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Para o perfeito funcionamento do Conveniar no cadastro do Projeto e na tomada de decisão do gestor, é necessário suprir o sistema com informações básicas para a utilização futura do mesmo.
Guia de Cadastros Auxiliares para Projetos do Conveniar
Para se cadastrar um projeto no Conveniar, é necessário a realização de alguns cadastros prévios para que seja possível preencher todas as opções solicitadas no formulário. Logo, segue o passo-a-passo de como cadastrar alguns desses cadastros que são os mais comuns.
Cadastro de Pessoa Física
Para cadastrar uma pessoa física, basta acessar o módulo “Administração”, clicar no item do menu “Pessoa” -> “Pessoa Física”.
Lembre de verificar se a pessoa física já está cadastrada. Se sim, entre no cadastro, organize os dados e complete-os.
Se não, clique no botão “Novo” e realize o cadastro.
Acesso aos cadastros de Pessoa Física
Lembre-se também de verificar o tipo da pessoa física. Se ela for um Coordenador ou alguma pessoa que vá utilizar o Portal do Coordenador, ela precisa ser classificada como “Cliente”. Se for funcionário da fundação, precisa marcar a opção “Funcionário”.
Formulário de cadastro de pessoa física
Cadastro de Usuário
Quando a pessoa física é um funcionário da fundação, um coordenador de projeto ou é alguém que também irá ter acesso ao portal do coordenador, deverá ser criado um usuário para essa pessoa física no seguinte caminho.
No módulo “Segurança”, clique no item “Usuários” do menu, e clique no botão “Novo”.
Acesso aos cadastros de Usuário
Procure a pessoa física que deseja vincular o usuário a ser criado.
Lembre-se de marcar o “Grupo de Acesso” correspondente à pessoa que está sendo cadastrada.
Marcação do Grupo de Acesso
Na criação do “Usuário”, procure seguir o padrão, juntando o primeiro nome à primeira letra do último sobrenome, tudo em minúsculo, sem acentos e sem caracteres especiais. Exemplo: para “João Almeida Santos Coelho”, ficaria apenas joaoc. Caso os coordenadores e funcionários possuam um e-mail corporativo, também seria interessante a utilização do mesmo. Supondo a existência do e-mail jose.manoel@ufv.br, utilizaríamos o usuário “jose.manoel”. Outro exemplo, caso o e-mail seja mariajose@funarbe.org.br, utilizaríamos o usuário “mariajose”. Desta forma, como a pessoa já estaria familiarizada com tal usuário, a memorização ficaria facilitada e já garantiria exclusividade de login*.
Cadastro de Pessoa Jurídica
Para cadastrar uma pessoa jurídica, basta acessar o módulo “Administração”, clicar no item do menu “Pessoa” -> “Pessoa Jurídica”.
Lembre de verificar se a pessoa jurídica já está cadastrada. Se sim, entre no cadastro, organize os dados e complete-os.
Acesso aos cadastros de Pessoa Jurídica
Se não, clique no botão “Novo” e realize o cadastro.
Lembre-se também de marcar se a pessoa jurídica é uma Instituição, se é financiadora e/ou é fornecedora.
Formulário de cadastro de Pessoa Jurídica
Cadastro de Centros e Departamentos
Para Cadastrar Centros e Departamentos vinculados a uma pessoa jurídica, é necessário primeiramente que, no cadastro dessa pessoa jurídica, esteja marcada a opção “Instituição”, como ilustrado na imagem acima.
Após isso, vá ao módulo “Administração” e clique em “Pessoa” -> “Instituição executora”.
Encontre a instituição correspondente, entre dentro do registro clicando no ícone à esquerda “Editar registro”.
Entre com os dados dos Centros e posteriormente dos Departamentos. Lembrando que um Departamento sempre está dentro de um Centro.
Acesso aos cadastros de Centros e Departamentos de Instituições Executoras
Cadastro de projetos
Para cadastrar projetos, vá ao módulo “Projeto”, clique no item “Projetos” do menu, e após, clique em “Novo”.
Acesso aos cadastros de Projetos
Para visualizar um projeto já cadastrado, basta marcar se você quer um projeto seu ou não, selecionar o status do projeto, colocar um filtro e clicar em “Aplicar filtro”.
Lembrando que, se clicar em “Apertar filtro” com o campo vazio, ele busca tudo.
É necessário que seja feita uma avaliação de cada projeto, pois cada um irá carecer de uma quantidade específica de informações para a sua gestão, e quando necessário, para sua prestação de contas.
O cadastro do projeto em si é bem intuitivo e gestor deve passar por cada opção, preenchendo a informação se o projeto possui-la.
Lembrando que ao fim do cadastro, no item “Ativar/Encerrar”, é possível verificar no check-list se está faltando algum item obrigatório ou importante do cadastro.
Para isso, basta apenas clicar no botão “Verificar”.
Checklist em cadastro de projetos
Importante ressaltar também que o item “Liberação de Recursos” não deve ser operado nesse primeiro momento e que nenhum projeto deve ter o seu status alterado. Essas serão etapas a serem executadas posteriormente.
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