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Este documento tem como objetivo a explicitação do uso do módulo Eventos do Conveniar.

Sumário:


Projetos

Introdução

A função deste módulo é o gerenciamento de eventos, cursos e serviços com controle de inscrições, emissão de documentos financeiros, publicação de informações, entre outras funcionalidades.

O primeiro passo para o gerenciamento de eventos é o devido preenchimento do projeto ao qual este evento irá pertencer. Para isto temos que seguir ao menu de “Projetos”, dentro do módulo “Projetos”, para que possamos criá-lo/editá-lo. Uma vez dentro das opções do projeto (na aba “Identificação”), desça a página até a opção “Possui Eventos Vinculados” e marque esta opção.


Figura 1 - Projetos - Introdução (checkbox)


Dentro do projeto é possível ainda fazer o cadastro de taxas de rateio/custo operacional para que sejam vinculadas ao evento futuramente. Para isso navegue até a aba “Informações Relacionadas” e então em “Custo Operacional e Taxa de Rateio”.


Figura 2 - Projetos - Introdução (custo operacional)


Após o preenchimento correto no que se refere ao projeto, o próximo passo é criação e alimentação do evento em si.


Eventos

Introdução

Para iniciarmos o processo de gerenciamento de eventos primeiro é preciso cadastrá-lo, para isso vamos ao menu “Eventos” (dentro do módulo “Eventos”).


Figura 3 - Eventos - Introdução (menu)


Então clicamos em “Novo” para começarmos o processo de criação do evento.


Figura 4 - Eventos - Introdução (novo)


Identificação

Tela inicial do cadastro do evento com dados de identificação do mesmo.


Figura 5 - Eventos - Identificação (tela 1)


Evento

  • Cód. Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
  • Nome de Evento: Nome pelo qual deseja identificar o evento.
  • Projeto: Seleção do projeto no qual o evento está vinculado.
  • Botão “Procurar”: Botão para fazer a pesquisa da conta bancária do projeto selecionado no item anterior.
  • Banco, Agência e Conta: Preenchidos automaticamente pelo sistema após a escolha da conta no item anterior.



Figura 6 - Eventos - Identificação (tela 2)


  • Rubrica de crédito: Rubrica do projeto que receberá as receitas originadas dos pagamentos de inscrições/minicursos e planos de pagamento.
  • Rubrica de débito tarifas bancárias: Rubrica do projeto que arcará com os custos das tarifas bancárias.
  • Coordenador: Coordenador do evento. Pessoal responsável que responde pela execução do evento.
  • Grupo Gestor: Grupo gestor de acordo com a escolha do projeto. Automaticamente preenchido pelo sistema.
  • Gestor do Evento: Gestor que ficará responsável pela gerência do evento dentro da Fundação.
  • Observação: Alguma observação pertinente que se deseja inserir sobre o evento.
  • Situação do Evento: Automaticamente preenchido pelo sistema de acordo com a situação definida pelo usuário no item 2.3.8.


Informação

  • Tipo do Evento: Tipo do evento. Podendo ser Cursos, Eventos ou Serviços.
  • Área: Área na qual o evento está relacionado. Pode ser encarada inclusive como uma classificação ou categoria dos eventos. Como exemplo temos: Seminários, Palestras, etc. Para cadastrar uma nova Área, basta estar no módulo Eventos, clicar em Cadastros -> Categorias de Evento.
  • Logomarca: Espaço para incluir uma logomarca para o evento. Para isso basta clicar em “Escolher arquivo”, escolha o arquivo desejado e clique em “Anexar”.

Figura 7 - Eventos - Identificação (tela 3)


Formato de Inscrição

  • Data Início: Data de início das inscrições para o evento. Esta data marcará o início de quando o evento estará disponível no site para inscrição, uma vez o mesmo estando na situação “em oferta”, definido no item 2.3.8. Note que, independente da data de preenchimento dos dados do evento, este só estará disponível no site quando atender aos dois requisitos citados.
  • Data Fim: Data de término do período de inscrições. As observações do item anterior também são válidas aqui.
  • Vagas: Número máximo de vagas para a quantidade de inscritos no evento no geral. Caso seja deixado em branco, será dado como ilimitado. Note que este número de vagas é geral, ou seja, válido para o evento como um todo. Este evento poderá possuir minicursos ou serviços que poderão possuir quantidade de vagas exclusivas, a serem definidas posteriormente.

Clique no botão “OK” para salvar as informações.


Informações Relacionadas

Após o preenchimento dos dados iniciais do evento, a aba “Informações Relacionadas” será habilitada fornecendo algumas opções de personalização e configuração para que o evento seja gerido de maneira adequada.


Figura 8 - Eventos - Informações Relacionadas


Informações para Divulgação

Descrição das informações inerentes ao evento. O texto configurado será exibido no portal para detalhamento do respectivo evento para que o interessado tenha maiores informações e faça a sua inscrição.


Figura 9 - Informações Relacionadas - Informações para Divulgação


  • Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
  • Nome do Evento: Nome dado ao evento na fase anterior. Gerado automaticamente pelo sistema.
  • Título: Título da informação a ser publicada no site do evento.
  • Descrição: Texto descritivo sobre o evento, que será disponibilizado no site do mesmo para consulta. Pode haver link, imagens, entre outros.

Clique em salvar após o preenchimento. Para adicionar mais “Informações para Divulgação” no evento, repita o processo.


Arquivos

Espaço disponibilizado para a inserção de arquivos a serem disponibilizados na página do evento dentro do portal de eventos.


Figura 10 - Eventos - Informações Relacionadas - Arquivos


  • Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
  • Nome do Evento: Nome dado ao evento na fase anterior. Gerado automaticamente pelo sistema.
  • Arquivo: Arquivo a ser disponibilizado. Para fazer a inserção clique em “Escolher arquivo” e escolha o arquivo desejado.
  • Título: Título descritivo para o arquivo.
  • Descrição: Espaço reservado para uma descrição sobre o conteúdo do arquivo.

Após fazer o preenchimento das informações clique em salvar. Para adicionar outro(s) arquivo(s), basta repetir o processo.


Configuração de Formulário de Inscrição

Aqui o usuário poderá escolher quais campos estarão presentes para a inscrição e quais serão obrigatórios. Caso o usuário queira que um campo seja mostrado no formulário de inscrição, basta o mesmo marcar a caixa “Visível” referente ao campo. Para que um campo marcado como visível seja obrigatório, basta marcar a caixa “Obrigatório”.


Figura 11 - Eventos – Configuração de Cadastro (tela 1)


Figura 12 - Eventos - Configuração de Cadastro (tela 2)


  • Extras: Esta opção serve para que o usuário disponibilize campos personalizados. Primeiramente o usuário deve marcar que o campo será visível e decidir se será obrigatório ou não. Na coluna Descrição no formulário, o usuário escolhe o nome do campo que irá aparecer no momento da inscrição. Se o campo criado for uma lista com opções pré-determinadas, o campo Lista de Opções deve ser marcado e os valores devem ser listados separados por ponto e vírgula. Por fim, para todo campo criado é necessário escolher o agrupamento que ele estará disponível.
  • Anexos: No momento da inscrição existe a possibilidade de requerer o anexo de algum documento por parte do interessado no curso. Nesta seção é possível solicitar o anexo do documento exigindo ou não obrigatoriedade de preenchimento. Mais de um campo de anexo pode ser adicionado.
  • Obs.:Uma vez adicionado o campo e tento inscrição efetuada no evento, orientamos a não excluir o campo de anexo. Se precisar configure-o como não obrigatório, porque a exclusão do campo acarretará na perda dos arquivos enviados pelos inscritos.


Figura 13 - Eventos - Configuração de Cadastro (tela 3)


Configuração de Pagamentos


Figura 14 - Eventos – Configurações de Pagamento


  • Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
  • Nome do Evento: Nome dado ao evento em etapa anterior. Gerado automaticamente pelo sistema.
  • Prazo para vencimento da Inscrição/Minicurso: número de dias para o participante do evento realizar o pagamento da inscrição/minicurso.


Cedente

Informações relacionadas com o cedente para que se possa gerar o boleto. O cedente nada mais é do que uma conta bancária preparada para receber pagamentos através de boletos. O cadastro de novas contas de cedentes no Conveniar deve ser realizado no módulo Administração para que posteriormente possa ser selecionado na tela ilustrada a seguir.


Figura 15 - Eventos - Informações Relacionadas - Cedente


  • Cedente: Escolha do cedente para o evento. Será apresentada uma lista com os cedentes disponíveis. O cadastro dos cedentes deve ser feito no módulo administração, no menu “Cadastros”, opção “Cedentes”.
  • Nome da Pessoa: Nome do cedente escolhido. Preenchido pelo sistema de acordo com o cedente escolhido.
  • Agência: Agência bancária do cedente escolhido. Preenchido pelo sistema de acordo com o cedente escolhido.
  • Conta: Conta bancária do cedente escolhido. Preenchido pelo sistema de acordo com o cedente escolhido.
  • Mensagem 1 à 9: Mensagens a serem inseridas no boleto com algum tipo de informação. Caso o cedente tenha sido cadastrado com alguma destas mensagens, estas são aproveitadas no momento do primeiro cadastro. No entanto, cada uma delas pode ser preenchida ou alterada para cada novo evento cadastrado.
  • Disponível para Inscrição e Minicurso/Serviço: Permite oferecer o método de pagamento por boleto no pagamento da inscrição e do minicurso/serviço. No caso de não seleção, a opção de pagamento por boleto não ficará disponível para os tipos citados, mas ficará como opção para vínculo com os planos de pagamento.


Clique em Salvar Cedente após o preenchimento para finalizar o cadastro.


Bloqueio de boletos

Na configuração de bloqueio de boletos, você pode bloquear o registro do boleto no banco até uma data próxima do vencimento. Impedindo que o inscrito registre todos os boletos e por algum motivo não faça o pagamento. Gerando um custo para a fundação.


Figura 16 - Eventos - Informações Relacionadas - Bloqueio de boletos


Inscrição/Minicurso: selecionando a opção Liberado, o boleto de inscrição ficará disponível para o inscrito realizar o pagamento assim que terminar de fazer a inscrição no evento. Selecionando a opção Bloqueado, deverá ser informado até quantos dias antes do vencimento do boleto deve ficar bloqueado. Informe a quantidade de dias no campo Dias.

Exemplo: selecionando a opção Bloqueado e informando a quantidade de dias igual a 15. Então o boleto de inscrição ficará liberado para o inscrito quando faltar 15 dias para o vencimento. Assim, o boleto não será registrado no banco enquanto estiver bloqueado.

Plano de Pagamento: o preenchimento do bloqueio dos boletos de plano de pagamento dos eventos, funciona exatamente igual aos boletos de inscrição. Se selecionar a opção Liberado, o inscrito pode gerar os boletos a qualquer momento, gerando registro dos mesmos no banco. Ou, se selecionado a opção Bloqueado, os boletos serão liberados conforme a quantidade de dias estipulada antes do vencimento.


Cielo


Uma das formas de pagamento disponibilizadas pelo módulo de Eventos do Conveniar é o pagamento com cartão de crédito. Para usufruir dessa possibilidade será necessário cumprir duas etapas:

Passo 1: Realizar o credenciamento no site da Cielo: www.cielo.com.br
Após o cadastro, faça a autenticação com seu usuário e senha, acesse o menu “Vendas Online” e clique em “Checkout Cielo”.

Figura 17 - Checkout Cielo


Na tela seguinte, clique na aba “Configurações” e, em seguida, “Configurações da loja”.


Figura 18 - Configurações da loja


Na seção “Pagamentos” será necessário informar as URLs de retorno, notificação e de mudança de status. Neste momento, entre em contato com o suporte do Conveniar para obter tais informações.


Figura 19 - Configuração de URLs


Os demais campos do cadastro devem ser preenchidos conforme os dados da fundação. É importante ressaltar que, qualquer configuração inserida no sistema da Cielo sobrescreve os dados inseridos nas configurações do Conveniar.


Passo 2: Configurar a forma de pagamento Cielo no Conveniar.

Para fornecer dados ao cadastro do Evento é necessário configurar previamente informações básicas do pagamento com o cartão de crédito. Para tanto, acesse o módulo Administração. No menu “Cadastros”, acesse a opção “Forma de Pagamento Cielo”.


Figura 20 - Forma de Pagamento Cielo


  • Nome: Nome identificador da forma de pagamento no Conveniar.
  • Pessoa Jurídica: Pessoa jurídica cadastrada no site da Cielo. Para possibilitar a escolha na lista suspensa é necessário possuir o cadastro da pessoa jurídica no Conveniar.
  • Identificação Cielo: Número identificador gerado no cadastro da fundação no site da Cielo. É o endereço de comunicação entre Conveniar e Cielo.
  • Tipo de desconto: Possibilita a configuração de descontos nos pagamentos utilizando a forma de pagamento Cielo. O desconto pode ser percentual sobre o valor do pagamento, ou ainda um valor fixo em centavos, que independe do valor final.
  • Valor do desconto: Caso a forma de pagamento permita desconto, o campo possibilita a inserção do valor desejado, baseado no tipo de desconto selecionado (percentual ou valor em centavos).
  • Valor do desconto Boleto (%): Valor de desconto aplicado automaticamente no momento em que o usuário gera um boleto dentro da opção de pagamento da Cielo. O valor será sempre percentual, independendo do tipo de desconto configurado.
  • Valor de desconto Débito (%): Valor de desconto aplicado automaticamente no momento em que o usuário realiza o pagamento com cartão na opção débito. O valor será sempre percentual, independendo do tipo de desconto configurado.
  • Nº Máximo de Parcelas: informe o número máximo de parcelas a ser permitido nos pagamentos Cielo. O número máximo de parcelas permitido pela Cielo é 12 parcelas. Então você pode deixar configurado com o nº máximo ou informar um número inferior.
  • Descrição na fatura: Descrição que será informada na fatura do cartão de crédito do inscrito.
  • Sistema Cielo Anti-fraude: Serviço antifraude oferecido pelo Cielo. Caso seja do interesse da fundação, a contratação do serviço deve ser feita diretamente no site da Cielo.
  • Ativo: Opção para definir se uma forma de pagamento Cielo está ativo ou inativo. Caso esteja inativo, não permitirá a seleção da mesma no cadastro do evento.

Após a conclusão dessas etapas, é necessário informar ao evento desejado a possiblidade de pagamento com cartão de crédito. Para tanto, ao acessar o módulo de Eventos e entrar no evento desejado, acesse a opção “Configurações de Pagamento” e clique na aba “Cielo”.


Figura 21 - Configurações de Pagamento


No campo “Cielo”, selecione a forma de pagamento previamente cadastrada na seção anterior. Ao selecionar, os dados relativos a forma de pagamento serão carregados nos campos abaixo. Qualquer informação relacionada aos descontos pode ser alterada para o evento em questão. Caso seja necessário disponibilizar o cartão de crédito tanto para o pagamento das inscrições quanto dos minicursos/serviços, basta marcar a opção “Disponível para Inscrição e Minicurso/Serviço”.

Após a inserção e a conferência dos dados, clique em “Salvar Cielo” para disponibilizar a opção de pagamento para o evento.


Depósito

Informações para permitir o pagamento via depósito bancário. As formas de depósito são previamente cadastradas no módulo Administração e disponibilizadas com suas respectivas instruções para a realização do depósito.


Figura 22 - Eventos - Informações Relacionadas - Depósito


  • Depósito: Configurações cadastradas no módulo Administração, menu “Cadastros” > “Formas de Pagamento por Depósito”. Os padrões cadastrados serão sugeridos neste momento da configuração do evento.
  • Nome: Nome da forma de pagamento por depósito (Exemplo: Depósito – Banco do Brasil). Será o campo identificador do seu cadastro.
  • Instruções para depósito: Instruções de pagamento que aparecerão, ao finalizar a inscrição, para o usuário que optar pelo depósito bancário.
  • Disponível para Inscrição e Minicurso/Serviço: Permite oferecer o método de pagamento por depósito bancário no pagamento da inscrição e do minicurso/serviço. No caso de não seleção, a opção de pagamento por boleto não ficará disponível para os tipos citados, mas ficará como opção para vínculo com os planos de pagamento.

Clique em salvar após o preenchimento para finalizar o cadastro e, se necessário, insira informações para disponibilizar outro método de depósito.



Categorias de Inscrição

Nesta seção serão feitos os cadastros das modalidades, tipos de inscrição para o evento. Uma possibilidade seria em eventos com inscrições distintas entre professores e alunos ou noutra onde a inscrição sofreria alteração de pessoa física para jurídica.

Figura 23 - Eventos - Informações Relacionadas - Categorias de Inscrição


  • Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
  • Nome do Evento: Nome dado ao evento na fase anterior. Gerado automaticamente pelo sistema.


Inscrição

  • Data Início: Data de início das inscrições para o evento. Gerado automaticamente pelo sistema de acordo com o preenchido na seção de identificação do evento.

  • Data Fim: Data de término do período de inscrições. Gerado automaticamente pelo sistema de acordo com o preenchido na seção de identificação do evento.


Categorias de Inscrição

  • Descrição: Descrição da categoria da inscrição.
  • Data Início: Data de início para inscrição na presente modalidade de inscrição.
  • Data Fim: Data de término para inscrição.
  • Valor: Valor deste tipo de inscrição.

Clique em salvar após o preenchimento. Para adicionar mais categorias de inscrição no evento, repita o processo.


Serviços/Minicursos

Espaço onde é feito o cadastro dos Serviços/Minicursos que serão disponibilizados no evento.

Figura 24 - Eventos - Informações Relacionadas - Serviços/Minicursos


  • Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
  • Nome do Evento: Nome dado ao evento na fase anterior. Gerado automaticamente pelo sistema.
  • Serviço/Minicurso: Nome a ser atribuído ao (s) Serviço (s) /Minicurso (s) ofertado (s).
  • Descrição: Espaço reservado para a introdução da descrição detalhada do Serviço/Minicurso.
  • Valor: Valor a ser atribuído ao Serviço/Minicurso.
  • Vagas: Número de vagas que serão disponibilizadas ao Serviço/Minicurso.
  • Serviço/Minicurso em oferta: Marque esta opção caso queira que a pessoa, ao fazer sua inscrição, tenha o minicurso disponível para escolha.
  • Ocultar Serviço/Minicurso: Marque esta opção caso queira que o minicurso/serviço não apareça no ato da inscrição.

Clique em salvar após o preenchimento. Para adicionar mais Serviços/Minicursos no evento, repita o processo.


Planos de Pagamento

Espaço para a criação de planos de pagamento do evento.

Os documentos (Boleto, Cielo ou Depósito) para pagamento referentes a este item serão gerados posteriormente pela Fundação através da opção “Gerar Doc Fin. Do Plano de Pagamento” que está localizado no menu Financeiro -> Inscrições. Esta geração de documentos financeiros é diferente da inscrição e do serviço/minicurso onde o documento é gerado automaticamente no ato da inscrição online.

Figura 25 - Eventos - Informações Relacionadas - Planos de Pagamento (tela 1)


  • Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
  • Nome do Evento: Nome dado ao evento na etapa anterior. Gerado automaticamente pelo sistema.
  • Nome do Plano: Nome identificador do plano de pagamento.
  • Valor Total: Valor total do evento (com exceção da categoria de inscrição e Serviços/Minicursos) que será cobrado no presente plano de pagamento.
  • Data de Vencimento da 1ª parcela: Define a data de vencimento da primeira parcela do plano de pagamento criado.
  • Data de vencimento das demais parcelas: Caso seja necessário definir uma data diferente da segunda parcela em diante, é possível escolher uma data que será seguida como padrão para as demais parcelas.
  • Ativo: Opção para designar se o plano de pagamento está ativo ou não para o evento.
  • Categoria de inscrição: Opção para escolher, caso desejado, uma categoria para vinculação entre planos de pagamento e categorias de inscrição. Se não for selecionada nenhuma opção, o plano de pagamento será disponibilizado para todas as categorias de inscrição.


Figura 26 - Informações Relacionadas - Planos de Pagamento (tela 2)


  • Formas de pagamento: Campo de seleção das formas de pagamento cadastradas na seção Configurações de pagamento, no cadastro do evento.
  • Número máx. de parcela: Quantidade máxima de parcelas que o inscrito poderá escolher realizar o pagamento. É importante destacar que o participante poderá escolher entre 1 e o máximo de parcelas definidas.
  • Cobrar juros no parcelamento: Caso o plano configurado seja parcelado, é possível escolher ou não a possibilidade de cobrança de juros. Caso haja necessidade, o campo deve ser marcado.
  • Juros de: Porcentagem de juros que incidirá sobre o parcelamento.
  • A partir da parcela: A cobrança de juros pode iniciar a partir de uma dada parcela específica. Tal configuração pode ser feita de acordo com a necessidade da forma de pagamento.
  • Simular parcelamento: Caso queira verificar se o plano foi configurado corretamente, é possível simular o parcelamento.

Clique em salvar após o preenchimento. Para adicionar mais formas de pagamento no Plano de Pagamento, repita o processo. Feito todas as configurações, clique em Salvar para registrar o Plano de Pagamento.


Taxas de Rateio/Custos Operacionais

Inserção de taxas de rateio/custos operacionais a serem cobradas automaticamente sobre as entradas do evento. As taxas aparecerão de acordo com as taxas cadastradas no projeto no qual o evento está vinculado.


Figura 27 - Eventos - Informações Relacionadas - Taxas de Rateio/Custos Operacionais


  • Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
  • Nome do Evento: Nome dado ao evento. Gerado automaticamente pelo sistema.
  • Taxas de Rateio/Custos Operacionais do Projeto: Lista das taxas/custos cadastrados no projeto para que se possa escolher qual será aplicado no evento.

Após marcar a taxa/custo escolhido, clique em adicionar para a inserção efetiva do mesmo.


Configuração de E-mails automáticos

Permite o envio de e-mails automáticos quando uma nova situação é criada no sistema. Quando um determinado evento acontece, um gatilho é acionado e o e-mail é enviado para os destinatários configurados.


Figura 28 - Eventos – Informações Relacionadas - Configuração de E-mails


  • Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
  • Nome do Evento: Nome dado ao evento. Gerado automaticamente pelo sistema.
  • Texto padrão de E-mail: Textos padrões para auxiliar na sugestão de conteúdos pré-cadastrados. Para maiores detalhes sobre o cadastro de textos padrões para envio de e-mails automáticos, acesse a seção 3.4. Os textos pré-cadastrados poderão ser carregados nesta opção.
  • Tipo do Documento: O tipo do documento financeiro que deve ser configurado: inscrição, minicurso/serviço, plano de pagamento, inscrição e minicurso/serviço.
  • Situação: Situação em que se encontrará o tipo de documento financeiro escolhido.
  • Assunto do e-mail: Assunto que será exibido no e-mail enviado ao participante.
  • Tags para e-mail: Campos que auxiliam na criação do e-mail substituindo automaticamente as tags utilizadas por dados do participante.
  • Conteúdo do e-mail: Texto do e-mail com possibilidade de formatação, inserção de links, imagens, etc.
  • Ativo: As configurações cadastradas podem estar disponíveis ou não, no caso do gestor optar por ativar ou desativar o gatilho configurado.

Clique em salvar após o preenchimento. Caso haja necessidade do cadastro de mais algum e-mail automático, basta repetir o processo.


Padrão para Mala Direta

Permite a configuração de malas direta para envio aos participantes do evento.


Figura 29 - Eventos – Informações Relacionadas – Mala Direta


  • Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
  • Nome do Evento: Nome dado ao evento. Gerado automaticamente pelo sistema.
  • Selecione um texto padrão: Textos padrões para auxiliar na sugestão de conteúdos pré-cadastrados. Para maiores detalhes sobre o cadastro de padrões de texto, acesse a seção 3.4. Os textos pré-cadastrados poderão ser carregados nesta opção.
  • Nome: Nome dado para identificação da mala direta cadastrada.
  • Tipo de texto: Se o tipo de texto escolhido for “E-mail”, a mala direta enviada será apenas do conteúdo do e-mail cadastrado. Se o tipo escolhido for “Documento”, além do conteúdo do e-mail, o gestor terá a opção de personalização de um arquivo anexo. Tal funcionalidade é ideal para envio de certificados, documentos personalizados, entre outras aplicações. Tanto o campo do e-mail quanto o campo de documento aceitam HTML, permitindo assim a personalização do texto.
  • Assunto do e-mail: Assunto que será exibido no e-mail enviado ao participante.
  • Tags para e-mail: Campos que auxiliam na criação do e-mail, substituindo automaticamente as tags utilizadas por dados do participante.
  • Conteúdo do e-mail: Texto do e-mail com possibilidade de formatação, inserção de links, imagens, etc.

Clique em salvar após o preenchimento. Caso haja necessidade do cadastro de mais alguma mala direta, basta repetir o processo.


Ativar/Desativar Evento

Espaço para que se possa verificar a situação dos itens do evento e a alteração da situação do mesmo.


Figura 30 - Eventos - Informações Relacionadas - Ativar/Desativar Eventos


  • Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
  • Nome do Evento: Nome dado ao evento na fase anterior. Gerado automaticamente pelo sistema.
  • Situação: Situação do evento que deseja aplicar ao mesmo.

Após clicar no botão “Verificar” confira a checklist e, caso esteja tudo certo e realmente deseje fazer a alteração, clique em “Salvar”. Caso queira alterar a situação para outra, clique em “Limpar”.

Gerenciamento do Módulo Eventos

Esta seção contém uma breve explicação das demais funções do módulo evento. Funções relacionadas ao Financeiro, Consultas e Cadastros serão apresentadas aqui.

Início

Área com informações sobre o andamento e pendências dos projetos relacionados com o usuário, de acordo com sua área de responsabilidade.


Figura 31 - Gerenciamento do Módulo Eventos - Início


Financeiro

Figura 32 - Gerenciamento do Módulo de Eventos - Inscrições

Inscrições: Opção para o gerenciamento dos inscritos. Após fazer a busca e selecionar o evento, surgirá uma nova tela com algumas opções referentes às inscrições.

  • Gerar Doc. Fin. Do Plano de Pagamento: Realizando uma seleção prévia dos inscritos desejados, esta opção permite o gestor gerar os documentos financeiros do plano de pagamento, ou seja, as mensalidades de acordo com a forma de pagamento escolhida por cada participante. Para visualizar os documentos gerados, o gestor pode clicar nos botões destacados em vermelho na coluna Documentos Financeiros da Figura 26.
  • Salvar/Alterar Plano de Pagamento: Opção para fazer a mudança de um plano de pagamento de determinado inscrito, através de uma justificativa.
  • Mala Direta: Botão que possibilita o envio de malas diretas aos inscritos marcados na caixa de seleção. Para maiores detalhes sobre a configuração da mala direta, visite a seção Padrão para Mala Direta.
  • Adicionar Inscrição: Espaço disponível para que o gestor do evento na fundação possa fazer o cadastro de alguma pessoa.
  • Alterar Inscrições: Opção que possibilita uma alteração completa de alguma inscrição, inclusive podendo ser feita uma mudança de evento.
  • Cancelar Inscrições: Botão que disponibiliza a função de cancelamento de inscrições no evento, através de justificativa. Na tela de cancelamento é possível escolher se deseja reverter a(s) vaga(s) em serviços/minicursos do inscrito. A vaga de inscrição do evento é revertida automaticamente, quando uma inscrição é cancelada.
  • Alterar Situação: Botão que possibilita a alteração da situação de uma inscrição. Tais situações podem ser: Inscrito (situação onde a pessoa fez sua inscrição, mas não foi dada a baixa no boleto da mesma), Matriculado (situação alterada manualmente pelo gestor do evento para confirmar participação do inscrito neste evento) e Confirmado (situação após a baixa do boleto de inscrição, que indica a confirmação do pagamento).

Baixa de Boletos por Arquivo: Opção para fazer a baixa de boletos em lote através de um arquivo fornecido pelo banco.


Observação: gerenciamento de inscrições feitas pelo Cielo

  • O gerenciamento das inscrições realizadas através do pagamento Cielo, acontece de forma automática pelo Conveniar. Assim que o pagamento é recebido pelo Cielo, o Conveniar identifica esse pagamento, realiza a baixa do boleto no módulo Eventos e gera o financeiro no módulo Projeto. Quando o pagamento for parcelado, o Conveniar identificará o número de parcelas, gerará os lançamentos e fará a baixa conforme forem sendo feitos os pagamentos. Nesse caso não é necessário realizar nenhuma baixa manual ou por arquivo, tudo será feito automaticamente pelo Conveniar.


Figura 33 – Gerenciamento do Módulo de Eventos – Gestão Financeira

Gestão Financeira: Local para baixa manual de boletos. Através de uma pesquisa, é possível fazer a seleção do boleto desejado e baixá-lo. Dica: utilizar o filtro avançado para retornar os resultados desejados.

  • E-mail Cobrança: Botão que permite o envio de e-mails de cobrança para os participantes que estão com pagamentos em atraso. Utilizando o filtro avançado é possível pesquisar somente os pagamentos desejados.
  • Carta Cobrança: Oferece a mesma funcionalidade do E-mail Cobrança, porém, disponibiliza a opção para impressão da cobrança para envio por meio físico.


Consultas

Figura 34 - Gerenciamento do Módulo de Eventos - Consultas

Inscrições: É possível visualizar a lista com as inscrições correspondentes à uma busca pré-determinada.

Receitas: Relação com os documentos gerados em determinado evento gerado a partir de critérios estabelecidos na busca.

Inscrições em Serviço/Minicurso: Consulta das inscrições. Faz-se a escolha do evento e depois do serviço/minicurso e então é gerada a lista com as inscrições efetuadas.


Cadastros


Figura 35 - Gerenciamento do Módulo de Eventos - Cadastros


Categorias de Evento: Espaço para cadastro das categorias de evento, tais como: Seminários, Palestras, etc. Essa categoria será exibida no formulário de cadastro de evento, com o nome “Áreas”.

Usuários de Eventos: Visualização e edição de usuários de eventos. É importante lembrar que, para o sistema Conveniar, o usuário de eventos é diferenciado da pessoa do módulo administração e do usuário do módulo segurança.

Configurações de E-mail: Espaço para criação de textos padrões para envios automáticos de e-mail. Os padrões cadastrados neste ponto serão utilizados na seção Configurações de E-mails Automáticos.

Textos Padrões: Espaço para criação de textos padrões para envios de mala direta. Os padrões cadastrados neste ponto serão utilizados na seção Padrão para Mala Direta.


Dados Pessoais

Figura 36 - Gerenciamento do Módulo de Eventos - Dados Pessoais


Pessoa Física: Dados da pessoa física referente ao usuário que está acessando o Conveniar no momento. Possível fazer a edição das informações.

Usuário: Dados do usuário que está acessando o Conveniar no momento. Possível fazer a edição das informações, inclusive de senha.








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