Como cadastrar um item de patrimônio

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Last updated: Sept 19, 2022
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POR QUE ESSA DÚVIDA? 

Alguns itens adquiridos pela fundação durante a execução de um projeto precisam ser registrados no sistema para acompanhamento do processo de patrimônio, doação, baixa, etc.





QUANDO OCORRE?

A dúvida ocorre quando precisamos fazer o cadastro do item patrimoniado no Conveniar. Lembrando que o sistema pode ser configurado para gerar esse registro automaticamente através do processo de compra, o que é muito útil, pois o sistema já trará informações completas do item e de sua origem.





O QUE FAZER?

Acesse o módulo Patrimônio, menu Patrimônios e clique em Novo.
Na aba Identificação:

  • Selecione o projeto.

  • No campo Patrimônio você pode inserir o número de patrimônio que já é utilizado pela fundação. Caso contrário, você poderá clicar em Gerar Nº Patrimônio que o sistema gerará números sequenciais conforme forem sendo feitos os cadastros.

  • Selecione a opção Patrimoniado se o item já for um patrimônio da fundação.

  • Em seguida, clique em “Procurar” para selecionar o item que será patrimoniado.

  • Na janela que abrir digite o nome do item e clique em procurar. Após localizar o item no catálogo de produtos, clique no ícone selecionar.

  • Selecione a Unidade referente ao item.

  • Selecione a Moeda.

  • Informe o Valor do item.

  • Informe a Data da Compra.

  • Se o item for importado, informe os campos Data Câmbio, Valor Câmbio e Valor Convertido.

  • Informe a Descrição do item.

  • Informe a origem do item, ou seja, qual é o processo de compra que originou a compra do bem, o número da Ordem de Pagamento, o número da nota fiscal, entre outras informações relevantes para encontrar o item rapidamente.

  • Informe o responsável pelo patrimônio.

  • Em seguida vamos informar a localização desse item. Preencha as informações sobre onde esse item se encontra no momento.



Após esses cadastros clique em Próximo.

Na aba Arquivo podemos anexar todos os arquivos necessários referentes ao item patrimoniado (Termo de responsabilidade, termo de doação, foto do produto, etc):

  • Clique em Selecionar arquivo e escolha o arquivo que será anexado;

  • Informe um título para esse arquivo;

  • Se necessário, informe uma descrição sobre o que se refere esse arquivo.

  • Clique “Salvar”.

  • Repita esse procedimento para anexar mais arquivos.

 

Em seguida clique em Próximo.

Na aba Informações, você pode criar um histórico personalizado sobre os acontecimentos relacionados ao bem patrimoniado. Ex.: mudança de localização e/ou responsável, controle do envio de documentos, entre outras inúmeras possibilidades:

  • Selecione o tipo de informação (pode ser cadastrado no menu “Cadastros”);

  • Informe a data dessa informação;

  • Descreva o ocorrido.

  • Clique em “Salvar”.

  • Se não houver mais informações para serem cadastradas então não é necessário preencher os campos dessa aba.

Por fim clique em 'Salvar". Pronto! O cadastro do item patrimoniado foi feito com sucesso.

Repita todo o procedimento para cadastrar um novo item.

 







Algumas observações:

  • para compra internacional, pode-se colocar o valor do cambio conforme a data da nota fiscal e colocar essa informação no campo Descrição;

  • quando a nota tiver dois itens diferentes será necessário realizar dois cadastros de patrimônio;

  • quando a nota tiver um item com quantidade maior que 1, podemos fazer um cadastro único adicionando essa informação sobre a quantidade na aba Informações.






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