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Para o perfeito funcionamento do Conveniar no cadastro do Projeto e na tomada de decisão do gestor, é necessário suprir o sistema com informações básicas para a utilização futura do mesmo. |
Guia de Cadastros Auxiliares para Projetos do Conveniar
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Esse guia apresenta todas as etapas necessárias para que um novo usuário tenha acesso ao Conveniar. |
Sumário:
| Table of Contents | ||
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Guia de Cadastro de Novo Usuário do Conveniar
Para se cadastrar um novo usuário, seja funcionário da fundação ou coordenador, é preciso realizar o cadastro de pessoa no módulo Administração, o cadastro do usuário e a inserção do usuário no Grupo Gestor. Esses dois últimos no módulo Segurança.
Cadastro de Pessoa Física
Para cadastrar uma pessoa física, basta acessar o módulo “Administração”, clicar no item do menu “Pessoa”
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, opção “Pessoa Física”.
Lembre de verificar se a pessoa física já está cadastrada. Se sim, entre no cadastro, organize os dados e complete-os.
Se não, clique no botão “Novo” e realize o cadastro.
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Lembre-se também de verificar o tipo da pessoa física. Se ela for um Coordenador ou alguma pessoa que vá utilizar o Portal do Coordenador, ela precisa ser classificada como “Cliente”. Se for funcionário da fundação, precisa marcar a opção “Funcionário”
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. Você pode selecionar todas as opções, caso seja um usuário administrador como no nosso exemplo.
Ainda no cadastro de pessoa física, temos a aba Conta Bancária, onde devemos informar a conta bancária dessa pessoa, para eventuais pagamentos.
Temos a aba Documentos, para anexar documentos importantes relacionados a essa pessoa.
E, a aba Dependentes, para informar quais dependentes essa pessoa possui.
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Cadastro
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de Pessoa Jurídica
Para cadastrar uma pessoa jurídica, basta acessar o módulo “Administração”, clicar no item do menu “Pessoa”, opção “Pessoa Jurídica”.
Lembre de verificar se a pessoa jurídica já está cadastrada. Se sim, entre no cadastro, organize os dados e complete-os. Se não, clique no botão “Novo” e realize o cadastro.
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Lembre-se também, de marcar se a pessoa jurídica é uma Instituição, se é Financiadora, se é Fornecedora e/ou se é Cliente.
No cadastro de pessoa jurídica, temos a aba Contatos, para cadastro dos contatos de pessoas dessa empresa.
A aba Conta Bancária, para cadastro de contas bancárias relacionadas à empresa, para realização de possíveis pagamentos.
A aba Documentos, para anexar documentos importantes relacionados à empresa.
A aba Produtos, onde podemos informar quais produtos e serviços são oferecidos por essa empresa.
E a aba Tipos de Produtos, onde podemos informar de forma mais genérica os produtos e serviços ofertados por essa empresa.
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Cadastro de Usuário
No módulo “Segurança”, clique no item “Usuários” do menu, e clique no botão “Novo”.
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Procure a pessoa física que deseja vincular o usuário a ser criado.
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No campo “Grupo de Acesso” selecione o grupo de acesso correspondente à pessoa que está sendo cadastrada.
Figura 4 - Marcação do Grupo de Acesso
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No campo “Usuário”, procure seguir o padrão, juntando o primeiro nome à primeira letra do último sobrenome, tudo em minúsculo, sem acentos e sem caracteres especiais. Exemplo: para “João Almeida Santos Coelho”, ficaria apenas joaoc. Caso os coordenadores e funcionários possuam um e-mail corporativo, também seria interessante a utilização do mesmo. Supondo a existência do e-mail jose.manoel@ufv.br, utilizaríamos o usuário
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jose.
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manoel. Desta forma, como a pessoa já estaria familiarizada com tal usuário, a memorização ficaria facilitada e já garantiria exclusividade de login*.
Cadastro de Pessoa Jurídica
Para cadastrar uma pessoa jurídica, basta acessar o módulo “Administração”, clicar no item do menu “Pessoa” -> “Pessoa Jurídica”.
Lembre de verificar se a pessoa jurídica já está cadastrada. Se sim, entre no cadastro, organize os dados e complete-os.
Figura 5 - Acesso aos cadastros de Pessoa Jurídica
Se não, clique no botão “Novo” e realize o cadastro.
Lembre-se também de marcar se a pessoa jurídica é uma Instituição, se é financiadora e/ou é fornecedora.
Figura 6 - Formulário de cadastro de Pessoa Jurídica
Cadastro de Centros e Departamentos
Para Cadastrar Centros e Departamentos vinculados a uma pessoa jurídica, é necessário primeiramente que, no cadastro dessa pessoa jurídica, esteja marcada a opção “Instituição”, como ilustrado na imagem acima.
Após isso, vá ao módulo “Administração” e clique em “Pessoa” -> “Instituição executora”.
Encontre a instituição correspondente, entre dentro do registro clicando no ícone à esquerda “Editar registro”.
Entre com os dados dos Centros e posteriormente dos Departamentos. Lembrando que um Departamento sempre está dentro de um Centro.
Figura 7 - Acesso aos cadastros de Centros e Departamentos de Instituições Executoras
Cadastro de projetos
Para cadastrar projetos, vá ao módulo “Projeto”, clique no item “Projetos” do menu, e após, clique em “Novo”.
Figura 8 - Acesso aos cadastros de Projetos
Para visualizar um projeto já cadastrado, basta marcar se você quer um projeto seu ou não, selecionar o status do projeto, colocar um filtro e clicar em “Aplicar filtro”.
Lembrando que, se clicar em “Apertar filtro” com o campo vazio, ele busca tudo.
É necessário que seja feita uma avaliação de cada projeto, pois cada um irá carecer de uma quantidade específica de informações para a sua gestão, e quando necessário, para sua prestação de contas.
O cadastro do projeto em si é bem intuitivo e gestor deve passar por cada opção, preenchendo a informação se o projeto possui-la.
Lembrando que ao fim do cadastro, no item “Ativar/Encerrar”, é possível verificar no check-list se está faltando algum item obrigatório ou importante do cadastro.
Para isso, basta apenas clicar no botão “Verificar”.
Figura 9 - Checklist em cadastro de projetos
Importante ressaltar também que o item “Liberação de Recursos” não deve ser operado nesse primeiro momento e que nenhum projeto deve ter o seu status alterado. Essas serão etapas a serem executadas posteriormente.
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Após criar o usuário para a pessoa física ou jurídica, ainda no módulo Segurança, vá no menu Grupos de Gestores.
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Você deve inserir o novo usuário criado em um ou mais Grupos de Gestores. Para saber em qual grupo o usuário deve ser inserido, basta acessar o cadastro do projeto que esse usuário precisa ter acesso, e verificar qual é o Grupo Gestor do projeto. É nesse grupo que o novo usuário deve ser inserido.
Edite o grupo onde o novo usuário será inserido.
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Vá na aba Gestores do Grupo, selecione o usuário, informe sua função nesse grupo e clique em Salvar. Esse usuário pode ser inserido em vários grupos de gestores, se for o caso.
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Pronto! O novo usuário já pode acessar o Conveniar e verificar o que está liberado em seu acesso.
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Se o usuário acessar o Conveniar e não consegui localizar um projeto, é porque o usuário dele não foi adicionado no Grupo de Gestores desse projeto. Repita os passos desse guia a partir da imagem 6. |
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