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Sumário:
Introdução
O objetivo deste guia é permitir que o gerente da fundação extraia informações relevantes do Conveniar para a tomada de decisões estratégicas dentro da fundação. Nas próximas páginas será detalhado o processo de extração de relatórios do Conveniar pelo módulo Gerencial e as demais possibilidades do módulo.
Módulo Gerencial
Para acessar o módulo Gerencial, vá até o canto superior direito da sua tela e selecione a opção desejada. Caso o módulo não esteja acessível ao usuário, deverá ser contatado o administrador do sistema na fundação para análise da liberação do módulo ao gestor.
Figura 1 - Acessando o módulo Gerencial
Relatórios
Quantitativo de processo de compra
Este relatório permite a análise dos dados relacionados aos processos de compra da fundação. Como o próprio nome sugere, é retornado o somatório dos dados requisitados e agrupados pelo usuário. Apenas processos de compra com todos os itens finalizados são considerados.
É possível extrair diversos tipos de informações. Por exemplo:
- Quantidade de processos de compra executados por cada gestor em um determinado período de tempo.
- Quantidade de compras relacionadas a cada categoria do processo de compra.
- Quantidade de compras executadas para cada tipo de modalidade de compra.
- Quantidade de compras que seguiram uma determinada lei ou decreto de compra.
Tais exemplos são obtidos com uma análise direta dos dados, no entanto, o relatório permite uma infinidade de interpretações importantes para o planejamento estratégico do setor.
Figura 2 - Quantitativo de processo de compra – filtros
- Agrupar por: diferentes tipos de informação para agrupamento do relatório. É possível agrupar por modalidade de compra, grupo gestor, usuário gestor, procedimento de compra e categoria do processo de compra.
- De – Até: período em que o relatório deverá retornar os dados para o usuário. Será considerado a data do processo de compra para retorno dos dados.
- Ordenar por: ordenação das colunas resultantes da pesquisa. O usuário pode ordenar alfabeticamente pelo nome do agrupamento ou ordenar numericamente pelo somatório retornado no relatório.
- Orientação: informa se o usuário vai ordenar o item anterior de forma crescente ou decrescente.
- Gráfico: o sistema permite que o usuário escolha o tipo de gráfico que gostaria de exibir as informações solicitadas. Além do Conveniar exibir os dados tabelados, ele também disponibiliza as seguintes opções de gráficos: barras, colunas e pizza.
Figura 3 - Resultado da consulta
O botão “Modo de visualização” permite que o usuário escolha uma ou duas colunas para exibição do relatório. Ainda há a possibilidade de exportação para Excel e impressão dos relatórios gerados.
Tempo médio de execução do processo de compra
Este relatório possibilita uma análise completa do tempo gasto para a execução do processo de compra dentro da fundação. É possível extrair informações de cada etapa do processo e quanto tempo, em média, é gasto para finalizar cada passo de uma compra. Dentre todas as possibilidades, algumas se destacam:
- Tempo médio para execução do processo de compra.
- Identificação da etapa mais onerosa do processo de compra.
- Análise comparativa do tempo de compra para cada gestor.
- Tempo gasto para compra de uma determinada categoria de produtos.
Figura 4 - Filtro para relatório do tempo médio de compra
O relatório oferece vários campos para filtragem de dados dentro do sistema. Para cada campo disponível, é permitida a busca dinâmica dos dados.
Figura 5 - Agrupamento para exibição dos dados
É possível também agrupar os dados filtrados na primeira etapa da consulta. Caso o gestor queira utilizar vários agrupamentos, o relatório permite a seleção alternada dos agrupamentos pressionando a tecla CTRL e a seleção por intervalo pressionando a tecla SHIFT.
Figura 6 - Tempos disponíveis para a consulta
Após a filtragem dos dados nos passos anteriores, o gestor deve escolher os tempos de interesse para compor o relatório. Cada tempo exibido acima somente será considerado caso a etapa esteja finalizada.
Dois pontos importantes devem ser esclarecidos:
- O tempo médio considerado é por item comprado. O Conveniar considera essa a granularidade mínima para a exibição de dados confiáveis ao usuário.
- Dependendo do filtro solicitado, por demandar uma consulta muito custosa ao banco de dados, o Conveniar vai informar o usuário que o relatório solicitado vai ser encaminhado dentro de instantes ao e-mail de cadastro do usuário no sistema.
Figura 7 - Mensagem exibida em consultas complexas
Em consultas simples, o sistema irá exibir os dados na própria tela do usuário para análise imediata:
Figura 8 - Resultado da consulta de tempo médio do processo de compra
No exemplo em questão, o filtro foi feito para exibição dos tempos médios de compra dos itens que estão sendo/foram comprados em determinado período. As linhas que não exibem o resultado mostram que a etapa solicitada ainda não foi finalizada.
Pessoas relacionadas aos projetos
Este relatório permite a extração completa de dados sobre as pessoas relacionadas aos projetos geridos pela fundação. Algumas possibilidades de relatório se destacam:
- Porcentagem da equipe do projeto que possui vínculo com a instituição apoiada.
- Listagem de coordenadores dos projetos geridos.
- Listagem dos bolsistas relacionados aos projetos.
- Projetos nos quais os bolsistas têm vínculo.
Figura 9 - Pessoas relacionadas aos projetos
O filtro permite com que o usuário especialize sua consulta e traga dados importantes na geração de relatórios anuais de gestão.
Informações sobre projetos
O relatório permite a análise detalhada de informações cadastrais e financeiras do projeto. É possível realizar desde a listagem simples dos registros até buscar o volume de recursos geridos, possibilitando o agrupamento dos dados por coordenador, financiador, instituição apoiada, etc. Algumas possibilidades de relatório que se destacam são:
- Volume de recursos geridos por financiadora.
- Quantidade de projetos geridos por cada coordenador, bem como o volume de recursos disponíveis para o mesmo.
- Quantidade de projetos ativos por coordenador, financiador, etc.
- Agrupamento de projetos por grupo gestor.
Figura 10 - Relatório de Projetos
O relatório de projetos possibilita vários critérios de consulta que podem ser combinados para a geração de dados importantes para a gerência. Um exemplo de consulta pode ser vista na imagem abaixo:
Figura 11 - Resultado do relatório de projetos
O exemplo acima é referente a uma consulta simples de projetos agrupados por financiadora. É notório a quantidade de informações que podem ser extraídas com o uso de um filtro simples.
Tempo médio de execução de pedidos
Este relatório permite a extração de dados referentes ao tempo médio de aprovação dos pedidos de despesa e receita pelos gestores do setor de projetos. O relatório considera o tempo desde a solicitação do pedido pelo coordenador do projeto até a aprovação da requisição pelo gestor. Entre as possibilidades de extração de relatórios, algumas se destacam:
- Análise de produtividade dos gestores.
- Análise comparativa do tempo de aprovação dos pedidos para cada gestor da equipe.
- Tempo médio de aprovação para cada tipo de pedido.
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