POR QUE ESSA DÚVIDA?
Porque o pagamento da compra pode ser parcelado, o produto ser entregue em etapasNa criação da Ordem de Pagamento, no ato do recebimento do produto, este pode ser entregue parcialmente, pode haver desconto ou despesas acessórias na ordem de pagamento. Nesses casos ocorre o desdobramento da AF/OS (Autorização de Fornecimento/Ordem de Serviço).
QUANDO OCORRE?
Ocorre sempre que a Ordem de pagamento Pagamento tiver um valor diferente do valor do Recurso para Compra ou quantidade de itens diferente.
O QUE FAZER?
Após criar a Ordem de pagamento Pagamento e realizar as devidas alterações, clique em Confirmar. Será gerado um pedido de desdobramento que deverá ser aprovado pelo gestor de compras e, posteriormente, pelo gestor do projeto.
1º Passo
- Após emitir a autorização de fornecimento na etapa AF/OS do processo de compra, clique no menu Compras, opção "Ordens de Pagamento de AF/OS".
- Clique em Novo.
- Insira o número da AF/OS e clique em Procurar.
- Após localização da AF, clique em Salvar.
- Confirme a conta bancária do fornecedor, preencha os campo "Nº Documento", "Data de Emissão", "Data de Entrada" e "Data de Vencimento".
- Clique em Salvar.
A partir desse momento é possível realizar alterações no campo "Itens do Documento". O desdobramento acontece em algumas situações, como as citadas abaixo:
1 - Quando a entrega do produto será feita em etapas Quando há alguma alteração no valor ou quantidade do item.
2 - Quando é necessário mudar o valor do câmbio.
3 - Quando preenchemos o campo "Valores Acessórios".
4 - Quando há alguma alteração no valor ou quantidade do item.
Para todos esses casos é gerado o desdobramento que precisa ser aprovado no módulo Compra e também no módulo Projeto módulo Projeto por ter tido alteração no valor financeiro ou quantidade de recebimento.
2º Passo
Nesse exemplo vamos supor que o fornecedor entregará uma quantidade menor do que a quantidade informada na AF/OS:
- Clique no ícone editar do item.
- Altere a quantidade do item para um valor menor. Nesse exemplo vamos alterar para 0,2.
- Se necessário edite o campo "Valor Total" para o valor que realmente será pago nessa ordem de pagamento.
- Insira uma justificativa e clique em Salvar.
- Se não houver mais alterações para serem feitas, clique em Confirmar no final da tela.
3º Passo
Como a AF/OS e a ordem de pagamento possuem valores diferentes, o Conveniar gera o desdobramento, que precisa ser confirmado no módulo Compra no módulo Compra e depois no módulo Projetomódulo Projeto.
- Clique no menu Compras, no módulo Compra, e então na opção "Desdobramento de AF/OS".
- Insira o número do desdobramento gerado ao confirmar a ordem de pagamento e clique em Aplicar filtro.
- Clique no ícone "Editar registro" do pedido que foi localizado.
- Confira as informações e se tudo estiver correto selecione a opção ‘Confirmar "Confirmar Desdobramento e gerar nova AF/OS’OS". Isso quer dizer que uma nova AF será gerada automaticamente pelo sistema com o restante dos itens, que serão entregues posteriormente. Caso os itens restantes não mais serão recebidos, escolha a outra opção para ignorá-los.
- Em seguida clique no botão ‘Aprovar desdobramento’"Aprovar desdobramento".
- No módulo Projeto, acesse o menu Pedidos , e então a opção "Desdobramento de AF/OS".
- Localize e edite o pedido de desdobramento aprovado anteriormente no módulo Compra.
- Confira as informações e, se tudo estiver correto, selecione a opção '"Confirmar desdobramento' e em ". Em seguida clique em "Aprovar Desdobramento".
Pronto! O desdobramento foi aprovado e uma nova AF foi gerada com o restante dos itens.
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