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Esse guia apresenta todas as etapas necessárias para que um novo usuário tenha acesso ao Conveniar. |
Sumário:
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Guia de
Cadastro de Novo Usuário do Conveniar
Para se cadastrar um
novo usuário, seja funcionário da fundação ou coordenador, é preciso realizar o cadastro de pessoa no módulo Administração, o cadastro do usuário e a inserção do usuário no Grupo Gestor. Esses dois últimos no módulo Segurança.
Cadastro de Pessoa Física
Para cadastrar uma pessoa física, basta acessar o módulo “Administração”, clicar no item do menu “Pessoa”
, opção “Pessoa Física”.
Lembre de verificar se a pessoa física já está cadastrada. Se sim, entre no cadastro, organize os dados e complete-os.
Se não, clique no botão “Novo” e realize o cadastro.
Lembre-se também de verificar o tipo da pessoa física. Se ela for um Coordenador ou alguma pessoa que vá utilizar o Portal do Coordenador, ela precisa ser classificada como “Cliente”. Se for funcionário da fundação, precisa marcar a opção “Funcionário”.
Figura 2 - Formulário de cadastro de pessoa física
Cadastro de Usuário
Quando a pessoa física é um funcionário da fundação, um coordenador de projeto ou é alguém que também irá ter acesso ao portal do coordenador, deverá ser criado um usuário para essa pessoa física no seguinte caminho.
Você pode selecionar todas as opções, caso seja um usuário administrador como no nosso exemplo.
Ainda no cadastro de pessoa física, temos a aba Conta Bancária, onde devemos informar a conta bancária dessa pessoa, para eventuais pagamentos.
Temos a aba Documentos, para anexar documentos importantes relacionados a essa pessoa.
E, a aba Dependentes, para informar quais dependentes essa pessoa possui.
Cadastro de Pessoa Jurídica
Para cadastrar uma pessoa jurídica, basta acessar o módulo “Administração”, clicar no item do menu “Pessoa”, opção “Pessoa Jurídica”.
Lembre de verificar se a pessoa jurídica já está cadastrada. Se sim, entre no cadastro, organize os dados e complete-os. Se não, clique no botão “Novo” e realize o cadastro.
Lembre-se também de marcar se a pessoa jurídica é uma Instituição, se é Financiadora, se é Fornecedora e/ou se é Cliente.
No cadastro de pessoa jurídica, temos a aba Contatos, para cadastro dos contatos de pessoas dessa empresa.
A aba Conta Bancária, para cadastro de contas bancárias relacionadas à empresa, para realização de possíveis pagamentos.
A aba Documentos, para anexar documentos importantes relacionados à empresa.
A aba Produtos, onde podemos informar quais produtos e serviços são oferecidos por essa empresa.
E a aba Tipos de Produtos, onde podemos informar de forma mais genérica os produtos e serviços ofertados por essa empresa.
Cadastro de Usuário
No módulo “Segurança”, clique no item “Usuários” do menu, e clique no botão “Novo”.
Procure a pessoa física que deseja vincular o usuário a ser criado.
Lembre-se de marcar o “Grupo de Acesso” correspondente à pessoa que está sendo cadastrada.
Figura 4 - Marcação do Grupo de Acesso
Na criação do “Usuário”, procure seguir o padrão, juntando o primeiro nome à primeira letra do último sobrenome, tudo em minúsculo, sem acentos e sem caracteres especiais. Exemplo: para “João Almeida Santos Coelho”, ficaria apenas joaoc. Caso os coordenadores e funcionários possuam um e-mail corporativo, também seria interessante a utilização do mesmo. Supondo a existência do e-mail jose.manoel@ufv.br, utilizaríamos o usuário
jose.manoel. Desta forma, como a pessoa já estaria familiarizada com tal usuário, a memorização ficaria facilitada e já garantiria exclusividade de login*.
Cadastro de Pessoa Jurídica
Para cadastrar uma pessoa jurídica, basta acessar o módulo “Administração”, clicar no item do menu “Pessoa” -> “Pessoa Jurídica”.
Lembre de verificar se a pessoa jurídica já está cadastrada. Se sim, entre no cadastro, organize os dados e complete-os.
Figura 5 - Acesso aos cadastros de Pessoa Jurídica
Se não, clique no botão “Novo” e realize o cadastro.
Lembre-se também de marcar se a pessoa jurídica é uma Instituição, se é financiadora e/ou é fornecedora.
Figura 6 - Formulário de cadastro de Pessoa Jurídica
Cadastro de Centros e Departamentos
Para Cadastrar Centros e Departamentos vinculados a uma pessoa jurídica, é necessário primeiramente que, no cadastro dessa pessoa jurídica, esteja marcada a opção “Instituição”, como ilustrado na imagem acima.
Após isso, vá ao módulo “Administração” e clique em “Pessoa” -> “Instituição executora”.
Encontre a instituição correspondente, entre dentro do registro clicando no ícone à esquerda “Editar registro”.
Entre com os dados dos Centros e posteriormente dos Departamentos. Lembrando que um Departamento sempre está dentro de um Centro.
Figura 7 - Acesso aos cadastros de Centros e Departamentos de Instituições Executoras
Cadastro de projetos
Para cadastrar projetos, vá ao módulo “Projeto”, clique no item “Projetos” do menu, e após, clique em “Novo”.
Figura 8 - Acesso aos cadastros de Projetos
Para visualizar um projeto já cadastrado, basta marcar se você quer um projeto seu ou não, selecionar o status do projeto, colocar um filtro e clicar em “Aplicar filtro”.
Lembrando que, se clicar em “Apertar filtro” com o campo vazio, ele busca tudo.
É necessário que seja feita uma avaliação de cada projeto, pois cada um irá carecer de uma quantidade específica de informações para a sua gestão, e quando necessário, para sua prestação de contas.
O cadastro do projeto em si é bem intuitivo e gestor deve passar por cada opção, preenchendo a informação se o projeto possui-la.
Lembrando que ao fim do cadastro, no item “Ativar/Encerrar”, é possível verificar no check-list se está faltando algum item obrigatório ou importante do cadastro.
Para isso, basta apenas clicar no botão “Verificar”.
Figura 9 - Checklist em cadastro de projetos
Importante ressaltar também que o item “Liberação de Recursos” não deve ser operado nesse primeiro momento e que nenhum projeto deve ter o seu status alterado. Essas serão etapas a serem executadas posteriormente
Após criar o usuário para a pessoa física ou jurídica, vá no menu Grupos de Gestores.
Você deve inserir o novo usuário criado em um ou mais Grupos de Gestores. Para saber em qual grupo o usuário deve ser inserido, basta acessar o cadastro do projeto que esse usuário precisa ter acesso, e verificar qual é o Grupo Gestor do projeto. É nesse grupo que o novo usuário deve ser inserido.
De volta no módulo Segurança, após clicar no menu Grupos de Gestores, edite o grupo onde o novo usuário será inserido. Vá na aba Gestores do Grupo, selecione o usuário, informe sua função nesse grupo e clique em Salvar. Esse usuário pode ser inserido em vários grupos de gestores, se for o caso.
Pronto! O novo usuário já pode acessar o Conveniar e verificar o que está liberado em seu acesso.
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