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1 - Introdução

Desde o início o Conveniar foi concebido como um sistema focado na gestão de projetos de pesquisa. Nos preocupamos em atender de maneira plena todas as demandas necessárias para tornar o projeto sólido e transparente.

Apesar de todos os esforços, sempre nos foi requisitado um módulo financeiro robusto para abranger o processo como um todo, desde a requisição do coordenador até o pagamento do título no banco. Sempre fomos relutantes em abraçar mais essa funcionalidade, mas conscientes da necessidade dos nossos clientes.

Atendendo, inicialmente, aos clientes que utilizam o Banco do Brasil, disponibilizamos hoje uma nova ferramenta para gestão financeira no Conveniar. Criamos uma nova funcionalidade para envio dos pagamentos para o banco, permitindo também o retorno dos mesmos para o Conveniar.

Nas próximas páginas serão detalhados todos os passos necessários para a gestão financeira destes pagamentos pelo sistema.

2 - Configurações iniciais

Para a gestão eficiente dos lançamentos financeiros, é necessário realizar configurações que visam aumentar a produtividade do usuário e padronizar a forma como as informações são exibidas na tela do gestor financeiro.

2.1 - Configuração de contrato bancário

O primeiro passo é configurar o contrato firmado com o banco para a realização de pagamentos via arquivo. Para a utilização dessa funcionalidade, é necessário que a fundação tenha um número único que permita a transmissão de arquivos de pagamento para o gerenciador financeiro.

Para inserir esse dado no Conveniar, basta acessar o módulo “Integração” e clicar no menu “Configuração”, opção “Configuração de Contrato Bancário”.

Figura 1 - Acesso a configuração de contrato bancário

Para definir o número do contrato, selecione o banco e posteriormente informe o contrato no campo “Número do Contrato”.

Figura 2 - Definição de número do contrato

2.2 - Integração bancária de Lançamentos

Para cada transação enviada ao banco, é necessário categorizar qual é o tipo de pagamento que está sendo transmitido. Para isso, deve-se configurar uma relação de correspondência entre o Conveniar e o Banco do Brasil. É muito importante investir tempo e atenção nesta etapa, pois, uma vez configurado adequadamente, o gestor poupará tempo no futuro, evitando ajustes operacionais.

Antes de detalharmos o funcionamento no Conveniar, é essencial o entendimento de cada tipo de serviço, pois essa é uma tarefa importante para a correta configuração das relações. Os tipos de serviço disponibilizados pelo banco são:

• Pagamento de tributos com código de barras: pagamento de GRU ou qualquer outro tributo que possua código de barras.
• Pagamento de tributos sem código de barras: pagamento de impostos como FGTS, INSS e pagamento de DARF.
• Pagamentos de títulos de cobrança: pagamento de boletos. Por obrigatoriedade da Febraban, é necessário categorizar os títulos em:
  • Liquidação de títulos do próprio banco: Boletos emitidos para pagamento no Banco do Brasil.
  • Liquidação de títulos de outros bancos: Boletos emitidos para pagamento em qualquer outro banco.
• Pagamentos em geral: qualquer outro pagamento que seja efetuado via transferência bancária.

Da mesma forma que a Febraban possui a sua categorização de serviços para o processamento dos pagamentos, o Conveniar possui os seus pedidos e tipos de lançamento. Cada pedido no Conveniar é utilizado para uma finalidade distinta e, para cada pedido, vários são os tipos de lançamento. A título didático, vamos imaginar a seguinte situação:

Vamos pagar o João por um serviço prestado no projeto X. Ao lançar no Conveniar, criamos um pedido de Pagamento de Pessoa Física. Ao aprovar esse pedido, é gerado um controle financeiro que possui vários lançamentos: valor líquido (Pagamento de pessoa física), INSS (INSS – Retenção Pessoa Física e INSS – Encargo Empresarial), IRRF (IRRF Pessoa Física) e ISS (ISSQN). As informações contidas entre parênteses é o que chamamos de tipos de lançamento.

Como o tipo de lançamento é a nossa granularidade mínima de categorização dos lançamentos, precisamos criar uma relação de correspondência entre os serviços do banco e os tipos de lançamento do Conveniar.

Para realizar essa configuração, acesse o módulo “Integração”, clique no menu “Configuração” e acesse a opção “Integração Bancária de Lançamentos”.

Figura 3 - Menu de acesso a Integração Bancária de Lançamentos

O primeiro passo é selecionar o banco que será utilizado (configuração disponível somente para o Banco do Brasil).

Figura 4 - Seleção do banco para configuração

Feita a seleção, será carregado todos os tipos de lançamento existentes para cada tipo de pedido.

Figura 5 - Configuração de serviço para os tipos de lançamento

Selecione cada registro da tabela e defina o tipo de serviço correspondente:

Figura 6 - Seleção de serviços

• Serviço: São os tipos de serviço fornecidos pela Febraban. Recomenda-se a revisão desses tipos no início da seção 2.2.
• Tipo de serviço de lote: De acordo com a seleção feita no item anterior, serão carregadas algumas configurações do tipo de pagamento a ser realizado no banco. De maneira geral, esse tipo de serviço facilita a identificação do pagamento, não impactando no arquivo enviado ao banco.
• Forma de lançamento: Forma como o lançamento será processado no banco. Ex.: crédito em conta, DOC/TEC, DARF Normal, GPS.
• Definir itens selecionados: Após a seleção dos registros na tabela e escolha do serviço, o botão salva as informações nas linhas correspondentes.
• Limpar configurações selecionadas: Dado uma seleção de registros que já possuam serviços definidos, o botão limpa todas as configurações salvas.

Um questionamento comum neste momento seria, por exemplo: “Nem sempre eu faço o pagamento X como crédito em conta”. O que você deve ter em mente na configuração dessa tela é: qual o tipo de serviço bancário ocorre com maior frequência para um dado tipo de lançamento no Conveniar? Nessa etapa estamos configurando padrões que vão agilizar o trabalho posteriormente. Obviamente, no momento da exportação estará habilitada a função de alteração do tipo de serviço para cada pagamento.

3 - Gestão financeira

Depois de realizadas as configurações iniciais, o sistema se torna apto a realizar a gestão financeira dos lançamentos.

3.1 - Critérios de consulta

O filtro de consulta disponibiliza alguns critérios para facilitar a busca de lançamentos que estão aguardando pagamento.

Figura 7 - Critérios de busca - Gestão financeira

• Data de vencimento: permite o filtro pela data de vencimento dos lançamentos. Por padrão, o sistema traz a data atual como limite inferior e adiciona sete dias para o limite superior.
• Data de criação: permite o filtro pela data de criação dos lançamentos, ou seja, pela data de aprovação dos mesmos.
• Valor do lançamento: valor original dos lançamentos.
• Situação: filtra pela situação do lançamento: aberto, integrado, liquidado, cancelado, estornado, etc.
• Tipo de lançamento: filtra por tipos específicos de lançamento.
• Banco pagador: lista de todos os layouts de exportação de arquivo remessa para o banco. Para efetuar a exportação é necessário selecionar o layout para a busca, caso contrário a tela será utilizada somente para consulta. Se não houver nenhum banco pagador configurado, entre em contato com o suporte do Conveniar.
• Crédito/débito: filtra os lançamentos pelo seu tipo. Por padrão, serão filtrados os lançamentos de débito.
• Consultar: realiza a consulta dos lançamentos com base no filtro criado.
• Redefinir filtros: limpa o filtro criado e coloca o padrão inicial do sistema.
• Exportação para banco: após a seleção dos lançamentos na tabela, gera o arquivo remessa com os registros para a importação no gerenciador financeiro do banco.

3.2 - Visão Geral

Para facilitar a organização, os lançamentos são separados em quatro abas distintas: pagamentos em conta, boletos bancários, impostos com código de barras e impostos sem código de barras. Os pagamentos são configurados automaticamente em cada uma das abas de acordo com algumas regras pré-estabelecidas. Sempre é levado em consideração a forma de pagamento do lançamento no Conveniar (depósito, boleto ou outros) e os tipos de serviço configurados na seção 2.2.

3.2.1 - Funções básicas

Algumas particularidades são comuns a todos os tipos de pagamento e devem ser analisadas separadamente para melhor entendimento do seu funcionamento.

Figura 8 - Visão geral dos tipos de pagamento

Cada lançamento possui uma situação que permite ou impede a exportação do mesmo para o banco:

• Os lançamentos que possuem o ícone   estão integrados, ou seja, já foram exportados em algum momento para o banco e não receberam o retorno confirmando o processamento. Ao passar o mouse em cima do ícone, podemos observar o detalhamento da situação:
  
  

Figura 9 - Detalhes do lançamento integrado

• Os lançamentos que possuem o ícone   estão com alguma pendência que impede a exportação. Ao posicionar o mouse em cima do ícone, verificamos a situação em que o mesmo se encontra. A resolução de pendências será tratada com detalhes na seção 3.3 deste documento.
• Se o lançamento possuir uma caixa de seleção, ele estará apto para entrar no processo de comunicação com o banco.

• O ícone  , destacado em vermelho na acima, aparece no canto direito de cada aba a partir do momento em que a mesma se torna ativa. Conforme a Figura 8 sugere, duas opções serão apresentadas ao clicarmos no ícone:

3.2.2    Alterar tipo de serviço de integração

  Alterar tipo de serviço lote e forma de lançamento: Como vimos na seção 2.2, é necessário criar uma relação de correspondência entre os tipos de lançamento do Conveniar e os tipos de serviço utilizados para a comunicação com o banco. Como abordado, tal configuração define padrões para evitar a troca manual de serviço a todo momento. Quando se fizer necessário, o gestor pode - e deve - trocar para o serviço mais adequado. Existem duas formas de realizar esse procedimento:

1 – Método A – Selecione os registros que deseja alterar e clique no ícone .

Figura 10 - Alterar tipo de serviço e forma de lançamento

Agora basta selecionar as configurações corretas e clicar em “Confirmar”. Atente-se a informação: “Esta alteração no Tipo de Serviço de Lote e Forma de Lançamento é considerada apenas para o momento da exportação dos registros.”, ou seja, ela não salva como padrão para futuras consultas.

2 – Método B – Nas colunas “Tipo Serviço Integração” e “Forma Lançamento Integração”, é permitida a edição, para cada lançamento, dessas duas informações:

Figura 11 - Editar serviço na célula correspondente

O botão de edição é exibido ao passarmos o mouse sobre a célula . Se clicarmos para editar, é mostrada a seguinte situação:

Figura 12 - Selecionar nova forma de lançamento

Após a alteração, em ambos os casos, a célula alterada ficará com um * informando que essa é uma alteração temporária.

Figura 13 - Registros com serviços alterados

3.2.3    Agrupar registros

Agrupar registros selecionados: Em alguns casos pode ser necessário agrupar lançamentos para pagamento de um documento único. De maneira geral, por exemplo, é gerado uma guia de imposto para cada projeto ou uma guia única para todos (ISS). Como o Conveniar gera lançamentos individuais para cada pagamento efetuado, devemos agrupar todos os lançamentos até que o montante seja igual ao valor da guia gerada para pagamento.

Existem duas formas de agrupamento que fornecem resultados equivalentes:

1 – Selecionar os lançamentos desejados e clicar na opção “Agrupar registros selecionados”.

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