POR QUE ESSA DÚVIDA?
Na criação da Ordem de Pagamento, no ato do recebimento do produto, este pode ser entregue parcialmente, pode haver desconto ou despesas acessórias. Nesses casos ocorre o desdobramento da AF/OS (Autorização de Fornecimento/Ordem de Serviço).
QUANDO OCORRE?
Vai ocorre sempre que a Ordem de Pagamento tiver um valor diferente do valor do Recurso para Compra (valores acessórios inseridos, despesas, descontos, taxas), ou quando a quantidade de itens comprados é diferente da quantidade a ser paga na ordem de pagamento.
O QUE FAZER?
Após emitir a autorização de fornecimento na etapa AF/OS do processo de compra, clique no menu Compras, opção "Ordens de Pagamento de AF/OS".
Clique em Novo.
Insira o número da AF/OS, e clique em Adicionar AF/OS.
Confirme a conta bancária do fornecedor, preencha os campo "Nº Documento", "Data de Emissão", "Data de Entrada" e "Data de Vencimento".
Não informe o "Número de parcelas" e nem "Vencimento das parcelas", porque esses campos devem ser informados somente quando a quantidade do produto chega em sua totalidade e apenas o pagamento é parcelado.
Clique em Salvar.
A partir desse momento, é possível realizar alterações no campo "Itens do Documento", o que fará com que o desdobramento ocorra. Ele também pode ocorrer em algumas situações como as citadas abaixo:
Quando há alguma alteração no valor ou quantidade do item.
Quando é necessário mudar o valor do câmbio.
Quando preenchemos o campo "Valores Acessórios".
Para todos esses casos é gerado o desdobramento que precisa ser aprovado no módulo Compra, e também no módulo Projeto por ter tido alteração no valor financeiro ou quantidade de recebimento.
Nesse exemplo vamos supor que o fornecedor entregará uma quantidade menor do que a quantidade informada na AF/OS:
Clique no ícone editar do item.
Informe no campo Valor Total, o valor que será pago nessa parcela.
O Conveniar calculará automaticamente a quantidade referente ao Valor Total informado.
Caso necessite alterar a quantidade, basta selecionar a opção Editar Valores. Mas orientamos que utilize apenas o campo valor total.
Informe se o produto é patrimoniável, e informe uma Justificativa para realização da alteração no item. Depois clique em Salvar.
Como a AF/OS e a ordem de pagamento possuem valores diferentes, o Conveniar gera o desdobramento, que precisa ser confirmado no módulo Compra e depois no módulo Projeto.
Clique no menu Compras, no módulo Compra, e então na opção "Desdobramento de AF/OS".
Insira o número do desdobramento gerado ao confirmar a ordem de pagamento e clique em Aplicar filtro.
Clique no ícone "Editar registro" do pedido que foi localizado.
Confira as informações e se tudo estiver correto selecione a opção "Confirmar Desdobramento e gerar nova AF/OS". Isso quer dizer que uma nova AF será gerada automaticamente pelo sistema com o restante dos itens, que serão entregues posteriormente. Caso os itens restantes não mais serão recebidos, escolha a outra opção para ignorá-los.
Em seguida clique no botão "Aprovar desdobramento".
No módulo Projeto, acesse o menu Pedidos e então a opção "Desdobramento de AF/OS".
Localize e edite o pedido de desdobramento aprovado anteriormente no módulo Compra.
Confira as informações e, se tudo estiver correto, selecione a opção "Confirmar desdobramento". Em seguida clique em "Aprovar Desdobramento".
Pronto! O desdobramento foi aprovado e a compra de parte do item foi finalizada.
Voltando ao módulo Compra, e acessando o processo de compras, é possível ver que uma nova AF/OS foi gerada com o restante da quantidade do item.
O comprador deverá gerar uma nova ordem de pagamento para essa AF/OS para realizar o pagamento do restante do item quando ele for entregue pelo fornecedor.