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Para o perfeito funcionamento do Conveniar no cadastro do Projeto e na tomada de decisão do gestor, é necessário suprir o sistema com informações básicas para a utilização futura do mesmo. 

Sumário:


Projetos

Introdução

Este documento tem como objetivo a explicitação do uso do módulo Eventos do Conveniar.

A função deste módulo é o gerenciamento de eventos, cursos e serviços com controle de inscrições, emissão de documentos financeiros, publicação de informações, entre outras funcionalidades.

O primeiro passo para o gerenciamento de eventos é o devido preenchimento do projeto ao qual este evento irá pertencer. Para isto temos que seguir ao menu de “Projetos”, dentro do módulo “Projetos”, para que possamos criá-lo/editá-lo. Uma vez dentro das opções do projeto (na aba “Identificação”), desça a página até a opção “Possui Eventos Vinculados” e marque esta opção.


Figura 1 - Projetos - Introdução (checkbox)


Dentro do projeto é possível ainda fazer o cadastro de taxas de rateio/custo operacional para que sejam vinculadas ao evento futuramente. Para isso navegue até a aba “Informações Relacionadas” e então em “Custo Operacional e Taxa de Rateio”.


Figura 2 - Projetos - Introdução (custo operacional)


Após o preenchimento correto no que se refere ao projeto, o próximo passo é criação e alimentação do evento em si.


Eventos

Introdução

Para iniciarmos o processo de gerenciamento de eventos primeiro é preciso cadastrá-lo, para isso vamos ao menu “Eventos” (dentro do módulo “Eventos”).


Figura 3 - Eventos - Introdução (menu)


Então clicamos em “Novo” para começarmos o processo de criação do evento.


Figura 4 - Eventos - Introdução (novo)


Identificação

Tela inicial do cadastro do evento com dados de identificação do mesmo.


Figura 5 - Eventos - Identificação (tela 1)


Evento

  • Cód. Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
  • Nome de Evento: Nome pelo qual deseja identificar o evento.
  • Projeto: Seleção do projeto no qual o evento está vinculado.
  • Botão “Procurar”: Botão para fazer a pesquisa da conta bancária do projeto selecionado no item anterior.
  • Banco, Agência e Conta: Preenchidos automaticamente pelo sistema após a escolha da conta no item anterior.



Figura 6 - Eventos - Identificação (tela 2)


  • Rubrica de crédito: Rubrica do projeto que receberá as receitas originadas dos pagamentos de inscrições/minicursos e planos de pagamento.
  • Rubrica de débito tarifas bancárias: Rubrica do projeto que arcará com os custos das tarifas bancárias.
  • Coordenador: Coordenador do evento. Pessoal responsável que responde pela execução do evento.
  • Grupo Gestor: Grupo gestor de acordo com a escolha do projeto. Automaticamente preenchido pelo sistema.
  • Gestor do Evento: Gestor que ficará responsável pela gerência do evento dentro da Fundação.
  • Observação: Alguma observação pertinente que se deseja inserir sobre o evento.
  • Situação do Evento: Automaticamente preenchido pelo sistema de acordo com a situação definida pelo usuário no item 2.3.8.


Informação

  • Tipo do Evento: Tipo do evento. Podendo ser Cursos, Eventos ou Serviços.
  • Área: Área na qual o evento está relacionado. Pode ser encarada inclusive como uma classificação ou categoria dos eventos. Como exemplo temos: Seminários, Palestras, etc. Para cadastrar uma nova Área, basta estar no módulo Eventos, clicar em Cadastros -> Categorias de Evento.
  • Logomarca: Espaço para incluir uma logomarca para o evento. Para isso basta clicar em “Escolher arquivo”, escolha o arquivo desejado e clique em “Anexar”.

Figura 7 - Eventos - Identificação (tela 3)


Formato de Inscrição

  • Data Início: Data de início das inscrições para o evento. Esta data marcará o início de quando o evento estará disponível no site para inscrição, uma vez o mesmo estando na situação “em oferta”, definido no item 2.3.8. Note que, independente da data de preenchimento dos dados do evento, este só estará disponível no site quando atender aos dois requisitos citados.
  • Data Fim: Data de término do período de inscrições. As observações do item anterior também são válidas aqui.
  • Vagas: Número máximo de vagas para a quantidade de inscritos no evento no geral. Caso seja deixado em branco, será dado como ilimitado. Note que este número de vagas é geral, ou seja, válido para o evento como um todo. Este evento poderá possuir minicursos ou serviços que poderão possuir quantidade de vagas exclusivas, a serem definidas posteriormente.

Clique no botão “OK” para salvar as informações.


Informações Relacionadas

Após o preenchimento dos dados iniciais do evento, a aba “Informações Relacionadas” será habilitada fornecendo algumas opções de personalização e configuração para que o evento seja gerido de maneira adequada.


Figura 8 - Eventos - Informações Relacionadas


Informações para Divulgação

Descrição das informações inerentes ao evento. O texto configurado será exibido no portal para detalhamento do respectivo evento para que o interessado tenha maiores informações e faça a sua inscrição.


Figura 9 - Informações Relacionadas - Informações para Divulgação


  • Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
  • Nome do Evento: Nome dado ao evento na fase anterior. Gerado automaticamente pelo sistema.
  • Título: Título da informação a ser publicada no site do evento.
  • Descrição: Texto descritivo sobre o evento, que será disponibilizado no site do mesmo para consulta. Pode haver link, imagens, entre outros.

Clique em salvar após o preenchimento. Para adicionar mais “Informações para Divulgação” no evento, repita o processo.


Arquivos

Espaço disponibilizado para a inserção de arquivos a serem disponibilizados na página do evento dentro do portal de eventos.







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