramenta de contratos de bolsa, ou nas telas específicas relacionadas aos contratos. Eles podem ser gerados em massa, ou seja, criados vários pedidos ao mesmo tempo.
Os pedidos de bolsa gerados pela ferramenta de contrato de bolsa, também podem ser aprovados em massa pela fundação. Os pedidos criados fora da ferramenta de contratos, pelo menu Pedidos, não podem ser aprovados em massa.
A gestão do contrato, dos pagamentos e das informações dos bolsistas, pode ser realizada tanto no portal do coordenador quanto no portal da fundação.
Ferramentas de contratos de bolsa no portal do coordenador
Como informado anteriormente, o Coordenador pode criar um pedido de contratação de pessoas. Quer será enviado para a fundação aprovar ou não. Basta acessar o menu Pedidos, opção Contratação de Pessoas.
Na tela seguinte, o coordenador deve clicar em Novo. Ou fazer o filtro para buscar algum pedido de contratação específico.
No formulário de um novo pedido de contratação, deve ser informado primeiramente o projeto e o tipo do contrato previamente cadastrado na fundação.
Em seguida, devem ser adicionados os favorecidos do contrato. Caso o favorecido não esteja cadastrado no Conveniar, como pessoa física, basta selecionar a opção ‘Pessoa não Cadastrada’.
Apenas o campo Carga Horária Mensal é possível de configurar como obrigatório ou não. Configuração realizada pela fundação.
Antes de adicionar um favorecido, é possível deixar os campos já preenchidos para adicionar um novo favorecido. Basta selecionar a opção ‘Manter campos preenchidos’. Dessa forma, somente os campos CPF, Nome e Email serão apagados quando clicar em Adicionar. Os outros campos permanecerão preenchidos aguardando a adição do novo favorecido.
Ao enviar o pedido, todos os favorecidos receberão um email com o link para geração/atualização do cadastro de pessoa física.
Dentro do contrato é informado se o cadastro do favorecido já foi gerado/atualizado.
Após enviar o pedido de solicitação de contrato, o coordenador pode acompanhar o pedido pelo menu Pedidos ou pelo menu Consultas.
Pelo menu Pedidos, opção Contratação de Pessoas, é possível editar e cancelar o contrato que ainda não foi enviado para a fundação.
Acessando o menu Consultas e clicando na opção Consultar Contratos, é possível realizar a consulta por diferentes campos.
Após realizar a consulta, é possível selecionar os contratos e gerar os pedidos de pagamento de bolsa clicando em ‘Gerar Pedidos de Pagamento Registrados’. Esses pedidos de bolsa ficarão com a situação Registrado, quer dizer que o coordenador ainda tem que enviá-los para a fundação.
É possível também reenviar o email para o favorecido com o link de atualização do cadastro, basta selecionar os contratos e clicar no botão ‘Solicitar Atualização Cadastral’.
Os pedidos de contrato que apresentarem alguma pendência, por parte do coordenador ou da fundação, apresentarão um sinal de alerta. Já os pedidos de contratos liberados para gerar os pedidos de pagamento de bolsa, estarão disponíveis para seleção.
Na tela inicial do Portal do Coordenador também é apresentada uma pendência relacionada ao pedido de Contratação de Pessoas.
Ferramentas de contratos de bolsa no portal da fundação
Seguindo a lógica dos pedidos que já existem no Conveniar, o contrato pode ser criado a partir do pedido de contratação enviado pelo Portal do Coordenado, ou, pode ser criado diretamente no Portal da Fundação.
Os pedidos de contratação enviados pelo Portal do Coordenador, chegarão para a fundação no módulo Projeto, como os outros pedidos de pagamento. Basta acessar o menu Pedidos, opção Contratação de Pessoas, e realizar o filtro.
Editando um pedido de contratação, a fundação pode editar os campos abertos, Aprovar o pedido, Reprovar ou Cancelar.
Como dito anteriormente, ao aprovar o pedido de contratação será gerado um Contrato para cada favorecido. Os contratos podem ser acessados clicando no menu Serviços, opção Contratos.
É possível ver os contratos gerados a partir do pedido de contratação, e é possível criar um novo contrato. Sem a necessidade do envio do pedido de contratação pelo Portal do Coordenador. Para isso basta clicar em Novo.
Nos contratos gerados a partir do pedido de contratação alguns campos já estarão preenchidos. Na criação de um novo contrato, nenhum campo estará preenchido.
Na tela do contrato, será possível definir a rubrica e o vínculo com o plano de trabalho dos impostos, caso tenha dedução dos impostos.
As abas Pessoas, Arquivos e Financeiro, ficarão bloqueadas até o início da contratação. Esse início da contratação é para indicar que a fundação já está no processo de contratar os favorecidos, ou seja, receber os documentos para a contratação.
Na aba Pessoas, deve ser adicionada o favorecido desse contrato. Nessa nova ferramenta, só será possível selecionar um favorecido por contrato.
O sistema informará se esse favorecido já fez a atualização cadastral enviada por email. E adicionar pessoas envolvidas no contrato.
Na aba Arquivos, serão apresentados os documentos enviados pelo favorecido na atualização cadastral, no campo Documentos do Contratado.
Já no campo Anexos, podem ser inseridos os arquivos da fundação.
E no final dessa aba temos o campo Contrato, onde pode ser carregado o texto padrão, previamente cadastrado em Administração / Tipos de contratos. Para salvar o contrato basta clicar em Gerar Contrato. Nessa tela o contrato também pode ser exportado para PDF.
Na aba Financeiro, é apresentada uma nova funcionalidade que é o empenho do valor do contrato. A fundação pode reservar o valor de um contrato para pagamento das bolsas.
Caso um valor empenhado não seja totalmente utilizado, foi disponibilizado nessa tela o botão Estornar. Para estornar ao saldo do projeto e da rubrica o valor que não utilizado.
Não é obrigatório empenhar o valor do contrato, mas caso seja empenhado, será gerado um pedido de empenho que deverá ser aprovado. Depois de aprovado o empenho, será abatido o valor das bolsas que forem sendo aprovadas.
Ao final da aba Financeiro, temos o campo Pagamentos, para gerar, primeiramente as parcelas, e num segundo momento, gerar os pedidos de pagamento de bolsa.
Para gerar as parcelas preencha os campos obrigatórios e clique em Gerar. O sistema vai liberar as opções para Regerar as parcelas, bloquear e desbloquear.
Após gerar as parcelas, e confirmada o início da execução do contrato, é preciso clicar no botão Iniciar Execução no alto da tela.
Importante: todos os contratos ficam disponíveis dentro do cadastro do projeto para serem visualizados. Somente no menu Serviços é que possível cadastrar e editar os contratos.
Após iniciar a execução do contrato, o sistema vai liberar os botões:
Gerar Pedidos de Pagamento Registrados – serão gerados os pedidos de pagamento de bolsa, com situação Registrado, para as parcelas selecionadas. Lembrando que os pedidos registrados precisam ser enviados pelo coordenador para a fundação aprovar.
Gerar Pedidos de Pagamento Enviados – serão gerados os pedidos de pagamento de bolsa, com situação enviado, para as parcelas selecionadas. Esses pedidos já podem ser aprovados pela fundação, sem necessidade de envio pelo coordenador.
Gestão dos pedidos de pagamento de bolsa gerados pela nova ferramenta de gestão de contratos
Depois que a fundação realizou o cadastro do contrato, gerou as parcelas e os pedidos de pagamento de bolsa, agora vamos aprovar os pagamentos.
Acesse o menu Consultas, opção Pedidos de Pagamentos.
Para pedidos de pagamento de bolsa gerados na nova ferramenta de contratos, é possível realizar a aprovação em massa.
Selecione a opção Pagamento Bolsa. Selecione a opção Pedidos com contratos vinculados, e por último selecione a situação Enviado.
Após realizar a consulta, selecione os pedidos de pagamento de bolsa que deseja aprovar e clique em Aprovar Selecionados.
O sistema apresentará um pequeno resumo dos projetos relacionados às bolsas que estão sendo aprovadas. Estamos corretas as informações, basta clicar em Aprovar Pedidos.
Caso sejam muitos pedidos a serem aprovados ao mesmo tempo, e o sistema demore mais de 30 segundos nessa execução, será apresentada uma mensagem para informar que as aprovações ocorreram em segundo plano.
Logo que todos estiverem aprovados o usuário será notificado.
Além da opção de cadastrar o contrato dentro do menu Serviço, e a disponibilização do mesmo dentro do cadastro do projeto para visualização, é possível consultar contratos no menu Consultas, opção Consultar Contratos. E no mesmo menu, na opção Liberação de Parcelas de Contratos.