POR QUE ESSA DÚVIDA?
Porque o pagamento da compra pode ser parcelado, o produto ser entregue em etapas, pode haver desconto ou despesas acessórias na ordem de pagamento. Nesses casos ocorre o desdobramento da AF/OS (Autorização de Fornecimento/Ordem de Serviço).
QUANDO OCORRE?
Ocorre sempre que a Ordem de pagamento tiver um valor diferente do valor do Recurso para Compra ou quantidade de itens diferente.
O QUE FAZER?
Após criar a Ordem de pagamento e realizar as devidas alterações, clique em Confirmar. Será gerado um pedido de desdobramento que deverá ser aprovado pelo gestor de compras e, posteriormente, pelo gestor do projeto.
1º Passo
- Após emitir a autorização de fornecimento na etapa AF/OS do processo de compra, clique no menu Compras, opção "Ordens de Pagamento de AF/OS".
- Clique em Novo.
- Insira o número da AF/OS e clique em Procurar.
- Após localização da AF, clique em Salvar.
- Confirme a conta bancária do fornecedor, preencha os campo "Nº Documento", "Data de Emissão", "Data de Entrada" e "Data de Vencimento".
- Clique em Salvar.
A partir desse momento é possível realizar alterações no campo "Itens do Documento". O desdobramento pode ser feito de duas formas:
1 - Quando a AF será paga em parcelas iguais, você deve dividir a quantidade do item pelo número de parcelas. Exemplo: o item tem quantidade 1 e será pago de 3 vezes. Então, quando for fazer a ordem de pagamento, divida 1 por 3 e o resultado será a nova quantidade do item. Nesse exemplo a nova quantidade será 1/3=0,33. Em seguida altere o campo Valor Total para a quantidade que será paga nessa ordem de pagamento. Não será necessário alterar o campo valor unitário.
Esse raciocínio também pode ser usado quando a entrega do produto será feita em etapas.
2 - Quando a AF será paga em parcelas com diferentes valores. Se a quantidade do item é 1, a ordem de pagamento deve ser alterada para a quantidade 0,1. Todas as ordens de pagamento dessa AF/OS, que forem sendo desdobradas, devem ter a quantidade alterada para 0,1. No campo valor total informe o valor que será pago nessa ordem de pagamento. Não é necessário alterar o campo valor unitário.
3 - Quando é necessário mudar o valor do câmbio.
4 - O desdobramento também é gerado quando preenchemos o campo Valores Acessórios.
2º Passo
- Nesse exemplo vamos pagar a AF/OS em 5 parcelas iguais.
- Clique no ícone editar do item.
- Altere a quantidade do item para um valor menor. Nesse exemplo vamos dividir 1 por 5 para encontrar a quantidade desejada.
- Se necessário edite o campo Valor Total para o valor que realmente será pago nessa ordem de pagamento.
- Insira uma justificativa e clique em Salvar.
- Se não houver mais alterações para serem feitas, clique em Confirmar no final da tela.
3º Passo
Como a AF/OS e a ordem de pagamento possuem valores diferentes, o Conveniar gera o desdobramento, que precisa ser confirmado no módulo Compra e depois no módulo Projeto.
- Clique no menu Compras, opção Desdobramento de AF/OS.
- Insira o número do desdobramento gerado ao confirmar a ordem de pagamento e clique em Aplicar filtro.
- Clique no ícone Editar registro do pedido que foi localizado.
- Confira as informações e se tudo estiver correto selecione a opção ‘Confirmar Desdobramento e gerar nova AF/OS’. Isso quer dizer que uma nova AF será gerada automaticamente pelo sistema com o restante dos itens.
- Em seguida clique no botão ‘Aprovar desdobramento’.
- No módulo Projeto, acesse o menu Pedidos, opção Desdobramento de AF/OS.
- Localize e edite o pedido de desdobramento aprovado anteriormente no módulo Compra.
- Confira as informações e se tudo estiver correto selecione a opção 'Confirmar desdobramento' e em seguida clique em Aprovar Desdobramento.
Pronto! O desdobramento foi aprovado e uma nova AF foi gerada com o restante dos itens. Para realizar o pagamento das parcelas seguintes basta repetir esse procedimento para cada parcela.
