Como fazer o dossiê

Acesse o módulo ‘Compra’, menu ‘Compras’, opção ‘Dossiês’.

Em seguida clique no botão ‘Novo’.

Na aba Identificação, selecione um ‘Tipo de dossiê’. Lembrando que o cadastro de um tipo de dossiê deve ser realizado no módulo ‘Administração’, menu ‘Compras’, opção ‘Tipo de Dossiê’.

Informe um ‘Grupo de compra’.

Selecione um ‘Gestor de compra’.

No campo ‘Síntese’, informe de maneira objetiva qual é a origem e quais são as taxas cobradas no dossiê em questão.

Por último clique no botão ‘Salvar’.

Em seguida clique na aba ‘Etapas’.

1ª Etapa: ‘Informações’

• Selecione um ‘Tipo da Informação’. As opções desse campo também devem ser cadastradas no módulo ‘Administração’, menu ‘Compras’.
• Informe a ‘Descrição’ do tipo de informação selecionada anteriormente.
• Selecione um arquivo, se houver.
• Clique no botão ‘Salvar’.
• Você pode adicionar mais de uma informação, basta repetir os passos descritos acima.
• Após adicionar as informações clique no botão ‘Voltar’.

Esse é o histórico personalizado do seu dossiê. Utilize para registrar informações inerentes ao processo de lançamento e pagamento das taxas.

2ª Etapa: ‘Fornecedores/Itens’

• Na área ‘Selecionar Fornecedores’, selecione o exportador, o representante desse exportador e clique no botão ‘Adicionar Fornecedor’.
• Você pode adicionar mais de um exportador/representante, basta repetir esse procedimento.

• Na área ‘Selecionar Itens para Dossiê’, informe o número do processo de compra e clique no botão ‘Consultar’.
• O sistema carregará os itens do processo de compra consultado. Basta selecionar os itens que farão parte do dossiê, ou seja, os itens em que incidirão as taxas de importação e depois clique no botão ‘Adicionar’.
• Após adicionar o(s) fornecedor(es) e o(s) item(ens), clique no botão ‘Voltar’.

3ª Etapa: ‘Taxas do Dossiê’

• Selecione um ‘Tipo de Dossiê’. Conforme a opção selecionada, o sistema carregará os tipos de taxas. Os tipos de taxa do dossiê são padrões cadastrados no módulo ‘Administração’, menu ‘Compras’, opção ‘Tipos de taxa do dossiê’.

Dica: Sempre que existirem taxas que incidem com frequência nos dossiês criados, é recomendável cadastrar um padrão personalizado para evitar o retrabalho do gestor.

• Em seguida, selecione as taxas que serão pagas e clique no botão ‘Adicionar’.
• As taxas adicionadas serão apresentadas na área ‘Taxas do Dossiê’.
• Após selecionar as taxas que serão pagas no dossiê, clique no botão ‘Voltar’.

4ª Etapa: ‘Empenho’

Nessa etapa faremos o empenho do valor total para pagamento das taxas.

• Informe o valor total a ser pago no campo ‘Valor’.
• Informe a ‘Finalidade’ desse empenho. Esse campo informará o gestor do projeto para liberação correta do recurso.
• Clique no botão ‘Enviar’.
• Os pedidos de empenho serão apresentados na área ‘Empenhos Solicitados ’.
• Para prosseguimento do dossiê precisamos esperar a aprovação desse empenho pelo setor de projetos. Você pode acompanhar a aprovação do pedido pelo campo ‘Situação’.

Você também pode acompanhar a aprovação do empenho na tela das etapas. No campo ‘Empenho Disponível’. Assim que o pedido de empenho for aprovado, esse campo apresentará o valor solicitado.

Existem duas opções para pagamento do dossiê: pagamento direto ou adiantamento. No caso do pagamento direto, o montante informado será o valor final, ou seja, a execução financeira será imediata e definitiva. No caso do adiantamento, é feito um pagamento inicial e, posteriormente, será necessário realizar o acerto.

Logo, devem ser selecionados apenas um dos tipos de pagamento.

5ª Etapa: ‘Pagamento Direto’

• Na área ‘Favorecido’ informe o nome do favorecido que receberá o pagamento.
• No campo ‘Forma de Pagamento’ selecione uma das opções de pagamento.
• Caso os dados da conta bancária não tenham sido carregados, clique no botão ‘Procurar’ e selecione uma conta desse favorecido.
• Por fim marque a opção ‘Confirmar conta bancária’.

• Na área Pagamento, selecione a taxa que será paga no campo ‘Taxa de Dossiê’.
• No campo ‘Descrição’ faça uma breve descrição do pagamento.
• Informe a quantia a ser paga no campo ‘Valor’.
• O campo ‘Histórico’ é preenchido automaticamente com o nome do favorecido, o número do documento pago e o conteúdo adicionado no campo ‘Descrição’. Mas é possível adicionar mais informações que sejam relevantes para o financeiro.
• Informe a ‘Data de Vencimento’ desse pagamento.
• Selecione uma ‘Categoria Lançamento’.
• E se precisar adicionar mais alguma informação utilize os campos livres.
• Por fim clique no botão ‘Salvar’.

Para adicionar o pagamento de mais uma taxa, repita os passos dessa tela.

Assim que clicamos em ‘Salvar’ o pagamento será realizado, gerando o financeiro e descontando o valor do pagamento no saldo do projeto.

6ª Etapa: ‘Adiantamento’

• Na área ‘Favorecido’ informe o nome do favorecido que receberá o adiantamento.
• No campo ‘Forma de Pagamento’ selecione uma das opções de pagamento.
• Caso os dados da conta bancária não tenham sido carregados, clique no botão ‘Procurar’ e selecione uma conta desse favorecido.
• Por fim marque a opção ‘Confirmar conta bancária’.

• Na área 'Adiantamento', informe a quantia a ser paga no campo ‘Valor’.
• Informe a ‘Data de Vencimento’ desse pagamento.
• No campo ‘Histórico’, adicione informações que sejam relevantes para o financeiro.
• Selecione uma ‘Categoria Lançamento’.
• Informe a ‘Finalidade’ desse pagamento.
• Por fim clique no botão ‘Enviar’.

7ª Etapa: ‘Acerto de Adiantamento’

• Na área ‘Adiantamento Pendente para Acerto’ o sistema carregará os adiantamentos desse dossiê.
• Clique no ícone ‘Selecionar Pagamento’.

• O sistema carregará as informações do adiantamento selecionado, na área ‘Acerto’.
• Em seguida selecione uma ‘Taxa de Dossiê’.
• Preencha o campo ‘Descrição’.
• Informe o ‘Valor’ do acerto e a ‘Data do Documento’.
• Em seguida clique no botão ‘Adicionar Acerto’.
• Preencha o campo ‘Histórico’.
• Se precisar adicionar mais alguma informação utilize os campos livres.
• Por último clique no botão ‘Confirmar Acerto’.

• Os acertos confirmados serão apresentados na área ‘Acertos Realizados’.
• Clique no botão ‘Voltar’.

Voltando para a tela das etapas, o sistema informa se ainda existe ‘Empenho Disponível’, ‘Adiantamento aguardando acerto’ e o valor pago em cada taxa.

Em nosso exemplo, o dossiê ainda tem valor empenhado. Caso esse valor não seja utilizado para pagamento de alguma taxa, devemos fazer a sua devolução para o projeto. Para isso basta clicar no ícone ‘Estornar Valor Disponível’.

8ª Etapa: ‘Ativar/Encerrar’

• A última etapa do dossiê é o seu encerramento.
• Clique no botão ‘Verificar’.

O sistema verificará se todas as etapas do dossiê foram concluídas e informará se o dossiê pode ou não ser encerrado.

Neste exemplo, ainda temos valor empenhado, por isso não conseguiremos encerrar o dossiê. Devemos estornar esse valor para o projeto clicando no botão ‘Estornar Valor Disponível’. Ou utilizá-lo para o pagamento de uma taxa.