POR QUE ESSA DÚVIDA?
Na criação da Ordem de Pagamento, no ato do recebimento do produto, este pode ser entregue parcialmente, pode haver desconto ou despesas acessórias. Nesses casos ocorre o desdobramento da AF/OS (Autorização de Fornecimento/Ordem de Serviço).
QUANDO OCORRE?
Ocorre sempre que a Ordem de Pagamento tiver um valor diferente do valor do Recurso para Compra (valores acessórios inseridos, despesas, descontos, taxas), ou quantidade de itens comprado é diferente da quantidade recebida, ou ainda, a ordem de pagamento será paga em parcelas com valores diferentes.
O QUE FAZER?
Após criar a Ordem de Pagamento e realizar as devidas alterações, clique em Confirmar. Será gerado um pedido de desdobramento que deverá ser aprovado pelo gestor de compras e, posteriormente, pelo gestor do projeto.
1º Passo
- Após emitir a autorização de fornecimento na etapa AF/OS do processo de compra, clique no menu Compras, opção "Ordens de Pagamento de AF/OS".
- Clique em Novo.
- Insira o número da AF/OS e clique em Procurar.
- Após localização da AF, clique em Salvar.
- Confirme a conta bancária do fornecedor, preencha os campo "Nº Documento", "Data de Emissão", "Data de Entrada" e "Data de Vencimento".
- Não informe o "Número de parcelas" e nem "Vencimento das parcelas", porque esses campos devem ser informados somente quando a quantidade do produto chega em sua totalidade e apenas o pagamento é parcelado.
- Clique em Salvar.
A partir desse momento é possível realizar alterações no campo "Itens do Documento". O desdobramento acontece em algumas situações, como as citadas abaixo:
1 - Quando há alguma alteração no valor ou quantidade do item.
2 - Quando é necessário mudar o valor do câmbio.
3 - Quando preenchemos o campo "Valores Acessórios".
Para todos esses casos é gerado o desdobramento que precisa ser aprovado no módulo Compra e também no módulo Projeto por ter tido alteração no valor financeiro ou quantidade de recebimento.
2º Passo
Nesse exemplo vamos supor que o fornecedor entregará uma quantidade menor do que a quantidade informada na AF/OS:
- Clique no ícone editar do item.
- Informe no campo Valor Total, o valor que será pago nessa parcela.
O Conveniar calculará automaticamente a quantidade referente ao Valor Total informado.
Caso necessite alterar a quantidade, basta selecionar a opção Editar Valores. Mas orientamos que utilize apenas o campo valor total.
Informe se o produto é patrimoniável, e informe uma justificativa para realização da alteração no item. Depois clique em Salvar.
3º Passo
Como a AF/OS e a ordem de pagamento possuem valores diferentes, o Conveniar gera o desdobramento, que precisa ser confirmado no módulo Compra e depois no módulo Projeto.
- Clique no menu Compras, no módulo Compra, e então na opção "Desdobramento de AF/OS".
- Insira o número do desdobramento gerado ao confirmar a ordem de pagamento e clique em Aplicar filtro.
- Clique no ícone "Editar registro" do pedido que foi localizado.
- Confira as informações e se tudo estiver correto selecione a opção "Confirmar Desdobramento e gerar nova AF/OS". Isso quer dizer que uma nova AF será gerada automaticamente pelo sistema com o restante dos itens, que serão entregues posteriormente. Caso os itens restantes não mais serão recebidos, escolha a outra opção para ignorá-los.
- Em seguida clique no botão "Aprovar desdobramento".
- No módulo Projeto, acesse o menu Pedidos e então a opção "Desdobramento de AF/OS".
- Localize e edite o pedido de desdobramento aprovado anteriormente no módulo Compra.
- Confira as informações e, se tudo estiver correto, selecione a opção "Confirmar desdobramento". Em seguida clique em "Aprovar Desdobramento".
Pronto! O desdobramento foi aprovado e uma nova AF foi gerada com o restante dos itens.
