POR QUE ESSA DÚVIDA?
É importante que a fundação apresente para a financiadora, ou órgãos competentes, os gastos relativos ao recurso recebido.
QUANDO OCORRE?
De acordo com o contrato entre financiadora e fundação, a prestação de contas pode ser realizada em períodos pré-determinados ou apenas no final da execução do projeto.
O QUE FAZER?
O pedido de prestação de contas pode ser criado no módulo ‘Projeto’, menu ‘Serviços’, opção ‘Prestação de contas’. Ou no módulo ‘Prestação de Contas’.
No módulo ‘Projeto’ é possível acompanhar o andamento da prestação de contas, mas somente no módulo ‘Prestação de Contas’ é que conseguiremos adicionar os lançamentos ao pedido e gerar relatórios.
Após criar o pedido de prestação de contas no módulo ‘Projeto’, é necessário enviar esse pedido para o setor de prestação de contas clicando no botão ‘Enviar’.
Mostraremos como preencher os campos do pedido de prestação de contas mais a frente.
Para dar continuidade ao pedido, acesse o módulo Prestação de Contas, e depois clique no menu de mesmo nome. Depois localize o pedido de prestação de contas criado no módulo ‘Projeto’.
Podemos criar o pedido de prestação de contas diretamente no módulo ‘Prestação de contas’ sem precisar acessar o módulo ‘Projeto’.
Para isso, acesse o módulo Prestação de Contas e depois clique no menu de mesmo nome. Depois clique no botão ‘Novo’.
Na tela seguinte vamos preencher os campos solicitados na aba ‘Identificação’:
- Projeto – selecione o projeto do qual será prestado conta.
- Nome – informe um nome de identificação para essa prestação de contas.
- Layout – selecione um layout sobre o qual será gerada a prestação de contas. O layout deve ser cadastrado antes de realizar a prestação de contas, para isso acesso o link (colocarei o link para cadastro de layout).
- Grupo de Gestores – selecione o grupo de gestores responsável.
- Gestor responsável – selecione a pessoa responsável pela prestação de contas.
- Data Inicial – informe a data inicial do período que será prestado conta.
- Data Final – informe a data final do período que será prestado conta.
- Finalidade – insira a finalidade dessa prestação de contas.
Por fim, clique no botão ‘Salvar’.
Após salvar, o sistema abrirá mais um campo na tela. O campo ‘Arquivo’. Onde poderemos adicionar documentos e informar se esse arquivo será ou não disponibilizado no portal ‘Transparência’.
Continuando o preenchimento da prestação de contas, clique na aba ‘Lançamentos’. Nessa aba adicionaremos os lançamentos do projeto.
Para isso, clique no botão ‘Consultar Lançamentos’.
Será aberta essa tela de busca. Nela podemos realizar a busca por diferentes campos e critérios de busca.
Nessa tela também podemos informar se a busca será feita por lançamentos que estão dentro do período da prestação de contas, ou em qualquer data.
No nosso exemplo o período é de 02/01/2017 a 29/12/2017. Então, se nessa tela clicarmos em ‘Aplicar Filtro’, o sistema apresentará TODOS os lançamentos do projeto em questão criados nesse período.
Para que o sistema não apresente os lançamentos estornados, basta fazer a busca na aba ‘Filtro Avançado’. Selecionaremos o campo ‘Situação’, o operador ‘Diferente’ e no critério de busca digitaremos ‘Estornado’.
Assim, o sistema apresentará TODOS os lançamentos do projeto que não estão estornados.
Após localizar os lançamentos, faremos a sua seleção, e depois é só clicar no botão ‘Adicionar Selecionados’. Ou, caso você deseje adicionar todos os lançamentos basta clicar no botão ‘Adicionar Todos’.
Em seguida o sistema voltará para a tela da prestação de contas.
Nessa tela temos as seguintes opções:
- Enviar à financiadora – clicando nesse botão, o sistema não enviará automaticamente a prestação de contas. O pedido apenas ficará bloqueado para alteração até a financiadora dar um parecer sobre a prestação de contas.
- Encerrar – após aprovação da prestação de contas pela financiadora basta encerrar o pedido.
- Devolver – essa opção permite devolver o pedido para o setor de Projetos para conferência ou ajuste.
- Cancelar – cancela o pedido de prestação de contas.
- Excluir Selecionados – podemos retirar lançamentos dessa prestação de contas.
- Bloquear Selecionados – o bloqueio do lançamento impede que seja realizada alguma alteração nos lançamentos que serão enviados para a financiadora.
- Desbloquear Selecionados – permite desbloquear um lançamento bloqueado anteriormente.
- Exportar prestação de contas FAPEMIG – ao clicar nesse botão o sistema gerará um arquivo com os lançamentos da prestação de contas. Para os casos em que a financiadora é Fapemig.
- Visualizar relatórios – os relatórios são gerados conforme os lançamentos que foram adicionados na prestação de contas. Estes relatórios podem ser exportados para excel e formatados conforme o modelo de prestação de contas de cada financiadora ou órgão competente.
Observação: caso deseje adicionar mais lançamentos na prestação de contas, basta clicar em ‘Consultar Lançamentos’ e realizar os procedimentos anteriores novamente.
