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Este Guia tem por objetivo orientar os coordenadores de projetos a utilizar o sistema Conveniar, através do Portal do Coordenador. |
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Na aba Despesas devem ser lançados, um a um, os comprovantes das despesas realizadas. Esses comprovantes podem variar muito, desde notas fiscais, recibos, tickets, entre outros. O Conveniar exige apenas os campos Descrição e Valor como obrigatórios, mas é importante a inserção do maior número de informações possíveis. Solicita à fundação a aquisição de algum bem material ou serviço para o projeto. Para acessar o formulário basta clicar no ícone Pedido de Compra/Serviço da imagem abaixo.
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Este guia tem por objetivo orientar os coordenadores de projetos a utilizar o sistema Conveniar, através do Portal do Coordenador.
Neste Portal, o coordenador pode realizar pedidos de compras, pagamentos, adiantamentos e receitas, resolver as pendências dos seus projetos, Este guia tem por objetivo orientar os coordenadores de projetos a utilizar o sistema Conveniar, através do Portal do Coordenador.
Neste Portal, o coordenador pode realizar pedidos de compras, pagamentos, adiantamentos e receitas, resolver as pendências dos seus projetos, visualizar as pendências da fundação relacionadas a seus projetos, consultar saldos e extratos e outras informações referentes aos projetos que coordena, como: informações do projeto, plano de trabalho, eventos vinculados aos projetos, recursos liberados, cotações de produtos, entre outros.
A seguir estão detalhadas as funções mais importantes e essenciais para o coordenador realizar a interação com a fundação durante a execução do projeto.
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Estes ícones têm o objetivo de permitir a criação de novos pedidos rapidamente a partir da tela inicial do Conveniar. Basta clicar no ícone referente ao tipo de pedido que se deseja criar para acessar o formulário já em modo de edição de um novo pedido. Os ícones são agrupados conforme características comuns.
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Grupo Compras, para pedidos de compra de produtos e serviços.
Grupo Pagamentos, para pedidos de pagamento em geral, como diárias, pessoa jurídica (notas fiscais), pessoa física (RPA), reembolso de despesas, bolsas e transferências entre projetos.
Grupo Adiantamentos, para pedidos de adiantamento e acertos de adiantamento (prestação de contas) de viagens e/ou despesas.
Grupo Receitas, para pedidos que gerem receitas para o projeto.
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À direita, na tela inicial do Conveniar, é possível visualizar as suas pendências, ou seja, pedidos que estão aguardando alguma ação sua. O sistema informa qual o tipo de pedido e a pendência de ação. Clicando no número da pendência, o sistema abrirá uma lista dos pedidos desta pendência.
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Nos pedidos listados, basta clicar no ícone do início da tabela para editar o pedido correspondente. Caso tenha dúvidas da pendência, acesse o Histórico do pedido para visualizar as etapas já realizadas e possíveis observações.
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Voltando à tela de início do sistema, logo abaixo das 'Suas pendências' aparece as Pendências da Fundação. Nestas pendências estão todos os pedidos que, de alguma forma, estão em processamento ou aguardando aprovação do setor competente na fundação.
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Menu
Outra forma de acesso aos pedidos do sistema é através do menu. Este agrupa os formulários por tema.
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Para os pedidos existentes na tela principal, basta passar o mouse em cima do menu Pedidos. Serão exibidos todos os tipos de pedidos. Para acessar os formulários, basta selecionar o nome do pedido e clicar.
Para voltar à tela inicial do Conveniar basta clicar em Início no menu.
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Sair
Para sair do Conveniar basta clicar em Sair localizado no lado superior direito da tela.
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Consultas
O menu Consultas possui várias opções de filtro sobre as informações de projetos, de compras, e de eventos. Vamos passar por cada uma das opções desse menu, a seguir.
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Cotações de Produto
Nesse filtro serão listadas todas as cotações do produto informado.
Informe o nome do produto no campo Produto. Ou, clique em Procurar e faça a busca do produto pelos campos Descrição, Código, Produto ou Categoria.
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Após selecionar o produto, clique em Consultar.
O Conveniar apresentará as informações das cotações recebidas para o produto informado. O fornecedor que cotou, a data da cotação, o valor e a moeda.
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, a data da cotação, o valor e a moeda.
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Plano de trabalho
Na consulta por Plano de Trabalho, informe o projeto que deseja consultar e clique em Consultar. O sistema apresentará o plano de trabalho cadastrado para o projeto consultado.
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Itens de Compra/Serviço
Nesse filtro é possível buscar itens de pedidos de compra/serviço, e obter informações sobre o andamento de sua compra.
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Essa consulta apresenta as informações dos projetos que o usuário logado tem acesso.
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Meus Eventos
Nessa consulta o Conveniar apresentará todos os eventos relacionados aos projetos que o usuário logado tem acesso.
Na coluna Inscrições, o sistema apresenta as informações relacionadas à inscrições no evento. E na coluna Receita, o sistema apresenta as informações relacionadas aos pagamentos.
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Pedidos de Compra/Serviços
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Caso o pedido de compra esteja na situação Registrado, é possível clicar no ícone para edição ou cancelamento do pedido, ou envio para a fundação.
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Pedidos de Pagamento
Nesse filtro o coordenador pode consultar por diferentes tipos de pedidos, realizando o filtro por projeto, ou por vencimento, por uma situação, ou ainda por favorecido, como mostrado na imagem abaixo.
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Pedidos de Parecer Técnico
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Nessa consulta o Conveniar apresentará informações dos valores liberados, à liberar, e executado, nas rubricas de um determinado projeto.
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Aqui, o coordenador consegue a listagem dos inscritos do evento por Serviço/Minicurso. Basta informar o evento, e o serviço/Minicurso que deseja consultar.
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Relatórios Técnicos
Na consulta dos relatórios técnico, é possível realizar um filtro por relatórios de um determinado projeto, ou relatórios que ainda estão pendentes de envio.
Nessa tela, caso o relatório esteja com a situação Pendente, o coordenador do projeto deve clicar no ícone da coluna Arquivos, adicionar o relatório e em seguida clicar em Enviar. O relatório será enviado para a fundação e deixará de estar pendente.
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Saldo de Projetos
A consulta de saldo é a forma mais simples e rápida de identificar qual é o recurso disponível que seu projeto possui.
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Com o Conveniar, é possível realizar uma consulta do saldo de seus projetos a qualquer momento, bastando acessar o menu “Saldo” Saldo, destacado na imagem abaixo, escolher seu projeto e a data em que deseja visualizar o saldo, assim como ilustrado na figura abaixo.
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Ao clicar em Consultar, o sistema carregará na tela o saldo de cada rubrica do projeto selecionado, e o saldo total do projeto.
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Extrato de Projetos
O extrato do projeto é um relatório de todas as movimentações financeiras de seu projeto em um intervalo de tempo. Nele é possível visualizar de forma analítica cada lançamento de entrada ou saída de recurso do seu projeto.
Para visualizar um extrato, clique no menu “Extrato”, sinalizado na imagem abaixo Extrato, selecione seu projeto, ajuste o intervalo de data e clique em “Extrato Simplificado” ou “Extrato Completo” Extrato Simplificado ou Extrato Completo.
O extrato simplificado não traz lançamentos estornados e nem cancelados. Já o extrato completo, traz todos os lançamentos incluindo lançamentos estornados e cancelados.
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Como ilustrado na imagem abaixo, é possível perceber que o extrato é organizado de acordo com as rubricas contidas no projeto.
Para conseguir mais detalhes sobre como realizar análise do seu extrato, entre em contato com o gestor do seu projeto.
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Em todos os tipos de pedidos, a primeira informação solicitada é a escolha do Projeto em qual projeto que o pedido será realizado. Após esta seleção o Conveniar já apresenta uma série de informações a cerca do projeto, inclusive habilitando o botão Plano de Trabalho, que apresenta o saldo das rubricas e os itens aprovados no projeto. Além disso, o sistema apresenta informações importantes, como coordenador, vigência e saldo do projeto. Todas estas informações são de extrema relevância para a tomada de decisão na realização dos pedidos e serão também consideradas na aprovação do pedido pelo gestor do projeto na fundação.
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Solicita à fundação a aquisição de algum bem material ou serviço para o projeto. Para acessar o formulário basta clicar no ícone Pedido de Compra/Serviço da imagem abaixo.
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Após clicar no ícone de novo pedido de compra/serviço na tela principal o formulário a seguir será aberto.
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Na aba Identificação é solicitado o preenchimento dos seguintes campos:
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Ao terminar o cadastro das informações da primeira etapa, clique no botão Próximo. O pedido será salvo e o sistema avança para a aba Local de Entrega.
No Local de Entrega define-se um ou mais locais para entregar os produtos/serviços do pedido de compra.
Preencha as informações sobre o local de entrega e clique em Adicionar para inserir.
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O Conveniar já sugere como local de entrega o endereço da instituição/departamento cadastrado para o projeto. O usuário deve completar ou mudar os dados do local de entrega. É importante adicionar informações como telefone para contato e, se necessário, observação de entrega.
Ao terminar o cadastro do local de entrega, clique no botão Próximo. Na próxima aba deverão ser inseridos os Itens do Pedido. Podem ser pedidos um ou vários itens de compra, seja produto ou serviço.
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Botão Procurar: Permite procurar um produto/serviço no catálogo de produtos e serviços da fundação. Ao selecionar o produto/serviço na tela de busca, ele irá preencher o campo Código do Produto e sugerir as informações de nome do Produto, Unidade e Descrição.
Produto não encontrado no catálogo: Quando o produto não é encontrado no catálogo, deve-se marcar esta opção e descrever o nome do produto/serviço no campo Produto e o detalhamento no campo Descrição.
Botão Itens Aprovados: Através deste botão é possível visualizar, como itens de compra, os produtos/serviços previstos no Plano de Trabalho do projeto e cadastrados pelo gestor do projeto na fundação.
Descrição: É muito importante detalhar ao máximo as características do produto/serviço que se deseja adquirir para facilitar o trabalho do comprador e para que o produto/serviço adquirido atenda ao projeto.
Preço Sugerido Unitário: Caso tenha ideia do valor aproximado do produto/adquirido, este campo auxiliará o comprador na montagem e nas tomadas de decisão auxiliará o comprador na montagem e nas tomadas de decisão do processo de compra.
Preencha as informações do item e clique em Adicionar Item para compor o seu pedido.
Ao final desta etapa clique no botão Próximo para ir para a aba Sugestão de Fornecedor.
O objetivo desta aba é que o solicitante possa sugerir fornecedores para a realização do processo de compra.
Preencha as informações do item e clique em Adicionar Item para compor o seu pedido.
Ao final desta etapa clique no botão Próximo para ir para a aba Sugestão de Fornecedor.
O objetivo desta aba é que o solicitante possa sugerir fornecedores para a realização do processo de compra. Quanto mais informações fornecidas, mais agilidade o comprador conseguirá realizar a compra e mais acertado será o processo em atender os objetivos desta compra.
A indicação é por produto. Assim, basta escrever o nome dos fornecedores sugeridos no campo Sugestão de fornecedor, marcar para quais produtos serão registrados e clicar no botão Definir Fornecedor.
No campo Arquivos Anexos, é possível adicionar arquivos que julgar importante para a compra do produto.
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Pedido de Adiantamento
É um pedido de solicitação de liberação de recurso antecipado, para um favorecido poder realizar pagamento de despesas de viagens e/ou pagamentos diversos. Porém, é importante verificar as restrições deste procedimento no regimento interno da fundação e nas leis de utilização dos recursos financeiros firmadas no contrato/convênio do Projeto.
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Acerto de Adiantamento
Aba Acerto de adiantamento
É Quanto mais informações fornecidas, mais agilidade o comprador conseguirá realizar a compra e mais acertado será o processo em atender os objetivos desta compra.
A indicação é por produto. Assim, basta escrever o nome dos fornecedores sugeridos no campo Sugestão de fornecedor, marcar para quais produtos serão registrados e clicar no botão Definir Fornecedor.
No campo Arquivos Anexos, é possível adicionar arquivos que julgar importante para a compra do produto.
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Pedido de Adiantamento
É um pedido de solicitação de liberação de recurso antecipado, para um favorecido poder realizar pagamento de despesas de viagens e/ou pagamentos diversos. Porém, é importante verificar as restrições deste procedimento no regimento interno da fundação e nas leis de utilização dos recursos financeiros firmadas no contrato/convênio do Projeto.
Após selecionar o Projeto, deve-se selecionar a pessoa que receberá o adiantamento através do campo Favorecido.
Atenção para a opção Pessoas Relacionadas, se ela estiver selecionada, então, só será possível selecionar pessoas previamente cadastradas no projeto selecionado no campo anterior. Mas, se essa opção não estiver selecionada, então, podem ser selecionada quaisquer pessoa que já estiver cadastrada no Conveniar, não só no projeto.
No botão Consultar Adiantamentos Pendentes, o sistema apresenta todos os pedidos de adiantamento aprovados para o favorecido selecionado, que ainda não foram acertados. Nesse botão também é informado se o favorecido selecionado, está liberado ou bloqueado para receber um novo adiantamento.
Em seguida é solicitada a Forma de Pagamento, o Valor desse adiantamento, e a Finalidade.
Acerto de Adiantamento
Esse pedido é a prestação de contas de um determinado adiantamento realizado anteriormente. Caso o recurso tenha sido insuficiente, o Projeto ressarcirá ao favorecido a diferença das despesas comprovadas. Caso o recurso não tenha sido totalmente utilizado, deverá ser devolvido à fundação, que creditará o no saldo do Projeto.
Para realizar o pedido de acerto, é necessário escolher quais pedidos de adiantamento estão sendo acertados. A lista dos pedidos de adiantamento em aberto de seus projetos será exibida na tela.
O Conveniar permite o acerto através de Diárias/Frete, de Diárias/Frete e Despesas, apenas Despesas, e Devolução. A devolução deve ser utilizada quando o adiantamento não é utilizado, então, não tem o que prestar contas. Verifiquem em sua fundação os tipos de acertos permitidos. Essa escolha habilitará ou não as abas seguintes para preenchimento das informações.
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Aba Diárias
É necessário cadastrar os trechos da viagem, com data e hora da partida da origem, e da chegada ao destino, e clicar no botão Adicionar. O botão Retorno, disponível na tabela com os trechos cadastrados, facilitada o cadastramento do trecho que retorno da viagem preenchendo os campos de origem e destino com as cidades invertidas. Basta, então, preencher as datas e horários de partida, e chegada do trecho de retorno.
Na sequência o Conveniar já apresenta a Tabela de diárias utilizada para o projeto selecionado, e o usuário deve escolher o Tipo de diária a ser pago. A Quantidade de diárias é calculada com base nos trechos cadastrados. Clique no botão Calcular para gerar o valor total de diárias.
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Aba Despesas
Na aba Despesas devem ser lançados, um a um, os comprovantes das despesas realizadas. Esses comprovantes podem variar muito, desde notas fiscais, recibos, tickets, entre outros. O Conveniar exige apenas os campos Descrição e Valor como obrigatórios, mas é importante a inserção do maior número de informações possíveis.
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Se o valor gasto seja maior que o valor adiantado, o sistema solicita informação para realizar um Complemento de recurso ao Favorecido. Caso contrário, o sistema exige informações da Devolução do recurso restante ao projeto através de comprovante de depósito ou entrega em dinheiro.
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Reembolso
O reembolso é solicitado para ressarcir uma pessoa de despesas que tenham sido realizadas para o projeto e pagas com recursos próprios. Porém, é importante verificar as restrições deste procedimento pela fundação, financiadora e condições de contrato/convênio. Para solicitar o reembolso, é necessário cadastrar os comprovantes de despesas, como notas fiscais, recibos ou outros.
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Por último, podem ser anexados arquivos dos comprovantes de despesas.
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Pagamento de Diária/Frete
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É possível adicionar arquivos no campo ‘Arquivos Anexos (opcional)’.
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Aba Trechos
É necessário cadastrar os trechos da viagem, com data e hora de partida da origem, e da chegada no destino. E, clicar no botão Adicionar.
O botão Retorno, disponível na tabela com os trechos cadastrados, facilitada o cadastramento do trecho que retorno da viagem preenchendo os campos de origem e destino com as cidades invertidas. Basta, então, preencher as datas e horários de partida e chegada do trecho de retorno.
O botão Consultar Trecho permite visualizar outros trechos de viagens para o mesmo Favorecido em datas próximas. E verificar se não há conflitos entre viagens já cadastradas para esse favorecido.
Figura 35 - Adicionar trecho.
Aba Diárias
Na aba Diárias o Conveniar apresenta a Tabela de diária utilizada para o projeto selecionado, e o usuário deve escolher o Tipo de diária a ser pago. A Quantidade de diárias é calculada com base nos trechos cadastrados. Clique no botão Calcular para gerar o valor total de diárias.
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Figura 36 - Adicionar diária.
Aba Fretes
Apesar de existir a opção Frete, poucas são as fundações e financiadoras de projeto que permitem o pagamento de quilometragem de viagem na utilização de carro próprio em viagens do projeto. Caso seu projeto permita esse tipo de despesa, basta preencher os campos correspondentes no grupo Dados do Veículo, e clicar no botão Salvar. Na sequência escolha o Tipo de Frete e clique no botão Calcular. O Conveniar calcula o valor total de frete pela multiplicação da quantidade de quilômetros pelo valor unitário.
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Figura 37 - Adicionar frete.
Aba Despesas
Na aba Despesas devem ser lançados, um a um, os comprovantes das despesas realizadas. Esses comprovantes podem variar muito, desde notas fiscais, recibos, tickets, entre outros.
O Conveniar exige apenas os campos Descrição e Valor como obrigatórios, mas é importante a inserção do maior número de informações possíveis. Preencha os campos e clique em Adicionar, para inserir uma despesa. Depois repita esse procedimento para inserir as próximas despesas.
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Figura 38 - Adicionar despesas.
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Aba Diárias
Na aba Diárias o Conveniar apresenta a Tabela de diária utilizada para o projeto selecionado, e o usuário deve escolher o Tipo de diária a ser pago. A Quantidade de diárias é calculada com base nos trechos cadastrados. Clique no botão Calcular para gerar o valor total de diárias.
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Aba Fretes
Apesar de existir a opção Frete, poucas são as fundações e financiadoras de projeto que permitem o pagamento de quilometragem de viagem na utilização de carro próprio em viagens do projeto. Caso seu projeto permita esse tipo de despesa, basta preencher os campos correspondentes no grupo Dados do Veículo, e clicar no botão Salvar. Na sequência escolha o Tipo de Frete e clique no botão Calcular. O Conveniar calcula o valor total de frete pela multiplicação da quantidade de quilômetros pelo valor unitário.
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Aba Despesas
Na aba Despesas devem ser lançados, um a um, os comprovantes das despesas realizadas. Esses comprovantes podem variar muito, desde notas fiscais, recibos, tickets, entre outros.
O Conveniar exige apenas os campos Descrição e Valor como obrigatórios, mas é importante a inserção do maior número de informações possíveis. Preencha os campos e clique em Adicionar, para inserir uma despesa. Depois repita esse procedimento para inserir as próximas despesas.
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Aba Prestação de Contas
A aba Prestação de Contas, deve ser utilizada quando o favorecido do pedido de diária/frete tem que prestar contas do valor pago no pedido. Ela ficará liberada, ou não, após a aprovação do pedido.
Ao aprovar o pedido, o gestor deve selecionar a opção 'Exigir prestação de contas do pedido' para que a aba fique liberada. Caso contrário, a aba Prestação de Contas permanecerá inabilitada.
Após anexação dos arquivos, o gestor do projeto pode aprovar a prestação de contas ou reprovar.
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Pagamento de Bolsa
É a solicitação para pagamento de bolsas. Selecione o Projeto que pagará a bolsa, a Meta e Etapa desse projeto. Se os campos Meta e Etapa estiverem bloqueados, é porque esse projeto não tem essas informações cadastradas.
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No campo Arquivos Anexos (opcional), é possível adicionar arquivos que julgar importante.
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Figura 39 - Pedido de pagamento de bolsa.
que julgar importante.
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Pagamento de Pessoa Jurídica
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Nos dados da Nota Fiscal / Recibo preencha com os dados do documento. Número do Documento é o número da nota fiscal ou do documento correspondente. Valor: preencha com valor bruto do documento a ser pago. Em caso de haver retenções de impostos, a equipe da fundação se encarregará de definir e realizar os procedimentos necessários. Data de Vencimento: sugestão da data que o pagamento deve ser realizado.
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Pagamento de Pessoa Física
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Local de Entrega da fatura: deve conter o endereço completo, setor/unidade/departamento e o responsável a quem deve ser encaminhado esse documento.
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Transferência entre Projetos
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Esse pedido também pode ser utilizado para remanejamento de recurso entre rubricas do mesmo projeto. Basta selecione o mesmo projeto no campo Projeto Origem e no campo Projeto Favorecido. E informar no campo Finalidade a rubrica de origem do recurso, e a rubrica de destino do recurso.
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Parecer Técnico
O pedido de Parecer Técnico é enviado ao coordenador do projeto ou solicitante da compra pelo setor de compras da fundação quando o processo de compra chega à etapa de definir os fornecedores que irão entregar os produtos/serviços, em atendimento ao pedido de compra solicitado anteriormente.
Neste pedido de parecer técnico estão inclusas as proposta(s) do(s) fornecedor(es) que cotaram os produtos/serviços que estão sendo comprados. A lista dos fornecedores, bem como as propostas anexadas pode podem ser acessada acessadas na tabela denominada Cotação dos Fornecedores. É imprescindível que estas propostas sejam baixadas (download) e analisadas em detalhe pela pessoa que dará o parecer técnico, pois contém as informações completas das condições e detalhes dos produtos/serviços oferecidos pelos fornecedores, de forma a não haver dúvidas na tomada de decisão relativa à compra.
Caso precise consultar os itens de compra originalmente solicitados, basta clicar no ícone “+” para abrir o grupo de informações Itens do Pedido de Compra/Serviço.
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Figura 44 - Pedido de parecer técnico.
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A seguir, devem-se observar as Condições para realizar o parecer técnico e marcar a opção “Aceito as condições para o parecer técnico”.
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