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Este documento tem como objetivo a explicitação do uso do módulo Eventos do Conveniar.
Sumário:
Introdução
Projetos
A função deste módulo é o gerenciamento de eventos, cursos e serviços com controle de inscrições, emissão de documentos financeiros, publicação de informações, entre outras funcionalidades.
O primeiro passo para o gerenciamento de eventos é o devido preenchimento do projeto ao qual este evento pertence. Para isto temos que seguir ao menu de “Projetos”, dentro do módulo “Projetos”, para que possamos criá-lo/editá-lo. Uma vez dentro das opções do projeto (na aba “Identificação”), desça a página até a opção “Possui Eventos Vinculados” e marque esta opção.
Dentro do projeto é possível ainda fazer o cadastro de taxas de rateio/custo operacional para que sejam vinculadas ao evento futuramente. Para isso navegue até a aba “Informações Relacionadas” e então em “Custo Operacional e Taxa de Rateio”.
Após o preenchimento correto no que se refere ao cadastro do projeto, o próximo passo é criação e alimentação do evento em si.
Eventos
Introdução
Para iniciarmos o processo de gerenciamento de eventos primeiro é preciso cadastrá-lo, para isso vamos ao menu “Eventos” (dentro do módulo “Eventos”).
Então clicamos em “Novo” para começarmos o processo de criação do evento.
Identificação
Tela inicial do cadastro do evento com dados de identificação do mesmo.
Evento
Cód. Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
Nome de Evento: Nome pelo qual deseja identificar o evento.
Projeto: Seleção do projeto no qual o evento está vinculado.
Botão “Procurar”: Botão para fazer a pesquisa da conta bancária do projeto selecionado no item anterior.
Banco, Agência e Conta: Preenchidos automaticamente pelo sistema após a escolha da conta no item anterior.
Rubrica de crédito: Rubrica do projeto que receberá as receitas originadas dos pagamentos de inscrições/minicursos e planos de pagamento.
Rubrica de débito tarifas bancárias: Rubrica do projeto que arcará com os custos das tarifas bancárias.
Coordenador: Coordenador do evento. Pessoal responsável que responde pela execução do evento.
Grupo Gestor: Grupo gestor de acordo com a escolha do projeto. Automaticamente preenchido pelo sistema.
Gestor do Evento: Gestor que ficará responsável pela gerência do evento dentro da Fundação.
Observação: Alguma observação pertinente que se deseja inserir sobre o evento.
Situação do Evento: Automaticamente preenchido pelo sistema.
Informação
Tipo do Evento: Tipo do evento. Podendo ser Cursos, Eventos ou Serviços. Os tipos Cursos e Eventos permitem uma inscrição para cada cpf. Já o tipo Serviços, permite várias inscrições para o mesmo cpf.
Área: Área na qual o evento está relacionado. Pode ser encarada inclusive como uma classificação ou categoria dos eventos. Como exemplo temos: Seminários, Palestras, etc. Para cadastrar uma nova Área, basta estar no módulo Eventos, clicar em Cadastros -> Categorias de Evento.
Logomarca: Espaço para incluir uma logomarca para o evento. Para isso basta clicar em “Escolher arquivo”, escolha o arquivo desejado e clique em “Anexar”.
Formato de Inscrição
Data Início: Data de início das inscrições para o evento. Esta data marcará o início de quando o evento estará disponível no site para inscrição, uma vez o mesmo estando na situação “em oferta”.
Data Fim: Data de término do período de inscrições.
Vagas: Número máximo de vagas de inscrição no evento, no geral. Caso seja deixado em branco, será dado como ilimitado. Note que este número de vagas é geral, ou seja, válido para o evento como um todo. Este evento poderá possuir minicursos ou serviços que poderão possuir quantidade de vagas exclusivas, a serem definidas posteriormente.
Clique no botão “OK” para salvar as informações.
Informações Relacionadas
Após o preenchimento dos dados iniciais do evento, a aba “Informações Relacionadas” será habilitada fornecendo algumas opções de personalização e configuração para que o evento seja gerido de maneira adequada.
Informações para Divulgação
Descrição das informações inerentes ao evento. O texto configurado será exibido no portal para detalhamento do respectivo evento para que o interessado tenha maiores informações e faça a sua inscrição.
Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
Nome do Evento: Nome dado ao evento na fase anterior. Gerado automaticamente pelo sistema.
Título: Título da informação a ser publicada no site do evento.
Descrição: Texto descritivo sobre o evento, que será disponibilizado no site do mesmo para consulta. Pode haver link, imagens, entre outros.
Clique em 'Salvar' após o preenchimento. Para adicionar mais “Informações para Divulgação” no evento, repita o processo.
Arquivos
Espaço disponibilizado para a inserção de arquivos a serem disponibilizados na página do evento dentro do portal de eventos.
Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
Nome do Evento: Nome dado ao evento na fase anterior. Gerado automaticamente pelo sistema.
Arquivo: Arquivo a ser disponibilizado. Para fazer a inserção clique em “Escolher arquivo” e escolha o arquivo desejado.
Título: Título descritivo para o arquivo.
Descrição: Espaço reservado para uma descrição sobre o conteúdo do arquivo.
Após fazer o preenchimento das informações clique em 'Salvar'. Para adicionar outro(s) arquivo(s), basta repetir o processo.
Configuração de Formulário de Inscrição
Aqui o usuário poderá escolher quais campos estarão presentes para a inscrição e quais serão obrigatórios. Caso o usuário queira que um campo seja mostrado no formulário de inscrição, basta o mesmo marcar a caixa “Visível” referente ao campo. Para que um campo marcado como visível seja obrigatório, basta marcar a caixa “Obrigatório”. Alguns campos já estão configurados como visíveis e obrigatórios, porque são campos imprescindíveis para a geração de boletos.
Extras: Esta opção serve para que o usuário disponibilize campos personalizados. Primeiramente o usuário deve marcar que o campo será visível e decidir se será obrigatório ou não. Na coluna Descrição no formulário, o usuário escolhe o nome do campo que irá aparecer no momento da inscrição. Se o campo criado for uma lista com opções pré-determinadas, o campo Lista de Opções deve ser marcado e os valores devem ser listados separados por ponto e vírgula. Por fim, para todo campo criado é necessário escolher o agrupamento que ele estará disponível.
Anexos: No momento da inscrição existe a possibilidade de requerer o anexo de algum documento por parte do interessado no curso. Nesta seção é possível solicitar o anexo do documento exigindo ou não obrigatoriedade de preenchimento. Mais de um campo de anexo pode ser adicionado.
Obs.: uma vez adicionado o campo e tento inscrição efetuada no evento, orientamos a não excluir o campo de anexo. Se precisar configure-o como não obrigatório, porque a exclusão do campo acarretará na perda dos arquivos enviados pelos inscritos.
Termos de Aceite: essa opção serve para o inscrito confirmar que aceita os termos para inscrição e/ou participação no evento. Ao ser configurado um termo de aceite, ele será automaticamente obrigatório para realização da inscrição.
Configuração de Pagamentos
Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
Nome do Evento: Nome dado ao evento em etapa anterior. Gerado automaticamente pelo sistema.
Prazo para vencimento do pagamento: número de dias para o participante do evento realizar o pagamento da inscrição/minicurso.
Cedente
Nessa opção serão inseridas informações relacionadas com o cedente, para que se possa gerar o boleto de inscrição. O cedente nada mais é do que uma conta bancária preparada para receber pagamentos através de boletos. O cadastro de novas contas de cedentes no Conveniar deve ser realizado no módulo Administração para que posteriormente possa ser selecionado na tela ilustrada a seguir.
Cedente: Escolha do cedente para o evento. Será apresentada uma lista com os cedentes disponíveis. O cadastro dos cedentes deve ser feito no módulo administração, no menu “Cadastros”, opção “Cedentes”.
Nome da Pessoa: Nome do cedente escolhido. Preenchido pelo sistema de acordo com o cedente escolhido.
Agência: Agência bancária do cedente escolhido. Preenchido pelo sistema de acordo com o cedente escolhido.
Conta: Conta bancária do cedente escolhido. Preenchido pelo sistema de acordo com o cedente escolhido.
Mensagem 1 à 9: Mensagens a serem inseridas no boleto com algum tipo de informação. Caso o cedente tenha sido cadastrado com alguma destas mensagens, estas são aproveitadas no momento do primeiro cadastro. No entanto, cada uma delas pode ser preenchida ou alterada para cada novo evento cadastrado.
Clique em 'Salvar Cedente' após o preenchimento para finalizar o cadastro.
Bloqueio de boletos
Na configuração de bloqueio de boletos, você pode bloquear o registro do boleto no banco até uma data próxima do vencimento. Impedindo que o inscrito registre todos os boletos, e por algum motivo não faça o pagamento. Gerando um custo para a fundação.
Inscrição/Minicurso: selecionando a opção Liberado, o boleto de inscrição ficará disponível para o inscrito realizar o pagamento assim que terminar de fazer a inscrição no evento. Selecionando a opção Bloqueado, deverá ser informado até quantos dias antes do vencimento, o boleto deve ficar bloqueado. Informe a quantidade de dias no campo Dias.
Exemplo: selecionando a opção Bloqueado e informando a quantidade de dias igual a 15. Então o boleto de inscrição ficará liberado para o inscrito quando faltar 15 dias para o vencimento. Assim, o boleto não será registrado no banco enquanto estiver bloqueado.
Plano de Pagamento: o preenchimento do bloqueio dos boletos de plano de pagamento dos eventos, funciona exatamente igual aos boletos de inscrição. Se selecionar a opção Liberado, o inscrito pode gerar os boletos a qualquer momento, gerando registro dos mesmos no banco. Ou, se selecionado a opção Bloqueado, os boletos serão liberados conforme a quantidade de dias estipulada antes do vencimento.
Cielo
Uma das formas de pagamento disponibilizadas pelo módulo de Eventos do Conveniar é o pagamento com cartão de crédito. Para usufruir dessa possibilidade será necessário cumprir duas etapas:
Passo 1: Realizar o credenciamento no site da Cielo: www.cielo.com.br
Após o cadastro, faça a autenticação com seu usuário e senha, acesse o menu “Vendas Online” e clique em “Checkout Cielo”.
Na tela seguinte, clique na aba “Configurações” e, em seguida, “Configurações da loja”.
Na seção “Pagamentos” será necessário informar as URLs de retorno, notificação e de mudança de status. Neste momento, entre em contato com o suporte do Conveniar para obter tais informações.
Os demais campos do cadastro devem ser preenchidos conforme os dados da fundação. É importante ressaltar que, qualquer configuração inserida no sistema da Cielo sobrescreve os dados inseridos nas configurações do Conveniar.
Passo 2: Configurar a forma de pagamento Cielo no Conveniar.
Para fornecer dados ao cadastro do Evento é necessário configurar previamente informações básicas do pagamento com o cartão de crédito. Para tanto, acesse o módulo Administração. No menu “Cadastros”, acesse a opção “Forma de Pagamento Cielo”.
Figura 20 - Forma de Pagamento Cielo
Nome: Nome identificador da forma de pagamento no Conveniar.
Pessoa Jurídica: Pessoa jurídica cadastrada no site da Cielo. Para possibilitar a escolha na lista suspensa é necessário possuir o cadastro da pessoa jurídica no Conveniar.
Identificação Cielo: Número identificador gerado no cadastro da fundação no site da Cielo. É o endereço de comunicação entre Conveniar e Cielo.
Tipo de desconto: Possibilita a configuração de descontos nos pagamentos utilizando a forma de pagamento Cielo. O desconto pode ser percentual sobre o valor do pagamento, ou ainda um valor fixo em centavos, que independe do valor final.
Valor do desconto: Caso a forma de pagamento permita desconto, o campo possibilita a inserção do valor desejado, baseado no tipo de desconto selecionado (percentual ou valor em centavos).
Valor do desconto Boleto (%): Valor de desconto aplicado automaticamente no momento em que o usuário gera um boleto dentro da opção de pagamento da Cielo. O valor será sempre percentual, independendo do tipo de desconto configurado.
Valor de desconto Débito (%): Valor de desconto aplicado automaticamente no momento em que o usuário realiza o pagamento com cartão na opção débito. O valor será sempre percentual, independendo do tipo de desconto configurado.
Nº Máximo de Parcelas: informe o número máximo de parcelas a ser permitido nos pagamentos Cielo. O número máximo de parcelas permitido pela Cielo é 12 parcelas. Então você pode deixar configurado com o nº máximo ou informar um número inferior.
Descrição na fatura: Descrição que será informada na fatura do cartão de crédito do inscrito.
Sistema Cielo Anti-fraude: Serviço antifraude oferecido pelo Cielo. Caso seja do interesse da fundação, a contratação do serviço deve ser feita diretamente no site da Cielo.
Ativo: Opção para definir se uma forma de pagamento Cielo está ativo ou inativo. Caso esteja inativo, não permitirá a seleção da mesma no cadastro do evento.
Após a conclusão dessas etapas, é necessário informar ao evento desejado a possiblidade de pagamento com cartão de crédito. Para tanto, ao acessar o módulo de Eventos e entrar no evento desejado, acesse a opção “Configurações de Pagamento” e clique na aba “Cielo”.
Figura 21 - Configurações de Pagamento
No campo “Cielo”, selecione a forma de pagamento previamente cadastrada na seção anterior. Qualquer informação relacionada aos descontos pode ser alterada para o evento em questão.
Após a inserção e a conferência dos dados, clique em “Salvar Cielo” para disponibilizar a opção de pagamento para o evento.
Depósito
Informações para permitir o pagamento via depósito bancário. As formas de depósito são previamente cadastradas no módulo Administração e disponibilizadas com suas respectivas instruções para a realização do depósito.
Figura 22 - Eventos - Informações Relacionadas - Depósito
Depósito: Configurações cadastradas no módulo Administração, menu “Cadastros” > “Formas de Pagamento por Depósito”. Os padrões cadastrados serão sugeridos neste momento da configuração do evento.
Nome: Nome da forma de pagamento por depósito (Exemplo: Depósito – Banco do Brasil). Será o campo identificador do seu cadastro.
Instruções para depósito: Instruções de pagamento que aparecerão, ao finalizar a inscrição, para o usuário que optar pelo depósito bancário.
Clique em 'Salvar' após o preenchimento para finalizar o cadastro e, se necessário, insira informações para disponibilizar outro método de depósito.
Categorias de Inscrição
Nesta seção serão feitos os cadastros das modalidades, tipos de inscrição para o evento. Uma possibilidade seria em eventos com inscrições distintas entre professores e alunos ou noutra onde a inscrição sofreria alteração de pessoa física para jurídica.
Figura 23 - Eventos - Informações Relacionadas - Categorias de Inscrição
Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
Nome do Evento: Nome dado ao evento na fase anterior. Gerado automaticamente pelo sistema.
Inscrição
Data Início: Data de início das inscrições para o evento. Gerado automaticamente pelo sistema de acordo com o preenchido na seção de identificação do evento.
Data Fim: Data de término do período de inscrições. Gerado automaticamente pelo sistema de acordo com o preenchido na seção de identificação do evento.
Categorias de Inscrição
Descrição: Descrição da categoria da inscrição.
Data Início: Data de início para inscrição na presente modalidade de inscrição.
Data Fim: Data de término para inscrição.
Valor: Valor deste tipo de inscrição.
Formas de pagamento
Formas de pagamento: selecione uma forma de pagamento para a categoria de inscrição que está sendo cadastrada. Depois de selecionar a forma de pagamento desejada, clique em 'Salvar' dentro dessa mesma área. Caso deseje disponibilizar mais de uma forma de pagamento, para a mesma categoria de inscrição, basta selecionar mais uma forma de pagamento e clicar em 'Salvar' novamente.
Obs.: só serão disponibilizadas as formas de pagamento previamente cadastradas na etapa Configurações de Pagamento.
Clique em 'Salvar' no final da tela para salvar as configurações da categoria de inscrição. Para adicionar mais categorias de inscrição no evento, repita o processo.
Serviços/Minicursos
Espaço onde é feito o cadastro dos Serviços/Minicursos que serão disponibilizados no evento.
Figura 24 - Eventos - Informações Relacionadas - Serviços/Minicursos
Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
Nome do Evento: Nome dado ao evento na fase anterior. Gerado automaticamente pelo sistema.
Serviço/Minicurso: Nome a ser atribuído ao (s) Serviço (s) /Minicurso (s) ofertado (s).
Descrição: Espaço reservado para a introdução da descrição detalhada do Serviço/Minicurso.
Valor: Valor a ser atribuído ao Serviço/Minicurso.
Vagas: Número de vagas que serão disponibilizadas ao Serviço/Minicurso.
Em oferta: Marque esta opção caso queira que a pessoa, ao fazer sua inscrição, tenha o minicurso disponível para escolha.
Ocultar Serviço/Minicurso: Marque esta opção caso queira que o minicurso/serviço não apareça no ato da inscrição.
Clique em 'Salvar' após o preenchimento. Para adicionar mais Serviços/Minicursos no evento, repita o processo.
Planos de Pagamento
Espaço para a criação de planos de pagamento do evento.
Os documentos (Boleto, Cielo ou Depósito) para pagamento referentes a este item serão gerados posteriormente pela Fundação através da opção “Gerar Doc Fin. Do Plano de Pagamento” que está localizado no menu Financeiro -> Inscrições. Esta geração de documentos financeiros é diferente da inscrição e do serviço/minicurso onde o documento é gerado automaticamente no ato da inscrição online.
Figura 25 - Eventos - Informações Relacionadas - Planos de Pagamento (tela 1)
Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
Nome do Evento: Nome dado ao evento na etapa anterior. Gerado automaticamente pelo sistema.
Nome do Plano: Nome identificador do plano de pagamento.
Valor Total: Valor total do evento (com exceção da categoria de inscrição e Serviços/Minicursos) que será cobrado no presente plano de pagamento.
Data de Vencimento da 1ª parcela: Define a data de vencimento da primeira parcela do plano de pagamento criado.
Data de vencimento das demais parcelas: Caso seja necessário definir uma data diferente da segunda parcela em diante, é possível escolher uma data que será seguida como padrão para as demais parcelas.
Ativo: Opção para designar se o plano de pagamento está ativo ou não para o evento.
Categoria de inscrição: Opção para escolher uma categoria para vinculação entre planos de pagamento e categorias de inscrição. Se não for selecionada nenhuma opção, o plano de pagamento será disponibilizado para todas as categorias de inscrição.
Figura 26 - Informações Relacionadas - Planos de Pagamento (tela 2)
Formas de pagamento: Campo de seleção das formas de pagamento cadastradas na etapa Configurações de Pagamento, no cadastro do evento. Conforme a forma de pagamento selecionada, serão disponibilizados alguns campos para edição. Conferidas as informações clique em 'Salvar' nessa mesma área.
Para o mesmo plano de pagamento também é possível selecionar mais de uma forma de pagamento. Basta selecionar uma nova forma de pagamento e clicar em 'Salvar' dessa área novamente.
Clique em 'Salvar' no final da tela para confirmar as configurações do plano de pagamento. Para adicionar mais formas de pagamento no Plano de Pagamento, repita o processo.
Taxas de Rateio/Custos Operacionais
Inserção de taxas de rateio/custos operacionais a serem cobradas automaticamente sobre as entradas do evento. As taxas aparecerão de acordo com as taxas cadastradas no projeto no qual o evento está vinculado.
Figura 27 - Eventos - Informações Relacionadas - Taxas de Rateio/Custos Operacionais
Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
Nome do Evento: Nome dado ao evento. Gerado automaticamente pelo sistema.
Taxas de Rateio/Custos Operacionais do Projeto: Lista das taxas/custos cadastrados no projeto para que se possa escolher qual será aplicado no evento.
Após marcar a taxa/custo escolhido, clique em 'Adicionar' para a inserção efetiva do mesmo. As taxas e o custo operacional adicionados serão apresentados em Taxas de Rateio/Custos Operacionais do Evento.
Configuração de E-mails automáticos
Permite o envio de e-mails automáticos quando uma nova situação é criada no sistema. Quando um determinado evento acontece, um gatilho é acionado e o e-mail é enviado para os destinatários configurados.
Figura 28 - Eventos – Informações Relacionadas - Configuração de E-mails
Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
Nome do Evento: Nome dado ao evento. Gerado automaticamente pelo sistema.
Texto padrão de E-mail: Textos padrões para auxiliar na sugestão de conteúdos pré-cadastrados. Para maiores detalhes sobre o cadastro de textos padrões para envio de e-mails automáticos, acesse a seção 3.4. Os textos pré-cadastrados poderão ser carregados nesta opção.
Tipo do Documento: O tipo do documento financeiro que deve ser configurado: inscrição, minicurso/serviço, plano de pagamento, inscrição e minicurso/serviço.
Situação: Situação em que se encontrará o tipo de documento financeiro escolhido.
Assunto do e-mail: Assunto que será exibido no e-mail enviado ao participante.
Tags para e-mail: Campos que auxiliam na criação do e-mail substituindo automaticamente as tags utilizadas por dados do participante.
Conteúdo do e-mail: Texto do e-mail com possibilidade de formatação, inserção de links, imagens, etc.
Ativo: As configurações cadastradas podem estar disponíveis ou não, no caso do gestor optar por ativar ou desativar o gatilho configurado.
Clique em 'Salvar' após o preenchimento. O email automático salvo será apresentado em Configurações Cadastradas. Caso haja necessidade do cadastro de mais algum e-mail automático, basta repetir o processo.
Padrão para Mala Direta
Permite a configuração de malas direta para envio aos participantes do evento. O envio da mala direta não é automático.
Figura 29 - Eventos – Informações Relacionadas – Mala Direta
Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
Nome do Evento: Nome dado ao evento. Gerado automaticamente pelo sistema.
Selecione um texto padrão: Textos padrões para auxiliar na sugestão de conteúdos pré-cadastrados. Para maiores detalhes sobre o cadastro de padrões de texto, acesse a seção 3.4. Os textos pré-cadastrados poderão ser carregados nesta opção.
Nome: Nome dado para identificação da mala direta cadastrada.
Tipo de texto: Se o tipo de texto escolhido for “E-mail”, a mala direta enviada será apenas do conteúdo do e-mail cadastrado. Se o tipo escolhido for “Documento”, além do conteúdo do e-mail, o gestor terá a opção de personalização de um arquivo anexo. Tal funcionalidade é ideal para envio de certificados, documentos personalizados, entre outras aplicações. Tanto o campo do e-mail quanto o campo de documento aceitam HTML, permitindo assim a personalização do texto.
Assunto do e-mail: Assunto que será exibido no e-mail enviado ao participante.
Tags para e-mail: Campos que auxiliam na criação do e-mail, substituindo automaticamente as tags utilizadas por dados do participante.
Conteúdo do e-mail: Texto do e-mail com possibilidade de formatação, inserção de links, imagens, etc.
Clique em 'Salvar' após o preenchimento. A mala direta cadastrada será apresentada no campo Textos Cadastrados. Caso haja necessidade do cadastro de mais alguma mala direta, basta repetir o processo.
Ativar/Desativar Evento
Espaço para que se possa verificar a situação dos itens do evento e a alteração da situação do mesmo.
Figura 30 - Eventos - Informações Relacionadas - Ativar/Desativar Eventos
Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
Nome do Evento: Nome dado ao evento na fase anterior. Gerado automaticamente pelo sistema.
Situação: todo evento criado tem a situação Registrado. Selecione a situação para a qual deseja alterar o evento.
Após clicar no botão “Verificar” confira na checklist se existe alguma pendência. Caso esteja tudo certo e realmente deseje fazer a alteração, clique em “Salvar”. Caso tenha alguma pendência, será necessário fazer as alterações indicadas na cheklist, e depois fazer a alteração da situação novamente.
Caso queira alterar a situação para outra, clique em “Limpar” e repita o procedimento.
Gerenciamento do Módulo Eventos
Esta seção contém uma breve explicação das demais funções do módulo evento. Funções relacionadas ao Financeiro, Consultas e Cadastros serão apresentadas aqui.
Menu Financeiro
Inscrições
Opção para o gerenciamento dos inscritos de um determinado evento.
Figura 31 - Gerenciamento do Módulo de Eventos - Inscrições
Será apresentado filtro para a busca do evento. Após realizar a busca clique no ícone 'Editar Evento' do evento encontrado.
Figura 32 - Gerenciamento do Módulo de Eventos - Inscrições
Na tela serão apresentados todos os inscritos com inscrição realizada, e a situação dessa inscrição. Para realizar alguma ação dos botões disponíveis nessa tela, faça a seleção de uma ou mais inscrições.
Gerar Doc. Fin. Do Plano de Pagamento: Realizando uma seleção prévia dos inscritos desejados, esta opção permite ao gestor gerar os documentos financeiros do plano de pagamento, ou seja, as mensalidades de acordo com a forma de pagamento escolhida por cada participante. Para visualizar os documentos financeiros gerados, o gestor pode clicar no botão da coluna 'Documento (s) Financeiros' disponível em cada inscrição.
Salvar/Alterar Plano de Pagamento: Opção para fazer a mudança de um plano de pagamento de determinado inscrito dentro do evento.
Mala Direta: Botão que possibilita o envio de malas diretas aos inscritos selecionados. A mala direta pode ser a previamente cadastrada no evento, ou, uma nova mala informada pelo gestor.
Adicionar Inscrição: Espaço disponível para que o gestor do evento na fundação possa fazer a inscrição interna de alguma pessoa.
Alterar Inscrições: Opção que possibilita uma alteração completa de alguma inscrição, inclusive podendo ser feita uma mudança de evento.
Cancelar Inscrições: Botão que disponibiliza a função de cancelamento de inscrições no evento.
Alterar Situação: Botão que possibilita a alteração da situação de uma inscrição. Tais situações podem ser: Inscrito (situação onde a pessoa fez sua inscrição, mas não foi dada a baixa no boleto da mesma), Matriculado (situação alterada manualmente pelo gestor do evento para confirmar participação do inscrito neste evento) e Confirmado (situação após a baixa do boleto de inscrição, que indica a confirmação do pagamento).
Observação: gerenciamento de inscrições feitas pelo Cielo
O gerenciamento das inscrições realizadas através do pagamento Cielo, acontece de forma automática pelo Conveniar. Assim que o pagamento é recebido pelo Cielo, o Conveniar é notificado desse pagamento, realiza a baixa do boleto no módulo Eventos e gera o financeiro no módulo Projeto. Quando o pagamento for parcelado, o Conveniar identificará o número de parcelas, gerará os lançamentos e fará a baixa conforme forem sendo feitos os pagamentos. Nesse caso não é necessário realizar nenhuma baixa manual ou por arquivo, tudo será feito automaticamente entre a Cielo e o Conveniar.
Baixa de boletos por arquivo
Local para baixa automática de boletos através do arquivo de retorno disponibilizado pelo banco. Serão baixados os boletos informados no arquivo de retorno e que contenham informação de baixa.
Inscrições
Local para baixa manual e individual de boletos. Através de uma pesquisa, é possível fazer a seleção do boleto desejado e baixá-lo.
Dica: utilizar o filtro avançado para retornar os resultados desejados.
Figura 33 – Gerenciamento do Módulo de Eventos – Gestão Financeira
E-mail Cobrança: Botão que permite o envio de e-mails de cobrança para os participantes que estão com pagamentos em atraso. Utilizando o filtro avançado é possível pesquisar somente os pagamentos desejados.
Carta Cobrança: Oferece a mesma funcionalidade do E-mail Cobrança, porém, disponibiliza a opção para impressão da cobrança para envio por meio físico.
Cancelar Selecionados: opção para cancelamento de boletos selecionados.
Registrar Selecionados: opção para registro bancário de boletos selecionados.
Menu Consultas
Inscrições
É possível visualizar uma lista com as inscrições correspondentes à uma busca pré-determinada. Essa lista pode ser impressa em PDF ou Excel.
Figura 34 - Gerenciamento do Módulo de Eventos - Consultas
Receitas
Lista com a relação dos documentos financeiros gerados em determinado evento, ou gerados a partir de critérios estabelecidos na busca, como data de vencimento, por exemplo.
Inscrições em serviço/minicurso
Lista das inscrições em serviços/minicurso. Faz-se a escolha do evento e depois do serviço/minicurso, e então é gerada a lista com as inscrições efetuadas.
Menu Cadastros
Figura 35 - Gerenciamento do Módulo de Eventos - Cadastros
Categorias de Evento
Espaço para cadastro das categorias de evento, tais como: Seminários, Palestras, etc. Essa categoria será exibida no formulário de cadastro de evento, com o nome “Áreas”.
Usuários de Eventos
Visualização e edição de usuários de eventos. É importante lembrar que, para o sistema Conveniar, o usuário de eventos é diferenciado da pessoa do módulo administração e do usuário do módulo segurança.
Configurações de E-mail
Espaço para criação de textos padrões para envios automáticos de e-mail. Os padrões cadastrados neste ponto serão utilizados na seção Configurações de E-mails Automáticos.
Textos Padrões
Espaço para criação de textos padrões para envios de mala direta. Os padrões cadastrados neste ponto serão utilizados na seção Padrão para Mala Direta.
Termos de Aceite
Espaço para cadastro de texto padrão para termos de aceite, que podem ser selecionados no cadastro do evento, na seção Configuração de Formulário de Inscrição.
Para acessar mais orientações sobre o módulo Eventos, acesse as Dúvidas Frequentes desse módulo.
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