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Este guia tem como objetivo auxiliar o gestor de compras no seu trabalho diário dentro Conveniar. O documento aborda desde a criação do processo de compra até a chegada da mercadoria para o cliente.


Sumário:



Introdução

Criação de processo de compra através do menu

Para iniciar um processo de compra, basta clicar em “Compras”, na barra principal (Menu) e então clicar na opção “Processos de Compra”.


Figura 1 – Inclusão do processo de compra


Logo após aparecerá a tela “Processos de Compra”, então clique no botão “Novo”.


Figura 2 – Inclusão do processo de compra.



A seguir, tem-se a descrição dos campos da criação do processo de compra.


Criação de processo de compra através de pendências


Quando um pedido de compra é aprovado pelo gestor de projetos, instantaneamente é exibida uma pendência para o comprador, denominada “Pedido de compra aguardando criação de processo de compra”.




Figura 3 - Inclusão do processo de compra.


Ao clicar no número da pendência, o Conveniar exibirá o (s) pedido (s) correspondente (s). Então, é possível selecionar um ou mais pedidos de compra e clicar no botão “Novo Processo de Compra”, para que seja criado um processo contendo os itens de todos os pedidos selecionados.


Figura 4 - Inclusão do processo de compra.


Uma terceira forma de criar um novo processo de compra é abrindo um pedido de compra e clicando no botão “Novo Processo de Compra”, que se encontra dentro do pedido. Com isso, será então criado um processo de compra contendo os itens desse mesmo pedido.


Figura 5 - Inclusão do processo de compra


Identificação

Parte inicial do cadastro que contém informações básicas a respeito do processo de compra.


Figura 6 - Tela de inclusão do processo de compra – Identificação.


  • Nº do Proc. De Compra: Número sequencial gerado pelo sistema que será preenchido automaticamente após salvar o registro.
  • Grupo de Compra: Referente ao grupo gestor responsável por este processo de compra. Grupo gestor que já está definido previamente no cadastro dos grupos de gestores da fundação.
  • Gestor de Compra: Colaborador que faz parte do Grupo de Compra selecionado acima, que será a responsável pelo processo de compra em questão.
  • Procedimento de Compra: Procedimento de compra adotado para o processo. O procedimento de compra está configurado no projeto relacionado ao (s) pedido (s) de compra envolvido (s) neste processo. Vale lembrar que, apesar de o Conveniar permitir que se realize vários pedidos de compra em apenas um processo de compra, não é possível comprar itens de diferentes pedidos em que estes pedidos sejam provenientes de projetos com diferentes procedimentos de compra. Tal procedimentos de compra já foi pré-estabelecido no cadastro do projeto.
  • Nº da Modalidade de Compra: Número do sistema gerado automaticamente quando selecionado a modalidade de compra para o processo.
  • Modalidade de Compra: Modalidade adotada para a execução do processo de compra de acordo com o procedimento de compra, tais como: dispensa de licitação, pregão eletrônico, carta convite, entre outros.
  • Categoria: Categoria na qual o processo se enquadra. Esta é uma classificação interna e exclusiva do setor de compra para o processo de compra em questão.
  • Identificação do Proc. De Compra: Nome do processo de compra. É interessante que o setor de compras estabeleça um padrão para a criação do nome do processo, para que facilite sua identificação no momento em que os gestores abrirem a lista de processos.
  • Observação: Campo reservado para a anotação de observações acerca do processo de compra.
  • Publicar o processo de compra no portal do fornecedor: Caso esteja desmarcado os fornecedores não terão acesso às informações do processo de compra pelo sistema do portal do fornecedor.


Etapas

Painel do processo de compra onde se controla seu andamento por etapas.


Figura 7 - Tela de inclusão do processo de compra - Etapas.



Aceite

Etapa simples, com o objetivo de marcar o início do processo de compra pelo comprador. Quando o processo de compra acaba de ser criado, ele fica destacado na cor vermelha até o momento em que o comprador der o aceite.

Itens do processo

Etapa onde se inclui os itens (pedidos de compra) no processo de compra.

Figura 8 - Tela de inclusão do processo de compra – itens (etapas).


  • Nº Proc. de Compra: Número identificador do processo de compra. Número gerado pelo sistema.
  • Pedidos de Compra/Serviço Pendentes: Espaço para a busca do pedido que se deseja incluir no processo. Basta digitar o número do pedido no campo “Nº Pedido” e clicar em buscar. A consulta incluirá o (s) item (s), referente ao pedido pesquisado, para que se possa fazer a inclusão no processo. Escolha o item a ser inserido e clique no botão “Adicionar Selecionado”.
  • Itens do Processo de Compra: Lista contendo os itens selecionados para o processo de compra. Nesta lista pode-se editar ou excluir os itens selecionados.

Nessa tela também é possível cancelar um item, que por algum motivo não será mais comprado, clicando no botão Cancelar Selecionados. E também é possível retirar um item desse processo sem necessariamente cancelá-lo, clicando no botão Retirar Selecionados.

Após a inclusão de todos os itens desejados marque a opção “Produtos Selecionados” e então clique no botão “Voltar” para que se possa retornar à tela de etapas do processo de compra.

Fornecedor

Etapa para a seleção dos fornecedores que receberão o convite para participarem do processo de compra.

Vale lembrar que, se o e-mail inserido nesse momento não for válido, o fornecedor não receberá a mensagem de e-mail convidando-o para a cotação. Daí, será necessário que o comprador entre em contato com o fornecedor solicitando a proposta para a compra e, por fim, inserindo-a no processo de compra.


Figura 9 - Tela de inclusão do processo de compra – fornecedores (etapas).


  • Nº Proc. de Compra: Número identificador do processo de compra. Número gerado pelo sistema.
  • Fornecedores indicados pelo solicitante do pedido de compra: Caso o solicitante do pedido de compra tenha feito a sugestão de fornecedores para seus itens, estes aparecerão para a inclusão dos mesmos no processo de compra.

Selecionar fornecedor


Figura 10 - Tela de inclusão do processo de compra – fornecedores (etapas) - selecionar fornecedor.


  • CNPJ do Fornecedor: Número do cadastro nacional de pessoa jurídica do fornecedor que se deseja fazer a inclusão. Pode ser feita uma busca clicando no botão “Consulta” para se fazer a pesquisa pelo nome do fornecedor, CNPJ ou cidade. Caso não exista o fornecedor desejado, cadastre-o clicando no botão “Cadastrar” presente na janela aberta pelo botão “Consulta”.
  • Nome do Fornecedor: Nome do fornecedor gerado pelo sistema após a escolha do mesmo no passo anterior.
  • Contato: Nome para contato no fornecedor. Pode ser feita uma busca clicando no botão “Consulta” onde estará presente contatos pré-cadastrados para o fornecedor. Podem inseridos mais de um contato.
  • Fax: Número (s) de Fax para o (s) contato (s) selecionado (s).
  • Telefone: Número (s) de Telefone para o (s) contato (s) selecionado (s).
  • E-mail: Endereço (s) de E-mail para o (s) contato (s) selecionado (s).

Após o preenchimento dos dados efetue a inclusão do fornecedor clicando no botão “Adicionar”.

Fornecedores sugeridos pelo sistema

O Conveniar possui uma ferramenta de sugestão de fornecedores, que comente começar a funcionar a partir de informações que são inseridas e trabalhadas. É possível fazer associações entre produtos do catálogo de produtos com os fornecedores que cotam aquele próprio. Assim, quando aquele produto for cotado, o Conveniar irá sugerir os fornecedores associados à ele.

Na medida que as compras vão sendo realizadas e o sistema vai sendo carregado de informações, o Conveniar começa a cruzar estas informações e sugerir os fornecedores que foram convidados para as últimas cotações dos mesmos itens contidos no processo corrente.


Figura 11 - Tela de inclusão do processo de compra – fornecedores (etapas) - fornecedores sugeridos pelo sistema.


  • Sugerir Fornecedores:
  • Por produto já cotado: Marque esta opção para que a sugestão do sistema também leve em consideração os produtos (itens), presentes no processo, já cotados anteriormente.
  • Pelo catálogo de produtos: Marque esta opção para que a sugestão do sistema também leve em consideração o vínculo (caso exista) entre o catálogo de produtos e fornecedores.
  • Cidade: Digite um nome de cidade para que a pesquisa possa ser feita sobre este filtro.

Após a pesquisa efetuada será exibida uma lista de fornecedores sugeridos. Selecione os fornecedores desejados e clique em “Sugerir Fornecedores”.


Figura 12 - Tela de inclusão do processo de compra – fornecedores (etapas).


  • Fornecedores a serem convidados para participar do processo de compra: Lista contendo os fornecedores participantes do processo de compra. Através desta lista pode-se editar ou excluir um registro.


Figura 13 - Tela de inclusão do processo de compra – fornecedores (etapas) - cotação.


  • Início da cotação: Data de início do processo de cotação.
  • Término da cotação: Data de término do processo de cotação. O Conveniar já carrega um período de 5 dias para cotação, mas esse é apenas um valor padrão, que deve ser alterado conforme a modalidade de compra informada na criação do processo.
  • Tipo de frete: Tipo de frete escolhido para o processo de compra. O frete pode ser escolhido dentre as opções SIF ou FOB, em que no caso SIF, o frete fica por conta do fornecedor. Já no FOB, o frete fica por conta do comprador.
  • Permitir alterar Tipo de Frete na Cotação: Opção para liberar ou não a alteração do tipo de frete por parte dos fornecedores.
  • Moeda: Moeda na qual o processo de compra se dará.
  • Condições e Termo de Aceite da Cotação
  • Texto padrão: Lista de textos (Termos) padrões para que se possa escolher um para a inclusão no processo de compra.
  • Descrição: Texto de acordo com o selecionado no texto padrão, sendo possível fazer as alterações que desejar.


Figura 14 - Tela de inclusão do processo de compra – fornecedores (etapas) - cotação.


  • Local de Entrega: Escolha do local de entrega para os itens do processo de compra. Pode-se deixar o endereço informado pelo cliente, ou optar por especificar local de entrega. Caso a segunda opção seja escolhida, o sistema disponibilizará um formulário para preenchimento dos dados do local (Endereço, Telefone e Observações de Entrega). Ficando possível, através do botão “Copiar Endereço Fundação”, utilizar o endereço da fundação como local de entrega.

Tendo todos os fornecedores selecionados, clique no botão “Solicitar cotação” para finalizar esta etapa do processo.


Cotação

Etapa do processo para receber as cotações dos fornecedores e gerenciá-las.


Figura 15 - Tela de inclusão do processo de compra – cotação (etapas).


  • Nº Proc. de Compra: Número identificador do processo de compra. Gerado pelo sistema.
  • Início da Cotação: Dia e hora de início, definidos na etapa anterior, do processo de cotação.
  • Término da Cotação: Dia e hora do término, definidos na etapa anterior, do processo de cotação.
  • Cotação Encerrada: Caso a cotação tenha sido encerrada, pela data ou por ação do gestor ao clicar no botão “Encerrar cotação”, esta caixa ficará marcada.
  • Botão Encerrar cotação: Botão para que o gestor possa encerrar o processo de cotação de maneira manual, antes da data de término.
  • Parecer Solicitado: Esta opção ficará marcada caso o parecer técnico já tenha sido solicitado pelo gestor ao clicar no botão “Solicitar Parecer”.
  • Botão Solicitar Parecer: Após terminar as etapas de cotação (ver item 3.4.2 - Pedidos da cotação e seus subitens), clique neste botão para ir até a tela de solicitação de parecer técnico.
  • Fornecedor Qualificado: Esta opção ficará marcada caso já tenha sido efetuada a qualificação do fornecedor.
  • Botão Qualificar Fornecedor: Clique neste botão para que o sistema possa qualificar o vendedor entre positivo, negativo e neutro, de acordo com a existência ou não de resposta do fornecedor para o processo de cotação e se o mesmo possui os itens da cotação para a entrega.
  • Botão Prorrogar Cotação: Nesta ação o processo de cotação pode ser prorrogado pelo gestor, mediante justificativa.
  • Botão Cancelar/Inabilitar Cotação: Botão para que se possa anular o processo de cotação já iniciado, também mediante justificativa.
  • Botão Reabrir/Reabilitar cotação: Tem como objetivo a reabertura de algum processo de cotação já encerrado. Tal operação deve ser feita baseada em uma justificativa.


Solicitar Parecer Técnico

Figura 16 - Tela de inclusão do processo de compra – cotação (etapas) – solicitar parecer técnico.


Solicitação de Parecer Técnico

  • Nº Proc. de Compra: Número do processo de compra que está vinculado ao parecer. Gerado pelo sistema.
  • Relatório Mapa de Cotações: é o relatório com todas as cotações recebidas para os itens de processo de compra.


Figura 17 - Tela de inclusão do processo de compra – cotação (etapas) – solicitar parecer técnico.


  • Condições para o Parecer Técnico
  • Condições: Especificação das condições para o parecer técnico do responsável.
  • Descrição: Descrição da condição selecionada no item anterior. Gerado pelo sistema, mas pode ser editado.
  • Enviar solicitação de Parecer Técnico para: Marque a pessoa para quem queira enviar o pedido de parecer técnico.

Após o preenchimento dos dados corretos clique no botão “Solicitar parecer” para concluir.

Pedidos da cotação

Os fornecedores e suas respectivas situações no processo de cotação ficarão listados aqui.

Após clicar no ícone de edição (folha de papel com lápis na frente – somente estará disponível após o encerramento da cotação) é possível editar a cotação enviada pelo fornecedor (em casos em que o fornecedor envia sua cotação por outro canal, como e-mail ou fax, fica a cargo do gestor fazer a edição da proposta deste fornecedor com os dados corretos para manter o sistema alimentado).


Figura 18 - Tela de inclusão do processo de compra – cotação (etapas) - pedidos de cotação.


Pedidos da cotação – Edição

Formulário para que se possa editar/conferir informações a respeito da proposta do fornecedor.

Pedido de Cotação

Informações básicas da proposta de cotação, que são comuns a todos os itens.


Figura 19 - Tela de inclusão do processo de compra – cotação (etapas) - pedidos da cotação/edição - pedido de cotação.


  • Nº Proc. de Compra: Número identificador do processo de compra. Gerado pelo sistema.
  • Nº Pedido de Cotação: Número identificador do pedido de cotação. Gerado pelo sistema.
  • Fornecedor: Nome do fornecedor envolvido na cotação. Gerado pelo sistema.
  • Forma de Pagamento: Opção de pagamento escolhida. Pode ser depósito, boleto ou outro qualquer. Caso seja escolhida a opção de depósito, as opções a seguir deverão ser preenchidas.
  • Banco: Nome do banco referente a conta do fornecedor. Clique botão “Procurar” para fazer uma busca nas opções de conta possíveis para o fornecedor.
  • Agência: Número da agência da opção escolhida do banco. Gerado pelo sistema.
  • Conta: Número da conta da opção escolhida do banco. Gerado pelo sistema.
  • Confirmar conta bancária: Marque esta opção para confirmar as informações da conta bancária.
  • Data do Pedido: Data da realização do pedido de cotação. Gerado pelo sistema.
  • Vigência: Data de vigência do pedido de cotação baseada na data do pedido. Gerado pelo sistema.
  • Situação: Situação em que se encontra o pedido de cotação. Gerado pelo sistema.
  • Alterar Tipo de Frete: Permite a alteração do tipo de frete.
  • Tipo de Frete: Opção do tipo de frete para o pedido de cotação.
  • Valor do Frete: Valor do frete, caso o tipo de frete escolhido tenha sido o FOB (free on board), ou seja, por conta do comprador (Fundação).
  • Data da Proposta: Data de envio da proposta.
  • Tempo de Entrega: Tempo (em dias) estimado de entrega dado pelo fornecedor.
  • Validade da Proposta: Tempo (em dias) da validade da atual proposta.
  • Número da Proposta: Número externo de controle da proposta.
  • Condições de pagamento: Condição de pagamento oferecida pelo fornecedor. Ex.: À vista, 3 vezes, 30/60, etc.
  • Anexar Proposta – Arquivo: Espaço para adicionar uma cópia digitalizada da proposta. Caso a proposta tenha sido enviada via fax ou e-mail é possível anexar este documento ao processo de cotação do sistema. Para adicionar o documento, clique no botão “Arquivo...”, na nova janela que abrir clique em “Selecionar arquivo...”, escolha o arquivo desejado, então clique em “Selecionar”, a janela irá fechar, então clique em “Adicionar Arquivo” na janela principal.


Cotar os Itens do Pedido

Informações da proposta de cada item dada pelo fornecedor.


Figura 20 - Tela de inclusão do processo de compra – cotação (etapas) - pedidos da cotação/edição - cotar os itens do pedido.


  • Itens da Cotação: Lista dos itens da proposta e suas respectivas cotações. Conferir cada proposta feita e caso o fornecedor não tenha enviado proposta pelo sistema, editar todos de acordo com proposta do fornecedor, para isso basta clicar no ícone de edição e preencher os campos a seguir.
  • Produto: Nome do item escolhido para edição.
  • Descrição: Descrição do item escolhido.
  • Fornece o produto/serviço e está disponível?: Informação sobre o fornecedor a respeito da competência e disponibilidade do produto/serviço.
  • Quantidade: Quantidade do item selecionado.
  • Unidade: Unidade de medida do item selecionado, metro, litro, unidade, etc.
  • Moeda: moeda em que a cotação está sendo realizada.
  • Valor Unitário: Valor por cada unidade do item. Unidade escolhida na opção anterior.
  • Valor Total: Valor total calculado pelo sistema de acordo com o número de itens e o valor de cada item.
  • Marca/Modelo: Descrição da marca e modelo do item.
  • Especificação: Descrição das especificações do item.
  • Anexos de especificação do produto/serviço: Espaço para adicionar uma cópia digitalizada da especificação do produto/serviço. Clique no botão “Arquivo...”, na nova janela que abrir clique em “Selecionar arquivo...”, escolha o arquivo desejado, então clique em “Selecionar”, a janela irá fechar, então clique em “Adicionar Arquivo” na janela principal.

Nessa tela, no lado esquerdo dos itens da cotação, existe o botão Adicionar Novos Itens, que deve ser utilizado caso novos itens sejam adicionados no processo de compra após a solicitação da cotação. E também o botão Cambio, para informar o valor do cambio no momento da cotação, caso a moeda seja estrangeira.

Após preencher corretamente cada item, clique em “Salvar Cotação”.

Se o seu processo tiver mais de um item, clique no item seguinte, preencha as informações da cotação e clique em 'Salvar Cotação' novamente.

Taxas do Pedido de Cotação

Informações das taxas existentes no pedido e seus respectivos rateios para cada item.


Figura 21 - Tela de inclusão do processo de compra – cotação (etapas) - pedidos da cotação/edição - taxas do pedido de cotação.


Taxa: Tipo da taxa que será aplicado o rateio para os itens.

Tipo de Rateio: Forma de rateio referente à taxa. Pode ser por item, por quantidade, etc. Gerada pelo sistema.

Tipo de Taxa: Tipo da taxa escolhida. Pode ser por valor, Porcentagem, etc. Gerado pelo sistema.

Valor: Valor da taxa.

Após a inclusão dos dados, clique no botão “Adicionar” para incluir a taxa. Após inclusão de todas as taxas existentes clique em “Calcular Rateio de Taxas”. É importante salientar que a ordem de cadastro das taxas pode influenciar diretamente no resultado dos rateios.

Condições para Fornecimento e Termo de Aceite

Opção que oficializa o aceite da compra por parte do fornecedor. Este aceite é de responsabilidade do fornecedor e deve ser feito no portal do fornecedor do Conveniar. Caso a resposta do aceite tenha sido feita de outra maneira (entrega dos itens, por exemplo), o gestor do processo de compra poderá marcá-la.


Figura 22 - Tela de inclusão do processo de compra – cotação (etapas) - pedidos da cotação/edição - condições para fornecimento e termo de aceite.


Clique no botão “Ok” para finalizar a edição da proposta de cotação.

Produtos Cotados

Lista dos produtos que fazem parte do processo de cotação, a quantidade solicitada do item, e quantas cotações esse item recebeu até o momento.


Figura 23 - Tela de inclusão do processo de compra – cotação (etapas) - produtos cotados.


Parecer Técnico


Figura 24 - Tela de inclusão do processo de compra – parecer (etapas).


  • Nº Proc. de Compra: Número identificador do processo de compra. Gerado pelo sistema.
  • Recurso Solicitado: Opção que ficará marcada automaticamente após a solicitação de recurso ser feita.
  • Botão “Solicitar Recurso”: Após a aprovação dos pedidos de Parecer Técnico (seja pelo coordenador, pelo solicitante ou pelo próprio comprador), é necessário então realizar a solicitação de recurso através deste botão. Após a realização dessa solicitação, será necessário aguardar a aprovação do recurso pelo(s) gestor(es) do(s) projeto(s) envolvido(s), e após, acessar a etapa de Pedido de Recurso.
  • Botão “Itens AF/OS Cancelados”: Lista com os itens pertencentes à uma AF/OS - Autorização de Fornecimento/Ordem de Serviço que foi cancelada. É necessário refazer todos os passos a partir do parecer para tais itens.
  • Botão “Cancelar Parecer Técnico”: Botão para cancelar os pedidos de parecer técnico. Caso seja executado, o usuário deverá voltar a etapa anterior de cotação e solicitar novo parecer.
  • Pedido de Parecer Técnico: Lista com os pedidos para que se possa fazer a avaliação da situação do parecer.

Obs.: É possível que o próprio gestor faça o parecer técnico. Para isto, basta clicar no ícone (folha de papel com uma lupa alinhado à esquerda) para entrar e fornecer o parecer. Após clicar no ícone citado, veja a seguir como isso é feito.


Parecer Técnico

Figura 25 - Tela de inclusão do processo de compra – parecer (etapas) - parecer técnico.


  • Botão Reprovar: Botão para fazer a reprovação do parecer através de uma justificativa.
  • Nº Proc. de Compra: Número identificador do processo de compra. Gerado pelo sistema.
  • Nº Pedido de Parecer Técnico: Número identificador do pedido de parecer técnico. Gerado pelo sistema.
  • Itens do Pedido de Compra/Serviço: Número do pedido de compra/serviço integrante do pedido de parecer técnico e lista com a descrição dos itens deste pedido. Gerado pelo sistema.
  • Cotação dos Fornecedores: Lista com os fornecedores e informações básicas a respeito das propostas dos mesmos.


Figura 26 - Tela de inclusão do processo de compra – parecer (etapas) - parecer técnico.


Resumo do Parecer Técnico: Resumo da situação atual do parecer técnico a respeito de cada item.

Botão “Parecer Técnico por Fornecedor”: Este botão possibilita que se faça um parecer técnico por fornecedor e não por item, como é o padrão. Após clicá-lo será feito um direcionamento para a tela de Parecer Técnico por Fornecedor.

Botão “Produtos Cancelados”: Relação de produtos cancelados anteriormente no processo de compra, mas que serão novamente inseridos e necessitam de parecer técnico.

Condições para o Parecer Técnico: Termos pra o parecer técnico. Leia atentamente e marque a caixa para aceitar, caso concorde com os termos.


Figura 27 - Tela de inclusão do processo de compra – parecer (etapas) - parecer técnico.


  • Itens do Parecer Técnico
  • Itens do Parecer Técnico: Lista dos itens disponíveis para a elaboração do parecer.
  • Lista com propostas por fornecedor: Lista com fornecedores e valores da proposta para o item selecionado na parte anterior. Selecione o item que deseja fazer o parecer.
  • Critério do Parecer: Critério utilizado na decisão do parecer. Selecione o adequado na lista. Pode ser Aprovado pelo Menor Preço, Aprovado pela Especificação Técnica ou Reprovado/Cancelado.
  • Parecer/Justificativa: Texto descritivo do parecer técnico.

Após o preenchimento das informações clique no botão “Confirmar Parecer”. Repita o mesmo procedimento para o próximo item, caso o seu pedido de parecer tenha mais de um item.

Clique em “OK” para finalizar o parecer.


 Parecer Técnico por Fornecedor


Figura 28 - Tela de inclusão do processo de compra – parecer (etapas) - parecer técnico por fornecedor (parecer técnico).


  • Nº Pedido de Parecer Técnico: Número identificador do pedido de parecer técnico. Gerado pelo sistema.
  • Lista com propostas por fornecedor e item: Lista com fornecedores e valores das propostas para todos os itens do processo.
  • Confirmar Parecer Técnico por Fornecedor: Parecer técnico dado por fornecedor com justificativa.
  • Justificativa: Texto descritivo da justificativa de escolha do fornecedor.
  • Fornecedor: Fornecedor escolhido.

Após finalizar clique no botão “Confirmar Parecer Técnico”.

Quando voltar à tela de Pedido de Parecer Técnico clique em “OK” para finalizar o parecer.

Pedido de Recurso


Figura 29 - Tela de inclusão do processo de compra – parecer (etapas) - pedido de recurso.


  • Nº Proc. de Compra: Número identificador do processo de compra. Gerado pelo sistema.
  • Pedidos de Recurso: Lista com o pedido de recurso pendente de aprovação. Clique no ícone (folha de papel com uma lupa na frente) para selecionar o item que deseja liberar recurso.
  • Botão Consultar Saldo: Opção para que se possa visualizar o saldo por projeto para decisão da aprovação do recurso.
  • Botão Câmbio: Botão para adicionar câmbio e a data do mesmo.
  • Itens do Pedido de Recurso: Lista dos itens referente ao Pedido de Recurso Selecionado.
  • Tipo de Recurso: Selecione a forma que deseja fazer a liberação do recurso. Pode ser Empenho, Pagamento Antecipado ou Fechamento de Câmbio.


Figura 30 - Tela de inclusão do processo de compra – parecer (etapas) - pedido de recurso.


  • Valores Acessórios
  • Valor: Valor a ser acrescido ou subtraído, dependendo do tipo selecionado a seguir.
  • Descrição: Descrição do valor acessório que será inserido.
  • Tipo: Tipo do valor acessório. Despesa, desconto, etc.

Após preencher com o acessório que desejar, clique no botão “Adicionar” para inclui-lo na liberação de recurso.

Observação: Espaço para o detalhamento de alguma observação pertinente ao processo.

Após a verificação clique no botão “Solicitar Recurso” para concluir.

Recurso


Figura 31 - Tela de inclusão do processo de compra – recurso (etapas).


  • Nº Proc. de Compra: Número identificador do processo de compra. Gerado pelo sistema.
  • Pedidos de Recurso: Lista com as informações de cada pedido que foi feita a solicitação de recurso.
  • AF/OS Gerada: Marcador para saber se a autorização de fornecimento/ordem de serviço foi emitida.
  • Cotação Divulgada: Marcador para informar se a cotação dos itens foi divulgada no portal do fornecedor.
  • Botão “Gerar AF/OS”: Ação para gerar a AF/OS. Somente é possível executar esta ação se todos os pedidos neste item estiverem aprovados. Tais pedidos devem ser aprovados pelo setor de projetos Para saber como aprovar tais recursos veja o próximo item.


Aprovação de Recurso

Na tela inicial do módulo Projeto, procure pela tarefa pendente “Recursos para Compra” e então clique nela, como mostra a figura a seguir.


Figura 32 - Tela de inclusão do processo de compra – recurso (etapas) - aprovação de recurso.


Na nova tela que surgir selecione o pedido de recurso que deseja liberar.


Figura 33 - Tela de inclusão do processo de compra – recurso (etapas) - aprovação de recurso.


Após clicar no pedido desejado será feito um direcionamento para a tela ilustrada na figura abaixo (Figura 34). Esta é a tela para realização da aprovação ou não do pedido de recurso.


Figura 34 - Tela de inclusão do processo de compra – recurso (etapas) - aprovação de recurso.


  • Identificação: Identificação básica sobre o pedido de autorização de recurso. Todos as informações são geradas pelo sistema.
  • Número do Pedido: Número de identificação do pedido de autorização de recurso.
  • Projeto: Dados básicos sobre o projeto no qual o pedido está inserido.
  • Projeto: Número e nome identificador do projeto no Conveniar. Gerado pelo sistema.
  • Botão “Plano de Trabalho”: Visualização do plano de trabalho do projeto.
  • Coordenador: Nome do coordenador do projeto.
  • Vigência: Data de vigência do projeto.
  • Rubrica: Rubrica onde será debitado o valor do recurso.
  • Saldo da Rubrica: Saldo atual da rubrica anterior.
  • Saldo do Projeto: Saldo atual do projeto.


Figura 35 - Tela de inclusão do processo de compra – recurso (etapas) - aprovação de recurso.


  • Pedido: Dados básicos sobre o pedido referente à liberação de recurso. Com exceção do Gestor, todos os dados são gerados pelo sistema.
  • Grupo de Gestores: Grupo Gestor do responsável pelo pedido.
  • Gestor Responsável: Gestor de Projetos responsável pelo pedido.
  • Solicitante: Nome do solicitante do pedido.
  • Tipo de Recurso: Tipo de recurso selecionado para o pedido.
  • Nº Processo Compra: Número identificador do processo de compra.
  • Fornecedor: Nome do fornecedor para o pedido.
  • CNPJ: Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica do fornecedor.
  • Data do Pedido: Data em que o pedido foi criado.
  • Valor total: Valor total do pedido de acordo com a cotação do fornecedor.
  • Situação: Situação atual da aprovação do pedido de recurso.
  • Observação: Observação anotada durante o processo sobre o pedido.
  • Itens do Empenho: Descrição dos itens empenhados no atual pedido de recurso.
  • Valores Acessórios: Valores acessórios, caso existam, do pedido.

Após a conferência dos dados clique no botão “Aprovar” ou “Reprovar”, ambos no topo da tela, para finalizar este pedido de recurso para compra. Caso opte por reprovar surgirá uma nova tela para o preenchimento da justificativa e confirmação da reprovação. E, caso opte pela aprovação, surgirá então uma tela para receber informações essenciais desta etapa e também para a confirmação desta aprovação. A seguir a ilustração da tela citada.


Figura 36 - Tela de inclusão do processo de compra – recurso (etapas) - aprovação de recurso.


  • Projeto: Número e nome identificador do projeto no conveniar. Gerado pelo sistema.
  • Vigência: Data de vigência do projeto.
  • Banco: Nome do banco relacionado ao projeto. Clique em “Procurar” para selecionar a conta desejada.
  • Agência: Número da agência do banco selecionado no item anterior.
  • Conta: Número da conta do banco.
  • Libera Rubrica: Opção para que se possa fazer alteração da rubrica que será usada para o recurso.
  • Rubrica: Rubrica em que será liberada o recurso.
  • Saldo da Rubrica: Saldo atual da rubrica escolhida no item anterior.
  • Saldo do Projeto: Saldo atual do projeto.
  • Botão “Visualizar Provisionamentos”: Visualização do provimento do recurso, caso este exista.
  • CNPJ: documento de identificação do favorecido do pedido.
  • Favorecido: empresa selecionada para fornecer o(s) item(ns).
  • Valor: valor total a ser empenhado.


Figura 37 - Tela de inclusão do processo de compra – recurso (etapas) - aprovação de recurso.


  • Definir plano de trabalho: selecione o item e clique nesse botão para realizar o vínculo com o plano de trabalho.
  • Histórico: Histórico do empenho de recurso. Editar com informações para um histórico robusto.
  • Categoria de Lançamento: Opção para categorizar o lançamento gerado pelo empenho.
  • Campos Livres: Campos livres para anotações.

Quando tudo estiver preenchido, clique em “Aprovar” para finalizar a aprovação.

Retornando ao processo de compra, na etapa Recurso, o sistema apresentará os pedidos de recurso solicitados, e a situação de cada um. Com o recurso para compra Aprovado, a AF/OS pode ser gerada, para isso, basta clicar no botão "Gerar AF/OS".


AF/OS


Figura 38 - Tela de inclusão do processo de compra – AF/OS (etapas).


Na etapa AF/OS serão apresentadas as AFs geradas nesse processo de compra. Clique no ícone “lupa" da AF/OS que será emitida para preenchimento das orientações de fornecimento.


Figura 39 - Tela de inclusão do processo de compra – AF/OS (etapas).


  • Nº AF/OS: Número de identificação da AF/OS no conveniar. Gerado pelo sistema.
  • Fornecedor: Nome do fornecedor da AF/OS.
  • Sugestão de Locais de Entrega: Escolha do local de entrega dos itens pertencentes a AF/OS. Pode existir mais de um local de entrega. Clique no ícone ao lado do nome da instituição para carregar o endereço de entrega desejado.
  • Produtos: selecione os produtos que devem ser entregues no local selecionado anteriormente.

Após conferir as informações do endereço de entrega, e selecionar os itens, clique no botão “Salvar e Definir Local de Entrega para os itens”. Serão apresentados o local de entrega e os itens selecionados para serem entregues nesse local na área Locais de Entrega Cadastrados.


Figura 40 - Tela de inclusão do processo de compra – AF/OS (etapas).


  • Produtos: Lista dos produtos relacionados à AF/OS.
  • Data da Entrega: Data programada para a entrega do produto.
  • Condição e Termo de Aceite da AF/OS:
  • Texto Padrão: Seleção de um texto padrão para o tipo de AF/OS correspondente. Pode ser texto de AF ou texto de OS, por exemplo.
  • Descrição: Descrição do texto selecionado no item anterior. Este texto pode ser editado.
  • Situação: Situação na qual a AF/OS se encontra.

Após verificação e todos dados preenchidos, clique no botão “Emitir AF/OS” para emiti-la.

Após o envio, a AF/OS fica pendente de autorização de pagamento. Deve-se criar uma ordem de pagamento da AF/OS, para isso siga os passos do item a seguir.


Ordens de Pagamento AF/OS

Para iniciar um processo de ordem de pagamento de uma AF/OS navegue até a opção “Compras”, no menu principal, então clique em “Ordens de Pagamento de AF/OS”.

Figura 41 - Tela de inclusão do processo de compra – AF/OS (etapas) - ordens de pagamento de AF/OS.


Na nova tela, clique em “Novo”.


Figura 42 - Tela de inclusão do processo de compra – AF/OS (etapas) - ordens de pagamento de AF/OS


Após clicar no em “Novo”, haverá um direcionamento para a tela seguinte. Esta é a tela para realização da ordem de pagamento.


Figura 43 - Tela de inclusão do processo de compra – AF/OS (etapas) - ordens de pagamento de AF/OS.

  • Nº Ordem de Pagamento: Número de identificação da ordem de pagamento atual que será gerada pelo sistema.
  • Situação: Situação da ordem de pagamento atual. Gerado pelo sistema.
    Adicionar AF/OS
  • AF/OS: Local para a busca da (s) AF/OS que deseja incluir na ordem de pagamento. Digite o número da AF/OS, e aguarde carregar as opções. Clique na AF encontrada.
  • Itens do Documento: Serão apresentados os itens da AF/OS selecionada. 

Estando todos os dados corretos, clique no botão "Adicionar AF/OS".


Figura 44 - Tela de inclusão do processo de compra – AF/OS (etapas) - ordens de pagamento de AF/OS.

  • AF/OS Adicionadas: serão carregadas informações das AF/OS adicionadas nessa ordem de pagamento. Lembrando que podem ser adicionadas mais de uma AF/OS se todas forem do mesmo fornecedor.
  • Documento
  • Fornecedor: Nome do fornecedor da AF/OS.
  • CNPJ: Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica do Fornecedor.
  • Nacionalidade: Nacionalidade do Fornecedor.
  • Forma de Pagamento: Forma de pagamento adotada para a ordem de pagamento.
  • Banco: Em caso de depósito, procure e adicione o banco do fornecedor. Caso não exista nenhuma conta, clique em cadastrar na nova janela que abriu e cadastre uma conta para o fornecedor da AF/OS.
  • Agência: Número da agência do banco indicado no item anterior.
  • Conta: Número da conta do fornecedor no banco selecionado anteriormente.
  • Confirmar Conta Bancária: Marque esta opção para confirmação da conta bancária do fornecedor.
  • Nº Documento: Número do documento para controle.
  • Data de emissão: Data de emissão do documento.
  • Data de Entrada: Data de entrada do documento.
  • Data de Vencimento: Data de vencimento do documento.
  • Número de parcelas: Informe em quantas parcelas o pagamento será realizado. Se o pagamento não for parcelado, então não preencha esse campo.
  • Vencimento das parcelas: Informe a data de vencimento da segunda parcela, para que o sistema calcule o pagamento das próximas parcelas. Se o pagamento não for parcelado, então não preencha esse campo.

Ao final clique em “Salvar” para finalizar. Após salvo, aparecerão novos campos para a confirmação da ordem de pagamento.


Figura 45 - Tela de inclusão do processo de compra – AF/OS (etapas) - Ordens de pagamento de AF/OS.


  • Itens do Documento
  • Para a edição da quantidade ou do valor dos itens, basta clicar no ícone Editar Registro do item desejado. No caso da edição, orientamos que seja alterado somente o campo Valor Total, porque dessa forma o sistema já calcula automaticamente a quantidade referente ao valor informado.
  • Se o item não for ser pago nesse ordem de pagamento, então, deve-se retirar o item. O item excluído ficará disponível para ser adicionado em outra ordem de pagamento posteriormente.
  • Redefinir cambio para itens selecionados: esse botão permite atualizar o valor e data do cambio para os itens da ordem de pagamento.
  • Anexo
  • Arquivo: Possibilidade de anexo de algum arquivo digitalizado, relacionado à ordem de pagamento, como por exemplo a Nota Fiscal. Para anexar ao processo, clique no botão “Arquivo...”, na janela que abrir clique em “Selecionar Arquivo...”, escolha o arquivo desejado, clique em “Selecionar” e, no retorno à janela principal, clique em “Adicionar”.
  • Valores Acessórios: Inclusão de algum valor (desconto/despesa) que tenha ocorrido no processo.
  • Valor: Valor do acessório.
  • Descrição: Descrição do acessório.
  • Tipo: Tipo do acessório (desconto ou despesa).
  • AF/OS: Número da AF/OS que ocorreu o acessório.


Figura 46 - Tela de inclusão do processo de compra – AF/OS (etapas) - ordens de pagamento de AF/OS.


  • Financeiro: Um resumo a respeito da ordem de pagamento.
  • Histórico: Histórico do processo com detalhes sobre a transação de ordem de pagamento. É essencial que este histórico seja completamente preenchido, de forma que qualquer pessoa relacionada ao projeto (inclusive os coordenadores) consigam identificar do que se trata essa despesa. Essa informação será exibida em lançamento de despesa no extrato do projeto.
  • Categoria: Campo opcional para categorização do lançamento gerado pela ordem de pagamento.
  • Campos Livres: Campos livres para a adição de informação ao processo.
  • Total dos Itens: Valor total da soma dos itens da AF/OS.
  • Total de Despesas: Valor total das despesas no processo, caso existam.
  • Total de Descontos: Valor total dos descontos no processo, caso existam.
  • Total Geral: Soma dos valores anteriores.
  • Observação: campo para adicionar informações que julgar importante.

Após verificar todas as informações, clique em “Confirmar”.

Encerrar/Reabrir

Após a geração da ordem de pagamento para todos os itens, o processo de compra pode ser encerrado. 

Caso todos os itens do seu processo de compra tenham sido cancelados, então processo de compra tem que ser cancelado também, ao invés de encerrado. 


Figura 47 - Tela de inclusão do processo de compra – encerrar/reabrir (etapas).


  • Número do Processo de Compra: Número do processo de compra gerado pelo sistema.
  • Verificar: Realiza um checklist dos itens obrigatórios e opcionais do cadastro do projeto. Caso um item obrigatório não esteja correto, o Conveniar não permite alterar a situação. A configuração do checklist é definida no cadastro de “Configurações dos checklists” no módulo “Administração” do Conveniar.
  • Limpar: Limpa as opções selecionadas para que seja possível fazer uma nova consulta.

Após clicar em verificar e tudo estiver com a situação “OK”, clique em salvar para finalizar o processo de compra.

Se algum item do checklist estiver sinalizado com um ícone vermelho, então quer dizer que alguma etapa do processo ainda está pendente de alguma ação.


Alteração de quantidade e/ou valor dos itens da AF – Desdobramentos

Esta opção serve para os casos em que a quantidade ou valor dos itens (quando são entregues) não condiz com o que foi emitido na AF/OS.

Para o caso citado temos a opção de edição dos itens. Na tela de confirmação da ordem de pagamento, após clicar no botão para a edição do item, será mostrada a tela a seguir.


Figura 48 - Tela de edição dos itens na ordem de pagamento.


Nesta tela os itens poderão ser editados em termos de quantidade e/ou valor. Como dito anteriormente, orientamos a edição somente do campo "Valor Total", porque a partir dele o Conveniar fará o cálculo da Quantidade referente ao valor informado. Caso, o campo "Quantidade" seja alterado, o Conveniar fará o cálculo automático do Valor Total. 

Apenas faça a alteração do "Valor Unitário" se este tiver com um valor diferente na nota fiscal. 

A opção "Produto Patrimoniável" permite informar se o produto será patrimônio da fundação.

E a "Justificativa" é a explicação do motivo do item ter sido alterado na ordem de pagamento. Os motivos mais comuns são: recebimento parcial da compra, pagamento parcial pela execução parcial do serviço.

Confira as informações e então clique em “Salvar”.

Após salvar será mostrada a tela principal onde deve-se confirmar a ordem de pagamento.



Figura 49 - Tela de justificativa do desdobramento.


Uma vez confirmada a ordem de pagamento, a janela acima será mostrada para que se possa justificar o desdobramento. Preenchida a Justificativa, clique em "Enviar".



Figura 50 - Tela de pendências para conferência e aprovação do desdobramento.


O pedido de desdobramento gerado, deve ser aprovado no módulo Compras e no módulo Projetos. Na tela inicial será mostrada a pendência referente à isto.



Figura 51 - Tela de seleção do pedido de desdobramento.


Após clicar na pendência, aparecerá um relatório para a seleção do pedido de desdobramento desejado. Clique no ícone Editar Registro.


Figura 52 - Tela de confirmação do desdobramento (a).

Verifique atentamente todas as informações carregadas na tela. 


Figura 53 - Tela de confirmação do desdobramento (b1).

Itens da AF/OS: são apresentados as informações presentes na autorização de fornecimento enviada ao fornecedor.

Itens da Ordem de Pagamento: são apresentadas as informações presentes na nota fiscal recebida. 

Resumo dos valores do desdobramento: são apresentados os valores empenhados, gasto e o valor do desdobramento. 

Após conferir os valores do desdobramento, o gestor de compras deve informar se o restante do item deve ser ignorado selecionando a opção "Confirmar desdobramento e ignorar o restante". Nessa opção o sistema vai ignorar o restante da quantidade do item e o dará por finalizado. Caso o restante do item ainda vá ser entregue pelo fornecedor, então o gestor de compras deve selecionar a opção "Confirmar desdobramento e gerar nova AF/OS", assim o sistema vai gerar uma nova AF que permitirá gerar uma nova ordem de pagamento para pagamento do restante do item.

No caso da quantidade do item na ordem de pagamento seja igual ou superior à quantidade do item na AF/OS, o sistema apresentará somente a opção de confirmação do desdobramento, pois entende-se que toda quantidade do item foi entregue.


Figura 54 - Tela de confirmação do desdobramento (b2).


Em todos os casos, a aprovação final sempre fica a cargo do gestor do projeto. Para ele serão apresentadas todas as informações apresentadas ao gestor de compras, assim como a informação da opção selecionada por ele na confirmação do desdobramento. 

Caso o gestor de projetos concorde com os valores e as informações, basta ele selecionar a opção "Confirmar Desdobramento"  e depois clicar em "Aprovar Desdobramento".


Documentos


Figura 55 - Tela de anexação de documentos do processo de compra.


Local definido para anexar demais documentos referentes ao processo.

  • Modelo: Modelo predefinido disponibilizado para download.
  • Documentos: Local para o envio do arquivo que desejar.
  • Arquivo: Espaço para adicionar uma cópia digitalizada de algum documento desejado. Clique no botão “Arquivo...”, na nova janela que abrir clique em “Selecionar arquivo...”, escolha o arquivo desejado, então clique em “Selecionar”.
  • Título: Título para o documento anexado.
  • Divulgar arquivo no portal do fornecedor: Opção selecionável para que se possa ou não fazer a divulgação via portal do fornecedor.
  • Descrição: Texto descritivo sobre o documento anexado.

Após finalizar o preenchimento das etapas anterior, clique em salvar. É possível anexar quantos documentos desejar.


Relatórios

Figura 56 - Tela de geração de relatórios do processo de compra.


Seção para visualização de relatórios relacionados ao processo de compra.



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