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O objetivo deste guia é permitir que o gerente da fundação extraia informações relevantes do Conveniar para a tomada de decisões estratégicas dentro da fundação. |
Sumário:
| Table of Contents | |
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Introdução
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Saldo para conferência
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Introdução
Abaixo será detalhado o processo de extração de relatórios do Conveniar pelo módulo Gerencial e as demais possibilidades do módulo.
Módulo Gerencial
Para acessar o módulo Gerencial, vá até o canto superior direito da sua tela e selecione a opção desejada. Caso o módulo não esteja acessível ao usuário, deverá ser contatado o administrador do sistema na fundação para análise da liberação do módulo ao gestor.
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Menu Estratégico
No menu Estratégico temos dois relatórios quantitativos relacionados ao módulo compra e projeto.
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No relatório Visão de Compras temos os tempos de compra, o volume de compra por gestor, volume de compras por categoria e a distribuição dos processo de compras.
Já no relatório visão de projetos, temos os números relacionados aos gestores de projetos, aos projetos e o volume de recursos.
Menu Portal da Transparência
Esta é uma seção que permite armazenar documentos jurídicos que regem as ações da fundação, estatutos, atas, leis, decretos, portarias, resoluções, etc.
Antes de anexar os documentos referentes, é necessário categorizar o tipo de informação que será armazenada, logo, o gestor deve cadastrar as diferentes categorias de normas.
Tipos de Norma
Para cadastrar um tipo de norma é necessário acessar o menu “Portal da Transparência” no módulo Gerencial e clicar em “Tipo de Normas”.
O cadastro é bem simples e textual. As informações nele contidas serão utilizadas para futura identificação e categorização do registro por parte do gestor.
Nome: Nome identificador do tipo de norma. Exemplo: atas, estatutos, credenciamentos, leis, decretos, portarias, resoluções, etc.
Descrição: Texto explicativo sobre o que se trata o tipo de norma cadastrada.
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Normas
Após o cadastro dos tipos de norma, o gestor pode enviar os arquivos para disponibilização no sistema. Ao acessar o menu “Portal da Transparência” e clicar em “Normas”, basta clicar no botão “Novo”.
O cadastro da norma é bem simples:
Nome: Nome identificador da norma a ser anexada.
Descrição: Texto explicativo sobre o que se trata a norma cadastrada.
Tipo de Norma: Tipos anteriormente cadastrados na seção 5.1.
Data de publicação: Data da publicação da norma para facilitar a identificação dos visitantes no Portal da Transparência.
Arquivo: Anexo do documento digitalizado. O arquivo pode possuir qualquer tipo de extensão.
Publicar no portal da transparência: Opção que permite publicar o documento na seção correspondente do Portal da Transparência.
Todas as normas publicadas no Portal da Transparência estarão disponíveis na aba “Normas e Legislação”.
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Prestação de Contas da Fundação
O módulo Gerencial também oferece a possibilidade de armazenamento das prestações de contas da fundação e de seus relatórios de gestão. É possível também anexar os documentos para disponibilização no Portal da Transparência.
Para acessar a funcionalidade, clique no menu “Portal da Transparência” e em seguida “Prestação de Contas da Fundação”.
Para publicar uma prestação de contas, basta clicar no botão “Novo”.
Título do arquivo: Título identificador do documento a ser anexado.
Descrição: Descrição textual do arquivo anexado.
Data de publicação: Data da publicação da prestação de contas para facilitar a identificação dos visitantes no Portal da Transparência.
Arquivo: Anexo do documento digitalizado. O arquivo pode possuir qualquer tipo de extensão.
Publicar no Portal de Transparência: Opção que permite publicar o documento na seção correspondente do Portal da Transparência.
Todas as prestações de contas da fundação publicadas no Portal da Transparência estarão disponíveis na aba “Prestação de Contas da Fundação”.
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Relatórios
Tempo médio de execução do processo de compra
Este relatório possibilita uma análise completa do tempo gasto para a execução do processo de compra dentro da fundação. É possível extrair informações de cada etapa do processo e quanto tempo, em média, é gasto para finalizar cada passo de uma compra. Dentre todas as possibilidades, algumas se destacam:
Tempo médio para execução do processo de compra.
Identificação da etapa mais onerosa do processo de compra.
Análise comparativa do tempo de compra para cada gestor.
Tempo gasto para compra de uma determinada categoria de produtos.
O relatório oferece vários campos para filtragem de dados dentro do sistema. Para cada campo disponível, é permitida a busca dinâmica dos dados.
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É possível também agrupar os dados filtrados na primeira etapa da consulta. Caso o gestor queira utilizar vários agrupamentos, o relatório permite a seleção alternada dos agrupamentos pressionando a tecla CTRL e a seleção por intervalo pressionando a tecla SHIFT.
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Após a filtragem dos dados nos passos anteriores, o gestor deve escolher os tempos de interesse para compor o relatório. Cada tempo exibido somente será considerado caso a etapa esteja finalizada.
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Dois pontos importantes devem ser esclarecidos:
O tempo médio considerado é por item comprado. O Conveniar considera essa a granularidade mínima para a exibição de dados confiáveis ao usuário.
Dependendo do filtro solicitado, por demandar uma consulta muito custosa ao banco de dados, o Conveniar vai informar o usuário que o relatório solicitado vai ser encaminhado dentro de instantes ao e-mail de cadastro do usuário no sistema. Em consultas simples, o sistema exibirá os dados na própria tela do usuário para análise imediata.
Quantitativo de processo de compra
Este relatório permite a análise dos dados relacionados aos processos de compra da fundação. Como o próprio nome sugere, é retornado o somatório dos dados requisitados e agrupados pelo usuário. Apenas processos de compra com todos os itens finalizados são considerados.
É possível extrair diversos tipos de informações. Por exemplo:
Quantidade de processos de compra executados por cada gestor em um determinado período de tempo.
Quantidade de compras relacionadas a cada categoria do processo de compra.
Quantidade de compras executadas para cada tipo de modalidade de compra.
Quantidade de compras que seguiram uma determinada lei ou decreto de compra.
Tais exemplos são obtidos com uma análise direta dos dados, no entanto, o relatório permite uma infinidade de interpretações importantes para o planejamento estratégico do setor.
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Figura 2 - Quantitativo de processo de compra – filtros
Agrupar por: diferentes tipos de informação para agrupamento do relatório. É possível agrupar por modalidade de compra, grupo gestor, usuário gestor, procedimento de compra e categoria do processo de compra.
De – Até: período em que o relatório deverá retornar os dados para o usuário. Será considerado a data do processo de compra para retorno dos dados.
Ordenar por: ordenação das colunas resultantes da pesquisa. O usuário pode ordenar alfabeticamente pelo nome do agrupamento ou ordenar numericamente pelo somatório retornado no relatório.
Orientação: informa se o usuário vai ordenar o item anterior de forma crescente ou decrescente.
Gráfico: o sistema permite que o usuário escolha o tipo de gráfico que gostaria de exibir as informações solicitadas. Além do Conveniar exibir os dados tabelados, ele também disponibiliza as seguintes opções de gráficos: barras, colunas e pizza.
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Figura 3 - Resultado da consulta
O botão “Modo de visualização” permite que o usuário escolha uma ou duas colunas para exibição do relatório. Ainda há a possibilidade de exportação para Excel e impressão dos relatórios gerados.
Pessoas relacionadas aos projetos
Este relatório permite a extração completa de dados sobre as pessoas relacionadas aos projetos geridos pela fundação. Algumas possibilidades de relatório se destacam:
Porcentagem da equipe do projeto que possui vínculo com a instituição apoiada.
Listagem de coordenadores dos projetos geridos.
Listagem dos bolsistas relacionados aos projetos.
Projetos nos quais os bolsistas têm vínculo.
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Figura 9 - Pessoas relacionadas aos projetos
O filtro permite com que o usuário especialize sua consulta e traga dados importantes na geração de relatórios anuais de gestão.
Informações sobre projetos
O relatório permite a análise detalhada de informações cadastrais e financeiras do projeto. É possível realizar desde a listagem simples dos registros até buscar o volume de recursos geridos, possibilitando o agrupamento dos dados por coordenador, financiador, instituição apoiada, etc. Algumas possibilidades de relatório que se destacam são:
Volume de recursos geridos por financiadora.
Quantidade de projetos geridos por cada coordenador, bem como o volume de recursos disponíveis para o mesmo.
Quantidade de projetos ativos por coordenador, financiador, etc.
Agrupamento de projetos por grupo gestor.
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Figura 10 - Relatório de Projetos
O relatório de projetos possibilita vários critérios de consulta que podem ser combinados para a geração de dados importantes para a gerência. Um exemplo de consulta pode ser vista na imagem abaixo:
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Figura 11 - Resultado do relatório de projetos
O exemplo acima é referente a uma consulta simples de projetos agrupados por financiadora. É notório a quantidade de informações que podem ser extraídas com o uso de um filtro simples.
Tempo médio de execução de pedidos
Este relatório permite a extração de dados referentes ao tempo médio de aprovação dos pedidos de despesa e receita pelos gestores do setor de projetos. O relatório considera o tempo desde a solicitação do pedido pelo coordenador do projeto até a aprovação da requisição pelo gestor. Entre as possibilidades de extração de relatórios, algumas se destacam:
Análise de produtividade dos gestores.
Análise comparativa do tempo de aprovação dos pedidos para cada gestor da equipe.
Tempo médio de aprovação para cada tipo de pedido.
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Figura 12 - Filtro do relatório de tempo médio para aprovação de pedidos
O relatório disponibiliza vários campos para especialização da consulta por parte do usuário. Ao clicar no campo “Tipo de Pedido”, é possível identificar todos os pedidos que são considerados no relatório.
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Figura 13 - Agrupamentos do relatório de tempo médio de aprovação de pedidos
É possível também agrupar os dados filtrados na primeira etapa da consulta. Caso o gestor queira utilizar vários agrupamentos, o relatório permite a seleção alternada dos agrupamentos pressionando a tecla CTRL e a seleção por intervalo pressionando a tecla SHIFT.
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Figura 14 - Seleção de pedidos interno e externo
Para finalizar os parâmetros da consulta, existe a possibilidade de escolher se a consulta vai conter somente pedidos originados do Portal do Coordenador (opção “Apenas pedidos externos” marcada) ou se poderão ser considerados todos os pedidos criados no Conveniar para análise (opção “Apenas pedidos externos” desmarcada).
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Figura 15 - Resultado de uma consulta de exemplo
O exemplo acima é referente a uma consulta dos tempos médios agrupada pelo tipo de pedido. O relatório oferece inúmeras possibilidades de cruzamento de dados para a tomada de decisão. Com os dados em mãos, é possível não só ajustar o processo de gestão para se tornar mais eficiente, como direcionar e quantificar os níveis de cobrança dos gestores.
De maneira similar ao relatório de Tempo Médio do Processo de Compra, dependendo do filtro solicitado, por demandar uma consulta muito custosa ao banco de dados, o Conveniar vai informar o usuário que o relatório solicitado vai ser encaminhado dentro de instantes ao e-mail de cadastro do usuário no sistema.
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Figura 16 – Mensagem exibida em consultas complexas
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