Guia Detalhado - Conciliação Bancária por Arquivo
- SilvaniaGC
Sumário
Introdução
A conciliação de pagamento por arquivo, foi desenvolvida para agilizar a conferência dos pagamentos no Conveniar.
Através da importação do arquivo do banco com os dados dos pagamentos realizados no período, o Conveniar fará vinculação com os pagamentos no sistema. Os pagamentos do banco que não forem vinculados automaticamente com os pagamentos do Conveniar, poderão ser vinculados manualmente.
A nossa orientação é que seja feita a conciliação por dia, para que não acumule muitos pagamentos para conciliar.
A seguir, vamos mostrar todo o procedimento de conciliação de pagamentos por arquivo, dividido em 3 etapas:
Etapa 1 – Configuração do layout para conciliação.
Etapa 2 – Importação do arquivo do banco no módulo Integração do Conveniar.
Etapa 3 – Conciliação dos lançamentos do banco com os lançamentos do Conveniar no módulo Projeto.
Para realizar essa conciliação de pagamentos, é necessário gerar um arquivo bancário, que pode ser: OFX, CNAB240, DEB558. Confirme com a sua agência qual desses arquivos está disponível e qual atenderá melhor os objetivos da fundação.
Etapa 1 – Configuração do layout para conciliação
Essa configuração será realizada apenas uma vez, e não deve ser alterada depois que for configurada.
Acesse o módulo Integração, menu Configuração, opção Layout para integração.
Figura 1
Na tela seguinte, clique no botão ‘Novo’. Será carregada a tela para preenchimento das informações do layout.
Figura 2
Nome do layout: informe um nome para identificação do layout.
Categoria do layout: nesse campo deve ser selecionada a opção ‘Extrato para Conciliação’.
Grupo Gestor Responsável: selecione o grupo gestor dos usuários que serão responsáveis pela importação do arquivo de conciliação.
Tipo de integração: selecionada a opção ‘Importação’.
Formato de arquivo: selecionada a opção ‘Arquivo texto’.
Tipo de arquivo: selecionada a opção ‘Bloco’.
Float do arquivo: informação considerada na busca dos lançamentos do Conveniar.
Descrição: texto descrevendo a que se refere o layout cadastrado.
Layout de integração ativo: deixe esse campo selecionado para que o layout seja apresentado como opção na tela de importação do arquivo bancário.
Após conferir as informações preenchidas, clique no botão ‘OK’ para salvar o novo layout, e passar para a próxima etapa.
Etapa 2 – Importação do arquivo do banco no módulo Integração do Conveniar
Ainda no módulo Integração, vá no menu Financeiro, opção Importar Arquivo.
Figura 3
Na tela seguinte, será solicitado a seleção do arquivo bancário.
Figura 4
Após escolher o arquivo, o Conveniar solicitará a escolha do layout. Selecione o layout referente à conciliação bancária de pagamentos, cadastrado na etapa anterior.
Figura 5
Selecionado o arquivo e o layout, clique no botão ‘Abrir Arquivo’.
Figura 6
Em seguida o Conveniar apresentará algumas informações sobre o arquivo carregado.
Clique no botão ‘Importar’ para realizar a importação das informações do arquivo.
O Conveniar apresentará um relatório da importação, informando quantas linhas foram importadas e situação.
Figura 7
Etapa 3 – Conciliação dos lançamentos do banco com os lançamentos do Conveniar
Na terceira e última etapa, serão apresentados os lançamentos do extrato bancário e os respectivos lançamentos no Conveniar.
Acesse o módulo Projeto, menu Financeiro, opção Conciliação Bancária por Arquivo.
Figura 8
Na tela seguinte, será apresentado um resumo de todas as contas bancárias importadas do arquivo bancário.
Contas não conciliadas: quantidade de contas bancárias com lançamentos pendentes de conciliação.
Banco, Agência e Conta: dados bancários das contas importados.
Situação: situação em que se encontra os lançamentos daquela conta. Se todos os lançamentos foram conciliados então a situação da conta será ‘Conciliado’.
Lançamentos não Conciliados: número de lançamentos daquela conta, que ainda não foram conciliados.
Data da última ação: histórico de ações relacionadas à conciliação, realizadas nos lançamentos daquela conta bancária.
Para cada conta bancária, existe o botão ‘Editar Item’ para detalhamento dos lançamentos daquela conta.
Figura 10
No início da tela de detalhamento da conta, serão apresentadas as informações bancárias e o botão ‘Voltar’, para retornar à tela de resumo.
Logo abaixo teremos os lançamentos agrupados em 3 abas:
Lançamentos Pendentes – serão apresentados lançamentos pendentes de conciliação;
Lançamentos Conciliados – apresentação dos lançamentos que já foram conciliados nessa conta;
Lançamentos Ignorados – apresentação dos lançamentos que não têm necessidade de serem conciliados.
Vamos mostrar agora, as funcionalidades de cada aba.
Aba Lançamentos Pendentes
Explicando as funcionalidades da tela
Figura 11
São apresentados todos os lançamentos da conta bancária editada para conciliação, considerando o float configurado no layout. (Etapa 1 deste material)
Nessa aba temos dois botões de ação em massa, ou seja, ações que podem ser aplicadas em mais de um lançamento ao mesmo tempo:
Conciliar marcados – confirma a conciliação de todos os lançamentos que estiverem selecionados.
Ignorar marcados – todos os lançamentos selecionados serão transferidos para a aba Lançamentos Ignorados, e não serão considerados para conciliação.
Os lançamentos apresentados no lado esquerdo da tela, são os lançamentos importados do banco. E os lançamentos do lado direito, são os lançamentos do Conveniar.
Figura 12
Para que o Conveniar relacione um lançamento do sistema com um lançamento do banco, é preciso que eles tenham o mesmo número do documento, a mesma data de pagamento, e o mesmo tipo (crédito ou débito). Atendendo esses critérios, o sistema apresentará o ícone 'Confirmar', para confirmar a conciliação daquele lançamento.
Ao clicar no ícone para confirmar a conciliação do lançamento, ele automaticamente será transferido para a aba Lançamentos Conciliados.
Figura 13
Nos lançamentos importados do banco, temos o botão para Histórico, e o botão Ignorar lançamento da conciliação.
Figura 14
Já nos lançamentos do Conveniar, teremos o botão para mais informações do lançamento. O botão para desvincular o lançamento do sistema ao lançamento do banco, caso o sistema tenha apresentado um lançamento que não está relacionado ao lançamento do banco. E, o botão para adicionar novo lançamento, para que possa ser criado no Conveniar o lançamento referente ao lançamento do banco.
Ao clicar no número do pedido, o sistema abrirá a tela do controle financeiro.
Realizando a conciliação dos lançamentos
Se o sistema conseguir relacionar o lançamento do banco, com o lançamento do sistema, e os dados estiverem corretos, então, basta clicar no botão ‘Confirmar Conciliação’.
Se for mais de um lançamento, basta selecioná-los e clicar no botão ‘Conciliar Marcados’.
Figura 15
Nos casos em que o Conveniar não encontrou um lançamento relacionado ao lançamento bancário, podemos procurar pelo lançamento no Conveniar clicando no botão ‘Adicionar novo lançamento’.
Figura 16
Será apresentada a janela de busca abaixo, onde será possível consultar lançamentos dessa determinada conta bancária, informando qualquer um dos campos disponíveis.
Figura 17
Ao clicar no botão Consultar, serão apresentados os pagamentos que atenderem aos critérios da consulta. Ao encontrar o lançamento, basta selecioná-lo e clicar em Confirmar.
Figura 18
O sistema voltará para a tela anterior, e apresentará os lançamentos do banco e do Conveniar para conciliação.
Figura 19
Outra situação que pode acontecer é quando o lançamento do banco não se refere a apenas um lançamento no Conveniar, mas a vários lançamentos do Conveniar.
Nesse caso, basta repetir o procedimento de busca dos lançamentos, demonstrado na figura 16 deste material, e ao invés de selecionar apenas um lançamento, selecionar os vários lançamentos.
Figura 20
Ao clicar no ícone ‘Maximizar as Informações’ o sistema apresentará os lançamentos do Conveniar que são referentes ao lançamento do banco.
Em nosso exemplo, dois lançamentos do Conveniar são referentes a um pagamento do banco.
Estando as informações corretas, basta clicar no ícone ‘Confirmar Conciliação’.
Ao final da conciliação de todos os lançamentos do banco, esta aba deve apresentar zero lançamentos pendentes.
Aba Lançamentos Conciliados
Nessa aba são apresentados os lançamentos que foram conciliados.
Caso algum pagamento tenha sido conciliado de forma equivocada, basta clicar no ícone ‘Desconciliar’ daquele lançamento. Se for necessário desconciliar mais de um lançamento, então selecione todos os lançamentos que serão desconciliados e clique no botão ‘Desconciliar marcados’.
Todos os lançamentos desconciliados retornarão para a aba Lançamentos Pendentes.
Figura 21
Aba Lançamentos Ignorados
Nessa aba serão apresentados os lançamentos do banco, que foram ignorados na aba Lançamentos Pendentes.
Caso queira retornar com esses lançamentos, para realizar a conciliação, basta clicar no ícone ‘Mover lançamentos para a aba de lançamentos pendentes’. E, se forem mais de um lançamento, selecione-os e clique no botão ‘Mover Selecionados’.
Figura 22