Ordem de pagamento: produto recebido em quantidades parciais

POR QUE ESSA DÚVIDA?

Na criação da Ordem de Pagamento, no ato do recebimento do produto, este pode ser entregue parcialmente, pode haver desconto ou despesas acessórias. Nesses casos ocorre o desdobramento da AF/OS (Autorização de Fornecimento/Ordem de Serviço).

QUANDO OCORRE?

Vai ocorre sempre que a Ordem de Pagamento tiver um valor diferente do valor do Recurso para Compra (valores acessórios inseridos, despesas, descontos, taxas), ou quando a quantidade de itens comprados é diferente da quantidade a ser paga na ordem de pagamento.

O QUE FAZER?

Após emitir a autorização de fornecimento na etapa AF/OS do processo de compra, clique no menu Compras, opção "Ordens de Pagamento de AF/OS".

Clique em Novo.

Insira o número da AF/OS, e clique em Adicionar AF/OS.

Confirme a conta bancária do fornecedor, preencha os campo "Nº Documento", "Data de Emissão", "Data de Entrada" e "Data de Vencimento".

Não informe o "Número de parcelas" e nem "Vencimento das parcelas", porque esses campos devem ser informados somente quando a quantidade do produto chega em sua totalidade e apenas o pagamento é parcelado.

Clique em Salvar.

A partir desse momento, é possível realizar alterações no campo "Itens do Documento", o que fará com que o desdobramento ocorra. Ele também pode ocorrer em algumas situações como as citadas abaixo:

Quando há alguma alteração no valor ou quantidade do item.
Quando é necessário mudar o valor do câmbio.
Quando preenchemos o campo "Valores Acessórios".

Para todos esses casos é gerado o desdobramento que precisa ser aprovado no módulo Compra, e também no módulo Projeto por ter tido alteração no valor financeiro ou quantidade de recebimento.

Nesse exemplo vamos supor que o fornecedor entregará uma quantidade menor do que a quantidade informada na AF/OS:

Clique no ícone editar do item.
Informe no campo Valor Total, o valor que será pago nessa parcela.

O Conveniar calculará automaticamente a quantidade referente ao Valor Total informado.

Caso necessite alterar a quantidade, basta selecionar a opção Editar Valores. Mas orientamos que utilize apenas o campo valor total.

Informe se o produto é patrimoniável, e informe uma Justificativa para realização da alteração no item. Depois clique em Salvar.

Como a AF/OS e a ordem de pagamento possuem valores diferentes, o Conveniar gera o desdobramento, que precisa ser confirmado no módulo Compra e depois no módulo Projeto.

Clique no menu Compras, no módulo Compra, e então na opção "Desdobramento de AF/OS".

Insira o número do desdobramento gerado ao confirmar a ordem de pagamento e clique em Aplicar filtro.

Clique no ícone "Editar registro" do pedido que foi localizado.

Opção1: Confira as informações e se tudo estiver correto selecione a opção "Confirmar Desdobramento e gerar nova AF/OS". Isso quer dizer que uma nova AF será gerada automaticamente pelo sistema com o restante dos itens, que serão entregues posteriormente. Caso os itens restantes não mais serão recebidos, escolha a outra opção para ignorá-los.

Em seguida clique no botão "Aprovar desdobramento".

Opção 2: Caso o restante do item não for ser comprado, selecione a opção “Confirmar Desdobramento e ignorar o restante“. Isso quer dizer que o restante da quantidade do item não será ignorado pelo sistema que finalizará a compra desse item após o desdobramento ser aprovado pelo setor de projetos.

Em seguida clique no botão "Aprovar desdobramento".

No módulo Projeto, acesse o menu Pedidos e então a opção "Desdobramento de AF/OS".

Localize e edite o pedido de desdobramento aprovado anteriormente no módulo Compra.

Confira as informações e, se tudo estiver correto, selecione a opção "Confirmar desdobramento". Em seguida clique em "Aprovar Desdobramento".

Pronto! O desdobramento foi aprovado e a compra de parte do item foi finalizada.

Voltando ao módulo Compra, e acessando o processo de compras, é possível ver que uma nova AF/OS foi gerada com o restante da quantidade do item.

O comprador deverá gerar uma nova ordem de pagamento para essa AF/OS para realizar o pagamento do restante do item quando ele for entregue pelo fornecedor.

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