Para fazer um cadastro de projeto, basta selecionar o módulo “Projeto” e, em seguida, clicar em “Projetos”, na barra do menu principal, assim como demonstrado na Figura 1.

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Figura 1 - Cadastro de projeto.

Logo após aparecerá a tela de projetos, então clique no botão “Novo”.

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Figura 2 - Cadastro de projetos

A seguir, está a descrição dos campos de cadastro de projetos e suas informações relacionadas.

Identificação

• Código do Projeto: Número sequencial gerado pelo sistema que será preenchido automaticamente após salvar o registro pela primeira vez.

• Nome do Projeto: Nome de identificação do projeto que está sendo cadastrado.

• Tipo de Projeto: Informe o tipo de projeto que está sendo cadastrado.

• Instituição Executora: Nome da instituição responsável pela execução dos projetos. Selecionada da lista de pessoas jurídicas cadastradas no Conveniar.

  • Centro: Nome do centro relacionado à pessoa jurídica selecionada como instituição executora. Selecionado a partir dos centros cadastrados para instituição executora escolhida. Caso a Instituição Executora não tenha centros, nenhuma opção estará disponível.

  • Departamento: Nome do departamento relacionado ao centro escolhido anteriormente. Selecionado a partir dos departamentos cadastrados para o centro escolhido. Caso a Instituição Executora não tenha departamentos, nenhuma opção estará disponível.

• Coordenador: Nome do coordenador do projeto. Selecionado da lista de pessoas físicas cadastradas no Conveniar. Para um coordenador ficar disponível neste local, é necessário cadastrá-lo como pessoa física no Conveniar (em módulo “Administração”), marcando-o como Cliente e, em seguida, cadastrá-lo como usuário do Conveniar (em módulo “Segurança”), marcando seu Grupo de Acesso como “Coordenador”.

• Proposta: Indica qual é a proposta, previamente registrada no módulo “Proposta” do Conveniar, enviada e aprovada pela financiadora, gerando o contrato desse projeto. Selecionada da lista de propostas cadastradas no módulo “Proposta” do Conveniar.

• Financiadora: Nome da instituição ou órgão financiador do projeto. Selecionado da lista de pessoas jurídicas cadastradas no Conveniar e com a opção “Financiador” selecionada.

• Data de Início: Data de assinatura e/ou publicação do início do projeto.

• Data de Vigência: Data limite para execução financeira no projeto.

• Data de Encerramento: Data limite para prestação de contas do projeto.

• Processo: Número de registro do processo referente a esse projeto na financiadora ou em algum outro órgão externo à fundação.

• Sub processo: Número de registro do sub processo referente a esse projeto na financiadora ou em algum outro órgão externo à fundação.

• Objetivos: Objetivo resumido do projeto. Este resumo poderá ser publicado no Portal da Transparência.

• Valor Aprovado: Valor total aprovado do projeto. Importante ressaltar que essa informação é meramente informativa e poderá ser alterada a qualquer momento de execução do projeto.

• Controle de Saldo: É escolhido o tipo de controle de saldo do projeto entre as opções seguintes:

  • Controle individual de rubrica: nesta opção, quando uma parcela do recurso é liberada, ela é automaticamente distribuída para as rubricas. Esta opção é recomendada nas seguintes opções:

    • Projeto possui rubrica única;

    • Projeto possui uma única entrada de recurso;

    • Projeto possui várias rubricas, possui mais de uma parcela de entrada de recursos e é necessário designar frações das parcelas para cada rubrica.

  • Em rubrica de receita separada: nesta opção, todas as rubricas são classificadas em duas opções: Receitas ou Despesas. Quando uma parcela do recurso é liberada, ela é creditada em uma rubrica definida para ser de receita. Assim, normalmente as demais rubricas são de despesas e cada rubrica de despesa possuirá um valor aprovado. Ou seja, no projeto inteiro só é permitido gastar no máximo até esse valor aprovado na rubrica. Dessa forma, quando o gestor de projeto tentar aprovar um novo pagamento, o sistema irá conferir se o projeto inteiro tem saldo disponível e também irá conferir se a rubrica possui valor aprovado suficiente.

• Grupo de Gestores: O grupo de gestores é um agrupamento de funcionários do setor de projetos que são alocados para um conjunto de projetos determinado pela fundação. Algumas fundações definem estes grupos pela financiadora. Fundações com poucas pessoas no setor de projetos possuem um grupo só, onde toda equipe fica alocada. O grupo de gestor é selecionado a partir da lista de grupos de gestores cadastrados no módulo “Segurança” do Conveniar.

• Gestor Responsável: É o colaborador da fundação que será responsável por atender as demandas do projeto e por receber todos os pedidos enviados pelo coordenador através do Conveniar. O gestor responsável é selecionado a partir da lista de pessoas relacionadas ao grupo de gestores escolhido anteriormente. Para cadastrar um novo gestor de projetos, é necessário cadastrar a pessoa física no módulo Administração, marcando-a como “Funcionário”, cadastrar um usuário para essa pessoa no módulo “Segurança”, e solicitar que esse usuário seja incluído no devido Grupo de Gestor.

• Configurações para Pedidos: Informações de configuração e comportamento dos pedidos provenientes do projeto que está sendo cadastrado.

  • Procedimento de Compra: Procedimento de compra admitido no projeto. Selecionado a partir da lista de procedimentos de compra cadastrada no módulo “Administração” do Conveniar.

  • Tabela de Diárias: Tabela de diárias padrão considerada no projeto. Selecionada a partir da lista de tabela de diárias cadastrada no módulo “Administração” do Conveniar.

  • Valor Máximo por Adiantamento: Valor máximo admitido para adiantamento de recurso financeiro no projeto. Este adiantamento é solicitado pelo pedido “Adiantamento”

  • Bloquear Valor Máximo para Adiantamento: Caso a opção esteja desmarcada, o sistema irá emitir uma mensagem quando o valor máximo solicitado para adiantamento for ultrapassado sem bloquear o processo, ficando a cargo do gestor responsável a autorização ou não da liberação do adiantamento. Caso a opção esteja marcada, o sistema impede que o coordenador faça o pedido de adiantamento para valores que ultrapassem o máximo configurado na opção anterior.

  • Tabela de Frete: Tabela de frete padrão considerada no projeto. Selecionada a partir da lista de tabela de fretes cadastradas no módulo “Administração” do Conveniar.

  • Exigir Itens Aprovados no Pedido de Compra: Caso a opção esteja marcada, o sistema impede a criação de pedidos de compra com itens que não estejam cadastrados no plano de trabalho do projeto. Caso a opção esteja desmarcada, podem ser solicitados pedidos de compra com qualquer item, mesmo as que não estejam aprovados para o projeto, ficando a cargo do gestor responsável a aprovação ou não do pedido de compra.

  • Exigir Pessoas Relacionadas (Diárias): Caso a opção esteja desmarcada, o sistema admite a criação de pedidos de pagamento de diárias para pessoas que não estejam relacionadas ao projeto, ficando a cargo do gestor responsável a aprovação ou não do pedido em questão. Caso a opção esteja marcada, o sistema impede a criação de pedido de pagamento de diárias para pessoas que não estejam relacionadas ao projeto.

  • Exigir Pessoas Relacionadas (Adiantamento): Caso a opção esteja desmarcada, o sistema admite a criação de pedidos de adiantamentos para pessoas que não estejam relacionadas ao projeto, ficando a cargo do gestor responsável a aprovação ou não do pedido em questão. Caso a opção esteja marcada, o sistema impede a criação de pedido de adiantamento para pessoas que não estejam relacionadas ao projeto.

  • Exigir Pessoas Relacionadas (Bolsas): Caso a opção esteja desmarcada, o sistema admite a criação de pedidos de pagamento bolsas para pessoas que não estejam relacionadas ao projeto, ficando a cargo do gestor responsável a aprovação ou não do pedido em questão. Caso a opção esteja marcada, o sistema impede a criação de pedido de pagamento de bolsa para pessoas que não estejam relacionadas ao projeto.

• Custo Operacional: É informado o valor de custo operacional para o projeto de acordo com a opção selecionada (% ou Valor). Caso a opção selecionada seja “%”, é informada a porcentagem do valor que será custo operacional com precisão de quatro casas decimais. Caso a opção selecionada seja “Valor”, é informado o valor fixo do custo operacional com precisão de duas casas decimais (valor monetário).

• Possui eventos Vinculados: Informa se este projeto servirá para fazer a gestão de eventos. Assim, quando for criar um evento no módulo Eventos, somente estarão disponíveis os projetos com esta marcação.

• Usar Taxa de Rateio e Custo Operacional: Opção para saber se o projeto utilizará ou não alguma forma de rateio ou custo operacional sobre suas receitas.

• Tipo do Projeto: É escolhido o tipo de projeto entre as opções seguintes:

  • Projeto de cliente: São todos os projetos captados pela fundação.

  • Projeto administrativo (Interno da fundação): São projetos internos à fundação e utilizados para fazer a gestão interna da fundação. É recomendável que pelo menos um projeto seja criado como administrativo, para poder receber os custos operacionais dos outros projetos.

• Recursos do Projeto: É escolhido o tipo da fonte de recursos do projeto entre as opções seguintes:

  • Vinculado à financiadora: Opção para o caso de projetos que possuem financiadoras com regras específicas. Normalmente variando entre instituições públicas ou empresas privadas.

  • Não vinculados à financiadora ou projetos livres: É o caso de projetos em que o recurso não vem de uma instituição ou empresa específica. Por exemplo, os projetos possuem recurso proveniente de eventos ou cursos.

• Abrangência do Projeto: É escolhida a abrangência do projeto entre as opções seguintes:

  • Nacional: Projetos cuja financiadora seja uma empresa ou instituição brasileira.

  • Internacional: Projetos cuja financiadora não seja uma empresa ou instituição brasileira.

• Projetos filho: após salvar o projeto que está sendo cadastrado, serão apresentados nesse campo os projetos filhos desse projeto.

• É projeto filho: Caso esteja marcado, o projeto cadastrado estará diretamente ligado a outro projeto, ou seja, será relacionado a algum projeto “mãe”. 

  • Projeto mãe: É selecionado qual será o projeto mãe do projeto (projeto filho) que está sendo cadastrado. Um projeto não pode ser ‘projeto mãe’ dele mesmo.

• Registrar lançamentos gerados no módulo Despesas em projeto administrativo: Esta opção permite que despesas administrativas possam ser calculadas no módulo Despesas e transferidas para o projeto que pagou a despesa existente.

  • Projeto para despesa: Informa o projeto para o qual as despesas administrativas devem ser transferidas (significa que estas despesas foram pagas, em algum momento, por este projeto). É selecionado o projeto da lista de projetos já cadastrados.

  • Rubrica de despesa: Informa para qual rubrica deve ser creditada a transferência realizada do projeto que gerou a despesa (projeto que está sendo cadastrado) para o projeto selecionado anteriormente. É selecionada a rubrica da lista de rubricas cadastradas para o projeto selecionado anteriormente.

• Configuração de rubrica e item do plano de trabalho, referentes às tarifas bancárias da conciliação bancária por arquivos: esta opção permite definir como será o vínculo das tarifas bancárias da conciliação bancária, com o plano de trabalho.

  • Rubrica para débito: informe em qual rubrica as tarifas serão debitas.

  • Item do plano de trabalho: informe em qual item do plano de trabalho as tarifas serão vinculadas.

Importar dados de proposta

Para os projetos que possuem algum tipo de proposta cadastrada no módulo “Proposta”, existe a possibilidade de importar dados básicos da mesma no cadastro do projeto. Ao clicar no botão “Importar dados de Proposta”, devemos selecionar a proposta desejada e clicar em “Salvar”.

Caso seja necessário importar o orçamento da proposta cadastrada, a seção “Rubricas” do cadastro do projeto também disponibiliza um botão para importação. Para maiores detalhes, sugere-se acessar o tópico Importar Rubricas da Proposta.

Informações Relacionadas

Contas Bancárias

As contas bancárias que contém o recurso do projeto devem todas serem cadastradas. Com isso, todos os lançamentos financeiros do projeto, sejam de receita ou despesa, serão vinculados à conta bancária em que será realizada a operação financeira.

• Código do Projeto: Número do projeto para o qual está sendo cadastrada a nova conta bancária; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Nome do Projeto: Nome do projeto para o qual está sendo cadastrada a nova conta bancária; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Banco: Nome do banco relacionado à conta bancária.

• Nome da Agência: Nome da agência bancária para a conta a ser cadastrada.

• Agência: Número da agência bancária.

  • Dígito: Dígito da agência bancária.

• Conta: Número da conta bancária.

• Tipo de Conta: Tipo de conta bancária selecionada a partir da lista de tipos de contas cadastradas no módulo “Administração” do Conveniar. Ex.: Conta Corrente, Poupança, etc.

• Conta Principal: Caso a opção esteja marcada, indica que a conta é a conta selecionada automaticamente pelo Conveniar no momento de aprovação de algum pagamento (podendo ser alterada por outra conta no momento do registro do lançamento financeiro). Só é permitido escolher uma única conta como “conta principal” do projeto.

• Conta Contábil Conta Corrente e Conta Contábil Conta Aplicação: esses campos são para configuração de integração do Conveniar com o sistema contábil financeiro da fundação.

• Situação: Informa a situação da conta bancária (Ativo ou Inativo). Ativo para que a conta esteja disponível para utilização em todo o sistema e Inativo caso contrário. Caso uma conta seja encerrada, por exemplo, ela não poderá ser excluída do Conveniar (caso existam informações relacionadas à ela). Assim, a mesma deverá ser editada para situação “Inativo”.

Rubricas

As rubricas do projeto são os itens de orçamento definidos para agrupar as receitas e despesas.

• Código do Projeto: Número do projeto para o qual está sendo cadastrada a rubrica; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Nome do Projeto: Nome do projeto para o qual está sendo cadastrada a rubrica; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Rubrica: Relaciona uma rubrica ao projeto. A rubrica é selecionada a partir de uma lista de rubricas cadastrada no módulo “Administração” do Conveniar.

• Moeda: Informa a moeda utilizada para a rubrica em questão. A moeda é selecionada a partir de uma lista de moedas cadastrada no módulo “Administração” do Conveniar.

• Valor Aprovado: Valor total aprovado para rubrica na moeda informada anteriormente. Essa informação será utilizada para o controle de saldo do Conveniar e pode ser alterada em qualquer momento da execução do projeto.

Dependendo do tipo de controle de saldo e do cadastro das rubricas no módulo Administração, o comportamento das rubricas nesta seção pode variar. Exemplo: quando o controle de saldo do projeto é por Rubrica de receita separada, as rubricas de receita inseridas no projeto possuem valores aprovados iguais a 0.

Importar Rubricas da Proposta

Quando o projeto possui vinculado ao seu cadastro alguma proposta, existe a possibilidade de copiar as rubricas já existentes no orçamento da mesma para importa-las nesta seção.

O gestor pode optar por importar todas as rubricas do orçamento da proposta ou selecionar as mais convenientes para o projeto.

Metas

São marcos de resultados ou de atividades dos projetos. Em caso de preenchimento de pelo menos uma meta, todas as despesas precisarão ser vinculadas a alguma meta.

• Código do Projeto: Número do projeto para o qual está sendo cadastrada a meta; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Nome do Projeto: Nome do projeto para o qual está sendo cadastrada a meta; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Nome da Meta: Nome para identificar a meta.

• Descrição da Meta: Descrição sobre a meta que está sendo cadastrada.

• Data Inicial: Data em que a atividade será iniciada.

• Data Final: Data em que a atividade será finalizada ou o resultado será alcançado.

• Indicador: Resultado esperado ou percentual do cumprimento do projeto.

Etapas

São subdivisões das metas.

• Código do Projeto: Número do projeto para o qual está sendo cadastrada a etapa; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Nome do Projeto: Nome do projeto para o qual está sendo cadastrada a etapa; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Meta: Meta a que pertence esta etapa. A meta é selecionada da lista de metas cadastradas para o projeto em questão.

• Nome da Etapa: Nome para identificar a etapa.

• Descrição da Etapa: Descrição sobre a etapa que está sendo cadastrada.

• Data Inicial: Data em que a atividade será iniciada.

• Data Final: Data em que a atividade será finalizada ou o resultado será alcançado.

• Indicador: Resultado esperado ou percentual do cumprimento da etapa.

Plano de Trabalho

É o cronograma de execução financeira do projeto, detalhando os itens de despesas pertencentes a cada rubrica, com a descrição da quantidade e valor aprovado para cada um.

• Novo item: clique nesse botão para adicionar os itens do plano de trabalho.

• Rubrica: Informar de qual rubrica é o item no plano de trabalho do projeto. A rubrica é selecionada a partir da lista de rubricas cadastrada para o projeto em questão.

• Código do Produto no Catálogo: O código do produto é uma referência do item do plano de trabalho com o produto/serviço do catálogo de produtos/serviços do sistema. Essa referência é necessária sempre que o item do plano de trabalho for um item a ser comprado através do módulo de compras. A seleção do produto é feita através do botão “Procurar” que abre uma tela para busca do produto/serviço pelo nome ou descrição do mesmo. Os itens do catálogo de produtos são cadastrados no módulo “Administração” do Conveniar e que é inserido no plano de trabalho.

• Produto: O nome do produto/serviço escolhido anteriormente é preenchido automaticamente nesse campo, apenas para efeito de visualização, não podendo ser alterado.

• Descrição: Refere-se à descrição do item no plano de trabalho. Esta descrição deve estar idêntica à descrição do contrato do projeto, para que o Gestor de Compras não cometa erros quando for realizar a compra deste item.

• Justificativa: Descrição da justificativa para esse item de despesa.

• Observação: Alguma observação relevante para caracterização do item cadastrado no plano de trabalho.

• Quantidade Aprovada: É a quantidade aprovada do referido item que está sendo inserido ao plano de trabalho do projeto.

• Valor Unitário: É o valor unitário do item que está sendo inserido ao plano de trabalho do projeto.

• Agrupamento: Nome do agrupamento dentro de uma rubrica no plano de trabalho. Todos os itens que possuem o nome deste agrupamento idênticos, cadastrados na mesma rubrica, serão agrupados no plano de trabalho. Espaço para que se possa realizar um agrupamento de itens no plano de trabalho. Os itens preenchidos com o mesmo nome de agrupamento ficarão agrupados no plano de trabalho, facilitando a visualização e acompanhamento. Caso itens de mesma rubrica sejam colocados em agrupamentos diferentes, estes ficarão separados, e, caso itens de rubricas diferentes sejam colocados em um mesmo agrupamento, o agrupamento irá distinguir seus itens por suas rubricas. Ou seja, o agrupamento precede a rubrica.

• Identificador: Espaço aberto para inserção de um código identificador externo deste item do plano de trabalho.

• Rubrica do Financiador: esse campo deve ser preenchido quando a rubrica do financiador tem um nome diferente da rubrica do Conveniar, mas tem a mesma finalidade.

Parcelas

São os registros de receitas programados para o projeto. Mesmo que o projeto seja recebido em uma única parcela inicial, é necessário cadastrar esta parcela para que possa ser registrada sua liberação posteriormente.

Cadastro de Parcelas e Itens de Parcelas

A aba “Cadastro de Parcelas e Itens de Parcelas” é utilizada para cadastro das parcelas, informando dados como data de vencimento, rubricas que irão receber o recurso, etc.

• Código do Projeto: Número identificador do projeto cadastrado no Conveniar.

• Nome do Projeto: Nome do respectivo projeto.

• Parcela: Campo descritivo para identificar qual a parcela em questão.

• Data de Vencimento: Data definida para transferência do recurso por parte do financiador.

• Parcela: Seleção da parcela cadastrada na seção anterior.

• Rubrica: Escolha da rubrica que irá receber o recurso do financiador. Para projetos com controle de saldo por rubrica de receita separada, serão disponibilizadas somente rubricas de receita para a seleção do gestor. Para projetos com controle individual de rubrica, todas as rubricas ficarão disponíveis para a escolha.

• Moeda: Tipo da moeda para recebimento: real, dólar, euro, etc.

• Valor: Valor do recebimento para a parcela em questão.

As parcelas cadastradas estarão disponíveis na tabela abaixo dos botões “Salvar” e “Cancelar”.

Dados

Na aba “Dados” serão informados os dados da pessoa física ou jurídica que irá aportar dinheiro no projeto.

• Tipo Pessoa: Seleção de pessoa física ou jurídica.

• Favorecido: Nome da pessoa física ou jurídica financiadora.

• Nacionalidade: será apresentado a nacionalidade cadastrada para a pessoa favorecida selecionada.

• CPF ou CNPJ: será apresentado o documento referente à pessoa favorecida selecionada.

• Atualizar Dados Cadastrais: nesse botão é possível atualizar o cadastro de pessoa física ou jurídica da pessoa favorecida selecionada.

• Emitir Nota Fiscal: Informação que é registrada no relatório repassado ao financeiro, caso seja necessário emitir nota fiscal para o financiador.

• Finalidade: Justificativa da liberação do recurso, finalidade pela qual ela está sendo criada.

A seção “Dados da Entrega” é utilizada para informar os dados do recebimento do recurso.

• Setor/unidade/departamento: identificação do local de entrega da nota fiscal referente ao recebimento do recurso.

• Logradouro: endereço do local de entrega

• Número: número do local

• Complemento: informações adicionais do local de entrega

• Bairro: bairro onde se encontra o local de entrega

• CEP: da cidade onde se localiza o local de entrega

• Cidade: cidade do local de entrega

• Estado: será carregado automaticamente conforme a cidade selecionada

• País: será carregado automaticamente conforme a cidade selecionada

• Responsável pelo recebimento: pessoa a quem deve ser entregue a nota fiscal

• E-mail: e-mail da pessoa responsável 

• Telefone: dado telefônico da pessoa responsável

• Celular: dado telefônico pessoal da pessoa responsável

• Observações: campo para mais informações sobre a entrega da nota fiscal.

Liberações

Na aba “Liberações” serão realizadas as liberações dos recursos previamente cadastrados nas parcelas. O recurso pode ser liberado tanto com seu valor integral, quanto um valor parcial.

Por essa tabela será possível controlar alguns dados importantes para a gestão:

Valor da parcela: valor cadastrado para recebimento da parcela.

Recebido: valor resultante das liberações de parcelas que foram aprovadas e o financeiro já acusou o recebimento do recurso (lançamentos aprovados).

Aguardando Aprovação/Recebimento: valor resultante das liberações de parcelas que foram aprovadas e aguardam confirmação do financeiro para recebimento do recurso (lançamentos pendentes) ou de liberações criadas aguardando aprovação do pedido de Entrada de Receita.

Restante para Liberação: Diferença entre valor cadastrado da parcela e valor liberado (independe da situação dos lançamentos financeiros).

Observação: É importante ter claro nesse momento a diferença entre pedido e lançamento: pedido é um compilado de dados importantes que entregam para o financeiro as informações necessárias para os pagamentos. Lançamento é o resultado da aprovação dos pedidos. Logo, quando falamos em lançamentos, já levamos em consideração que o pedido estará aprovado.

Após alinharmos as diferenças nos termos, vamos abordar dois botões da Figura 7:

Gerar pedidos para aprovação: ao selecionar uma parcela que ainda tenha valor restante para liberação e clicar em “Gerar pedidos para aprovação”, o pedido de Entrada de Receita criado estará com a situação Enviado, ou seja, estará aguardando a ação do gestor para aprovar e repassar para recebimento no setor financeiro. Após clicarmos no botão, será aberto uma janela para conferência dos dados e confirmação da ação:

Gerar pedidos aprovados: ao selecionar uma parcela que ainda tenha valor restante para liberação e clicar em “Gerar pedidos aprovados”, o pedido de Entrada de Receita criado estará com a situação Aprovado, ou seja, já está pronto para ser repassado ao financeiro para dar andamento no recebimento. Após clicarmos no botão, será aberto uma janela para conferência dos dados e confirmação da ação:

Nesse caso podemos aprovar o pedido e deixar a situação como Aguardando Recebimento (não marcar “Gerar Lançamento Aprovado”) ou deixar os pedidos com a situação Recebido (marcar “Gerar Lançamento Aprovado”). No primeiro caso ele aprova o pedido e cria lançamentos pendentes, no segundo caso ele gera os lançamentos aprovados.

Ainda na etapa de “Liberação”, todas os pedidos gerados (aprovados ou não) ficarão listados na seção “Itens Liberados”.

Na coluna “Nº Liberação” temos o número gerado do pedido de Entrada de Receita com um link para acesso rápido. É possível também verificar a situação de cada pedido e dar andamento quando necessário. Os relatórios de fatura ficam disponíveis somente quando as parcelas liberadas já geraram o pedido aprovado.

Custo Operacional e Taxa de Rateio

São as taxas cobradas dos projetos, seja pela fundação, seja pela instituição executora do projeto. Estas taxas podem ser utilizadas nas entradas de recursos do projeto.

Vale lembrar que a disposição dos campos do formulário abaixo pode ser alterada, de acordo com as escolhas tomadas ao decorrer do mesmo.

• Código do Projeto: Número do projeto para o qual está sendo cadastrado o custo operacional e/ou taxa de rateio; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Nome do Projeto: Nome do projeto para o qual está sendo cadastrado o custo operacional e/ou taxa de rateio; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Descrição: Nome para identificação do custo operacional ou taxa de rateio cadastrada.

• Tipo de Taxa: Permite definir o tipo de taxa, se é Custo Operacional ou Taxa de Rateio. O custo operacional, normalmente, é o valor cobrado pela fundação para fazer a gestão do projeto. As taxas de rateio são aplicáveis à destinação de parte das receitas do projeto à instituição executora como, por exemplo, as taxas para departamentos, centros e pró-reitorias.

• Definir Rubrica de Débito no Projeto de Origem: Existem duas opções: Selecionando “Debitar o custo operacional/taxa de rateio na mesma rubrica que recebeu a receita” e ”Selecionar rubrica para debitar o custo operacional/taxa de rateio”. Caso a segunda seja selecionada, será habilitado campo para a escolha da rubrica de onde será retirado a taxa de rateio.

• Projeto Favorecido: Projeto que vai ser favorecido pelo custo operacional e/ou pela taxa de rateio cadastrada. O projeto é escolhido através da lista de projetos cadastrados no Conveniar e com a situação “Ativo”.

• Conta Bancária do Projeto Favorecido: Os campos abaixo se referem à conta bancária principal do projeto selecionado como favorecido. Em caso da necessidade de escolher outra conta do projeto, basta clicar em “Procurar”, situado ao lado do campo “Banco”.

  • Banco: Banco da conta bancária principal do projeto escolhido na opção “Projeto Favorecido”.

  • Agência: Número da agência da conta bancária principal do projeto escolhido na opção “Projeto Favorecido”.

  • Conta: Número da conta bancária principal do projeto escolhido na opção “Projeto Favorecido”.

• Rubrica Favorecida: Rubrica que vai ser favorecida pelo custo operacional e/ou taxa de rateio cadastrado. A rubrica é escolhida através da lista de rubricas cadastradas para o projeto favorecido escolhido anteriormente.

• Porcentagem do Valor Total (%): Percentual do valor total da receita na qual a taxa será aplicada.

• Porcentagem da Cobrança (%): Percentual que será rateado da receita (calculada com a porcentagem do valor total anterior).

• Item do plano de trabalho: Para cada débito no projeto de origem, se faz necessário a definição do item no plano de trabalho. Para definir, clique no botão "Definir Item do Plano de Trabalho".

• Situação: Deve ser escolhida entre “Ativo” e “Inativo”. Os itens Ativos serão apresentados no momento da liberação de recursos do projeto.

Os campos citados acima ficam disponíveis quando a opção “custo operacional” for escolhido, caso a escolha tenha sido “Taxa Rateio”, será possível fazer uso da opção de “GRU – Guia de Recolhimento da união” ou “Transferência entre Projetos”. Nesta segunda, as opções de preenchimento serão idênticas no caso da escolha de “custo operacional”. Já na primeira, aparecerão apenas os campos para informar o percentual do valor que será cobrado.

Relatórios Técnicos

Documentos técnicos, em formato digital, referentes ao projeto.

Relatório

• Código do Projeto: Número do projeto para o qual está sendo cadastrado o relatório técnico; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Nome do Projeto: Nome do projeto para o qual está sendo cadastrado o relatório técnico; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Título: Título do relatório técnico.

• Data Prevista de Entrega: Data prevista de entrega do relatório técnico cadastrado.

• Data de Entrega: Data de entrega efetiva do relatório técnico.

• Descrição: Descrição do relatório técnico.

• Situação do Relatório: Situação em que o relatório técnico se encontra no momento. Deve ser escolhida uma situação dentre as opções:

  • Registrado: Relatório criado aguardando ação do gestor. O ideal é que seja registrado no início do projeto.

  • Pendente: O relatório aparece como uma pendência a ser resolvida no Portal do Coordenador, ou seja, aguardando ação do pesquisador.

  • Enviado: O coordenador efetuou o envio do documento pelo sistema. Cabe a análise do gestor responsável na fundação.

  • Entregue: Os relatórios que foram enviados pelo coordenador e foram revisados pelo gestor do projeto. Caso as pendências estejam resolvidas, marca-se como “entregue” para finalizar o processo.

É recomendável que a seção “Relatórios Técnicos”, no cadastro do projeto, seja utilizada somente para cadastro dos relatórios. Para gestão dos mesmos, basta acessar o módulo “Projeto” e clicar no menu “Consultas > Relatórios Técnicos”.

Relatório - Arquivos

Refere-se aos arquivos relacionados ao relatório técnico cadastrado. Na coluna "Arquivos", ao clicar no ícone de anexo (clipe), é possível anexar um ou mais arquivos ao relatório técnico, caso o pesquisador ou o bolsista envie por e-mail.

• Código do Relatório: Número do relatório técnico para o qual está sendo cadastrado o arquivo; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Nome do Relatório: Nome do relatório técnico para o qual está sendo cadastrado o arquivo; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Arquivo: Deve ser escolhido o arquivo a ser anexado através do botão “Arquivo...”. O arquivo deve ser escolhido e em seguida deve-se clicar no botão “Selecionar” que está presente na janela aberta para busca do arquivo.

• Título: Título para identificação do arquivo que está sendo anexado ao relatório técnico.

• Descrição: Descrição detalhada do arquivo que está sendo anexado ao relatório técnico.

• Publicar no Portal da Transparência: É disponibilizada a opção para publicar o documento no Portal da Transparência do Conveniar.

Arquivos

Documentos quaisquer, em formato digital, que podem ser armazenados no projeto.

• Código do Projeto: Número do projeto para o qual está sendo cadastrado o arquivo; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Nome do Projeto: Nome do projeto para o qual está sendo cadastrado o arquivo; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Arquivo: Deve ser escolhido o arquivo a ser anexado através do botão “Arquivo...”. O arquivo deve ser escolhido e em seguida deve-se clicar no botão “Selecionar” que está presente na janela aberta para busca do arquivo.

• Título: Título para identificação do arquivo que está sendo anexado ao projeto.

• Descrição: Descrição detalhada do arquivo que está sendo anexado ao projeto.

• Publicar no portal da transparência: Se marcar esta opção, caso o projeto esteja no portal da transparência, este arquivo também ficará disponível.

Contratos

Registro dos contratos do projeto, incluindo o contrato do projeto, contratos de bolsas, prestação de serviços, patrocínio, entre outros quaisquer contratos relacionados ao projeto. Após entrar no menu “Contratos”, clique no botão “Novo” para criar um registro.

Projeto – Contratos

• Código do Projeto: Número do projeto para o qual está sendo cadastrado o contrato; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Nome do Projeto: Nome do projeto para o qual está sendo cadastrado o contrato; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Contrato: Nome para identificar o contrato que está sendo cadastrado.

• Tipo de Contrato: Classificação do tipo de contrato. Deve ser escolhido a partir da lista de tipos de contratos, pré-cadastrada no módulo “Administração” do Conveniar.

• Objetivos: Descrição dos objetivos do contrato cadastrado.

• Instituição Executora: Instituição executora do contrato cadastrado. É escolhida a partir da lista de pessoas jurídicas cadastradas no sistema Conveniar.

• Centro: Nome do centro relacionado à pessoa jurídica selecionada como instituição executora. Selecionado a partir dos centros cadastrados para instituição executora escolhida.

• Departamento: Nome do departamento relacionado ao centro escolhido anteriormente. Selecionado a partir dos departamentos cadastrados para o centro escolhido.

• Coordenador: Preenchido com informações do coordenador do contrato.

• Nacionalidade: Nacionalidade do coordenador do contrato, selecionado no campo anterior.

• Data da Assinatura: data da assinatura desse contrato.

• Data de Vigência: Data de vigência do contrato cadastrado.

• Valor Aprovado: Valor aprovado no contrato.

• Tipo do Valor Aprovado: Tipo do valor aprovado descrito no item anterior: “Valor do Contrato” ou “Valor da Parcela”. O Valor da Parcela é utilizado, por exemplo, para registrar o valor mensal que o bolsista vai receber.

• Quantidade Parcela: Quantidade de parcelas em que o contrato está dividido.

Após o preenchimento do cadastro do contrato clique no botão “Salvar” ou “Próximo”, ambos farão o salvamento do cadastro, porém a segunda opção já o encaminhará para a próxima página.

Pessoas

Refere-se às pessoas relacionadas a cada contrato cadastrado.

• Código do Contrato: Número do contrato para o qual está sendo cadastrada a pessoa; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Nome do Contrato: Nome do contrato para o qual está sendo cadastrada a pessoa; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Tipo Pessoa: Deve ser escolhido entre “Física” e “Jurídica”.

• Favorecido: A informação do favorecido é preenchida automaticamente com o nome da pessoa (física ou jurídica) escolhida anteriormente de acordo com o CPF ou CNPJ.

• Nacionalidade: será preenchido automaticamente conforme o favorecido selecionado.

• CPF (ou CNPJ): será preenchido automaticamente conforme o favorecido selecionado.

• Função: Refere-se à função que a pessoa exerce no contrato. A função é selecionada a partir de uma lista de funções das pessoas cadastrada no módulo “Administração” do Conveniar.

Arquivos

Refere-se aos arquivos relacionados a cada contrato cadastrado.

• Código do Contrato: Número do contrato para o qual está sendo cadastrada a pessoa; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Nome do Contrato: Nome do contrato para o qual está sendo cadastrada a pessoa; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Arquivo: Deve ser escolhido o arquivo a ser anexado através do botão “Arquivo...”. O arquivo deve ser escolhido e em seguida deve-se clicar no botão “Selecionar” que está presente na janela aberta para busca do arquivo.

• Título: Título para identificação do arquivo que está sendo anexado ao contrato.

• Descrição: Descrição detalhada do arquivo que está sendo anexado ao contrato.

• Publicar no portal da transparência: Se marcar esta opção, caso o projeto esteja no portal da transparência, este arquivo também ficará disponível.

Usuários

Pessoas autorizadas a acessar este projeto através do Portal do Coordenador. Estes usuários podem ter níveis diferentes, permitindo ações específicas por níveis, detalhadas a seguir.

• Código do Projeto: Número do projeto para o qual está sendo cadastrado o usuário; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Nome do Projeto: Nome do projeto para o qual está sendo cadastrado o usuário; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Usuário: Nome (login) do usuário que está sendo cadastrado. O usuário é escolhido através da lista de pessoas físicas cadastradas no Conveniar. Existe ainda um botão “Procurar” que abre uma janela para facilitar a busca de usuários.

• Função: Função do usuário no projeto. A função é selecionada a partir de uma lista de funções dos usuários cadastrada no módulo “Administração” do Conveniar.

• Nível: Nível do usuário cadastrado no projeto, que permite organizar o envio dos pedidos. Somente os usuários de Nível 1 podem enviar os pedidos para a fundação. Os demais níveis, ao enviarem os pedidos, estes ficam disponíveis para que os níveis superiores confirmem a solicitação registrada. Assim, se o usuário de Nível 3 registrar um pedido, o usuário de Nível 2 pode fazer alterações e enviar para o usuário de Nível 1. O usuário de Nível 1 pode fazer alterações no pedido e, por fim, o envia para a fundação.

• Situação: Deve ser escolhida entre “Ativo” e “Inativo”. Esta opção possibilita atender a uma solicitação do coordenador do projeto para retirar a permissão de algum usuário para acessar este projeto.

Pessoas Relacionadas

Pessoas cadastradas no projeto com permissão para receber diárias, adiantamentos ou bolsas. Na configuração do projeto, as opções “Exigir Pessoas Relacionadas (Diárias)”, “Exigir Pessoas Relacionadas (Adiantamento)” e “Exigir Pessoas Relacionadas (Bolsas)”, quando marcadas, só permitem fazer os pedidos para as pessoas cadastradas como “Pessoas Relacionadas” e que estejam liberadas para receber cada um desses pagamentos citados.

• Código do Projeto: Número do projeto para o qual está sendo relacionada a pessoa; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Nome do Projeto: Nome do projeto para o qual está sendo relacionada a pessoa; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Nome da Pessoa: Nome da pessoa correspondente ao CPF escolhido no campo anterior. Esse campo não pode ser editado diretamente, sendo necessário para tal o preenchimento do CPF.

• Nacionalidade: esse campo será carregado conforme a pessoa selecionada.

• Função: Refere-se à função que a pessoa exerce no contrato. A função é selecionada a partir de uma lista de funções das pessoas cadastrada no módulo “Administração” do Conveniar.

• Pessoa Vinculada à Instituição Executora: Deve ser marcado quando a pessoa que está sendo relacionada é vinculada diretamente à instituição executora.

• Data da admissão: data em que a pessoa selecionada foi admitida.

• Carga horária: informar a carga horária cumprida pela pessoa selecionada.

• Diárias: (Sim ou Não) Informa se a pessoa relacionada ao projeto está autorizada a receber diárias.

• Adiantamento: (Sim ou Não) Informa se a pessoa relacionada ao projeto está autorizada a receber adiantamentos.

• Bolsas: (Sim ou Não) Informa se a pessoa relacionada ao projeto está autorizada a receber bolsas.

• Situação: Deve ser escolhida entre “Ativo” e “Inativo”. Quando uma pessoa passa a não fazer mais parte do projeto, é selecionada a opção “Inativo”, e ele não será mais listado ao realizar os pedidos.

Rateio de Aplicação Financeira

Permite dividir a aplicação para vários projetos que utilizam uma mesma conta bancária. Este rateio é realizado considerando os saldos diários de cada projeto e quanto ele renderia se estivesse em uma conta única.

• Código do Projeto: Número do projeto para o qual está sendo cadastrada a aplicação financeira; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Nome do Projeto: Nome do projeto para o qual está sendo cadastrada a aplicação financeira; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Usar rateio de aplicação financeira: (Sim ou Não) Esta opção habilita este projeto a receber o rateio da aplicação financeira.

• Rubrica de destino: Rubrica que vai ser creditada a aplicação financeira calculada. A rubrica é escolhida através da lista de rubricas cadastradas para o projeto em questão.

Portal da Transparência

Permite configurar se o projeto será exibido ou não no Portal da Transparência e, quando exibido, quais dados serão exibidos.

• Código do Projeto: Número do projeto para o qual está sendo configurado; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Nome do Projeto: Nome do projeto para o qual está sendo configurado; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Publicar projeto: (Sim ou Não) Esta opção habilitada apresenta o projeto no Portal da Transparência.

• Publicar recurso por rubrica: (Sim ou Não) Esta opção habilitada apresenta a lista de rubricas com os valores aprovados, liberados, executados e a moeda destes valores.

• Publicar pagamento de pessoa jurídica: (Sim ou Não) Esta opção habilitada apresenta uma lista dos CNPJ das pessoas jurídicas que receberam pelo projeto com a soma de todos os valores recebidos.

• Publicar pagamento de pessoa física: (Sim ou Não) Esta opção habilitada apresenta uma lista dos CPF das pessoas físicas que receberam pelo projeto com a soma de todos os valores recebidos.

• Publicar plano de trabalho: (Sim ou Não) Esta opção habilitada apresenta o plano de trabalho do projeto com o detalhamento dos itens, incluindo: quantidade aprovada, valor unitário, valor total aprovado e valor executado.

• Publicar equipe: (Sim ou Não) Esta opção habilitada apresenta a lista da equipe cadastrada no projeto, com o nome, função e se a pessoa é vinculada à instituição executora.

• Publicar documentos (contratos, arquivos, relatórios técnicos): (Sim ou Não) Esta opção habilitada apresenta todos os documentos cadastrados no projeto em Contratos, Arquivos e Relatórios Técnicos. No cadastro destes documentos sempre existe uma opção para confirmar se o documento será apresentado no Portal da Transparência. Assim, mesmo com a opção de Publicar Documento marcada, somente os documentos com a opção de apresentar no Portal da Transparência que serão exibidos.

• Publicar prestação de contas: (Sim ou Não) Esta opção habilitada apresenta os documentos cadastrados na prestação de contas.

• Publicar processo de compras: Esta opção habilitada apresenta informações sobre os processos de compras no Portal da Transparência.

Cedente para Fatura

Informa as configurações necessárias para emissão de boletos. Com o cedente cadastrado, quando emitir um boleto de fatura para o projeto, ele será configurado e gerado para estar vinculado à conta bancária do projeto.

• Código do Projeto: Número do projeto para o qual está sendo relacionada à pessoa; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Nome do Projeto: Nome do projeto para o qual está sendo relacionada à pessoa; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Cedente: Conta de cedente a ser utilizada neste projeto. Cedente nada mais é que uma conta bancária com o contrato para emissão de boletos. O Cedente precisa estar cadastrado no módulo “Administração” do Conveniar.

• Nome da Pessoa: Pessoa jurídica titular da conta Cedente; é preenchido automaticamente pelo sistema ao selecionar o Cedente.

• Agência: Número da agência da conta bancária; é preenchido automaticamente pelo sistema ao selecionar o Cedente.

• Conta: Número da conta bancária; é preenchido automaticamente pelo sistema ao selecionar o Cedente.

• Mensagens: Lista de mensagens que podem ser inseridas no boleto como instrução ou orientação. Ao selecionar o Cedente, as mensagens são preenchidas de acordo com o cadastro do Cedente, podendo ser alteradas para este projeto.

• Salvar: Botão para salvar as alterações realizadas nos campos anteriores.
  
  
  

Contabilidade

Opção de configuração para o relacionamento entre os projetos do Conveniar e algum possível software de controle financeiro ou de contabilidade.

Contabilização por Projeto

• Código do Projeto: Número do projeto para o qual está sendo relacionada a configuração contábil; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Nome do Projeto: Nome do projeto para o qual está sendo relacionada a configuração contábil; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Conta Caixa: Conta Caixa do projeto. Este código se refere à alguma possível classificação das movimentações financeiras, oriundas desse projeto, para o envio das mesmas para o sistema financeiro ou contábil. É necessário confirmar se sua fundação necessita de realizar o preenchimento desse campo

• Centro Custo: Centro de Custo do projeto, que usualmente significa a identificação deste mesmo projeto para o sistema financeiro ou contábil. É necessário confirmar se sua fundação necessita de realizar o preenchimento desse campo.
  
  
  

Contabilização por Projeto e Rubrica

Opção de configuração para a integração entre os projetos do Conveniar e o software de controle financeiro ou de contabilidade através de configurações das rubricas do projeto.

• Código do Projeto: Número do projeto para o qual está sendo relacionada a configuração contábil; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Nome do Projeto: Nome do projeto para o qual está sendo relacionada a configuração contábil; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Rubricas: serão apresentadas as rubricas configuradas nesse projeto, e a cada uma deve ser informado o código de identificação da rubrica para o sistema financeiro ou contábil.

Devolução de Recursos

Permite registrar as devoluções de recursos para a financiadora.

• Código do Projeto: Número do projeto para o qual está sendo relacionada à devolução de recursos; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Nome do Projeto: Nome do projeto para o qual está sendo relacionada à devolução de recursos; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Coordenador: será apresentado o nome do coordenador do projeto.

• Vigência: será apresentado nesse campo as datas de início e fim do projeto.

• Localizar Conta: Permite selecionar a conta de onde será debitada a devolução de recursos do projeto. Ao clicar no botão “Procurar Conta” aparece a lista de contas bancárias vinculadas ao projeto.

• Procurar Conta: Abre uma tela para selecionar entre as contas bancárias cadastradas no registro da instituição financiadora, que irá receber a devolução de recursos que sobraram neste projeto. A conta principal será selecionada automaticamente. Só é necessário clicar neste botão caso essa devolução não deva ser registrada na conta bancária principal.

  • Banco: Nome do banco da conta bancária selecionada anteriormente; é preenchido automaticamente pelo sistema, apenas para efeito de visualização.

  • Agência: Agência da conta bancária selecionada anteriormente; é preenchido automaticamente pelo sistema, apenas para efeito de visualização.

  • Conta: Número da conta bancária selecionada anteriormente; é preenchido automaticamente pelo sistema, apenas para efeito de visualização.

  • Confirmar conta bancária: essa opção deve ser selecionada para confirmar que a conta bancária selecionada está correta.

• N° Documento: Número do documento financeiro da devolução do recurso.

• Valor: Valor do lançamento financeiro da devolução do recurso.

• Data Devolução: Data do lançamento financeiro da devolução do recurso.

• Histórico: Informação vinculada ao lançamento financeiro da devolução do recurso.

• Categoria Lançamento: Permite classificar o lançamento financeiro. A Categoria Lançamento é selecionada a partir de uma lista de categorias cadastradas no módulo “Administração” do Conveniar.

• Campo Livre 1: Campo livre que permite ao usuário complementar informações importantes ao lançamento financeiro.

• Campo Livre 2: Campo livre que permite ao usuário complementar informações importantes ao lançamento financeiro.

• Campo Livre 3: Campo livre que permite ao usuário complementar informações importantes ao lançamento financeiro.

• Observação: Observação sobre a devolução do recurso em questão.

 Ativar/Encerrar

O projeto possui quatro possíveis situações, que habilita e desabilita o projeto para realizar diversas ações referentes a sua gestão.

• Código do Projeto: Número do projeto para o qual está sendo ativado/encerrado; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Nome do Projeto: Nome do projeto para o qual está sendo ativado/encerrado; é preenchido automaticamente pelo sistema.

• Situação: status atual do projeto, dentre as seguintes opções:

  • Registrado: situação inicial do projeto ao ser cadastrado. Nesta opção, o projeto não está disponível para realizar pedidos ou fazer consultas de saldos e extratos.

  • Ativo: situação em que o projeto está disponível para realizar pedidos, fazer consultas a saldo e extratos e todas as movimentações durante a vigência do projeto.

  • Inativo/Prestação de Contas: situação que impossibilita o acesso do projeto pelo Portal do Coordenador, mas ainda está disponível para acesso pela fundação. Este estado pode ser selecionado principalmente durante a etapa de prestação de contas.

  • Encerrado: situação em que o projeto não está disponível mais para realizar qualquer movimentação ou consulta.

• Verificar: Realiza uma verificação dos principais itens de cadastro do projeto, exibindo um checklist que aponta os itens obrigatórios e importantes que não foram cadastrados. Caso um item obrigatório não esteja correto, o Conveniar não permite alterar a situação. A configuração do checklist é definida no cadastro de “Configurações dos checklists” no módulo “Administração” do Conveniar.

• Limpar: Limpa a opção selecionada para que seja possível fazer uma nova

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