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Descrição das informações inerentes ao evento. O texto configurado será exibido no portal para detalhamento do respectivo evento para que o interessado tenha maiores informações e faça a sua inscrição.
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Figura 9 - Informações Relacionadas - Informações para Divulgação
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Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
Nome do Evento: Nome dado ao evento na fase anterior. Gerado automaticamente pelo sistema.
Título: Título da informação a ser publicada no site do evento.
Descrição: Texto descritivo sobre o evento, que será disponibilizado no site do mesmo para consulta. Pode haver link, imagens, entre outros.
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Espaço disponibilizado para a inserção de arquivos a serem disponibilizados na página do evento dentro do portal de eventos.
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Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
Nome do Evento: Nome dado ao evento na fase anterior. Gerado automaticamente pelo sistema.
Arquivo: Arquivo a ser disponibilizado. Para fazer a inserção clique em “Escolher arquivo” e escolha o arquivo desejado.
Título: Título descritivo para o arquivo.
Descrição: Espaço reservado para uma descrição sobre o conteúdo do arquivo.
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Aqui o usuário poderá escolher quais campos estarão presentes para a inscrição e quais serão obrigatórios. Caso o usuário queira que um campo seja mostrado no formulário de inscrição, basta o mesmo marcar a caixa “Visível” referente ao campo. Para que um campo marcado como visível seja obrigatório, basta marcar a caixa “Obrigatório”. Alguns campos já estão configurados como visíveis e obrigatórios, porque são campos imprescindíveis para a geração de boletos.
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Figura 11 - Eventos – Configuração de Cadastro (tela 1)
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Figura 12 - Eventos - Configuração de Cadastro (tela 2)
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Extras: Esta opção serve para que o usuário disponibilize campos personalizados. Primeiramente o usuário deve marcar que o campo será visível e decidir se será obrigatório ou não. Na coluna Descrição no formulário, o usuário escolhe o nome do campo que irá aparecer no momento da inscrição. Se o campo criado for uma lista com opções pré-determinadas, o campo Lista de Opções deve ser marcado e os valores devem ser listados separados por ponto e vírgula. Por fim, para todo campo criado é necessário escolher o agrupamento que ele estará disponível.
Anexos: No momento da inscrição existe a possibilidade de requerer o anexo de algum documento por parte do interessado no curso. Nesta seção é possível solicitar o anexo do documento exigindo ou não obrigatoriedade de preenchimento. Mais de um campo de anexo pode ser adicionado.
Obs.: uma vez adicionado o campo e tento inscrição efetuada no evento, orientamos a não excluir o campo de anexo. Se precisar configure-o como não obrigatório, porque a exclusão do campo acarretará na perda dos arquivos enviados pelos inscritos.
Termos de Aceite: essa opção serve para o inscrito confirmar que aceita os termos para inscrição e/ou participação no evento. Ao ser configurado um termo de aceite, ele será automaticamente obrigatório para realização da inscrição.
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Configuração de
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Configuração de Pagamentos
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Figura 14 - Eventos – Configurações de Pagamento
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Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
Nome do Evento: Nome dado ao evento em etapa anterior. Gerado automaticamente pelo sistema.
Prazo para vencimento do pagamento: número de dias para o participante do evento realizar o pagamento da inscrição/minicurso.
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Nessa opção serão inseridas informações relacionadas com o cedente, para que se possa gerar o boleto de inscrição. O cedente nada mais é do que uma conta bancária preparada para receber pagamentos através de boletos. O cadastro de novas contas de cedentes no Conveniar deve ser realizado no módulo Administração para que posteriormente possa ser selecionado na tela ilustrada a seguir.
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Cedente: Escolha do cedente para o evento. Será apresentada uma lista com os cedentes disponíveis. O cadastro dos cedentes deve ser feito no módulo administração, no menu “Cadastros”, opção “Cedentes”.
Nome da Pessoa: Nome do cedente escolhido. Preenchido pelo sistema de acordo com o cedente escolhido.
Agência: Agência bancária do cedente escolhido. Preenchido pelo sistema de acordo com o cedente escolhido.
Conta: Conta bancária do cedente escolhido. Preenchido pelo sistema de acordo com o cedente escolhido.
Mensagem 1 à 9: Mensagens a serem inseridas no boleto com algum tipo de informação. Caso o cedente tenha sido cadastrado com alguma destas mensagens, estas são aproveitadas no momento do primeiro cadastro. No entanto, cada uma delas pode ser preenchida ou alterada para cada novo evento cadastrado.
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Na configuração de bloqueio de boletos, você pode bloquear o registro do boleto no banco até uma data próxima do vencimento. Impedindo que o inscrito registre todos os boletos, e por algum motivo não faça o pagamento. Gerando um custo para a fundação.
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Figura 16 - Eventos - Informações Relacionadas - Bloqueio de boletos
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Inscrição/Minicurso: selecionando a opção Liberado, o boleto de inscrição ficará disponível para o inscrito realizar o pagamento assim que terminar de fazer a inscrição no evento. Selecionando a opção Bloqueado, deverá ser informado até quantos dias antes do vencimento, o boleto deve ficar bloqueado. Informe a quantidade de dias no campo Dias.
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Plano de Pagamento: o preenchimento do bloqueio dos boletos de plano de pagamento dos eventos, funciona exatamente igual aos boletos de inscrição. Se selecionar a opção Liberado, o inscrito pode gerar os boletos a qualquer momento, gerando registro dos mesmos no banco. Ou, se selecionado a opção Bloqueado, os boletos serão liberados conforme a quantidade de dias estipulada antes do vencimento.
Cielo
Uma das formas de pagamento disponibilizadas pelo módulo de Eventos do Conveniar é o pagamento com cartão de crédito. Para usufruir dessa possibilidade será necessário cumprir duas etapas:
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Na tela seguinte, clique na aba “Configurações” e, em seguida, “Configurações da loja”.
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Figura 18 - Configurações da loja
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Na seção “Pagamentos” será necessário informar as URLs de retorno, notificação e de mudança de status. Neste momento, entre em contato com o suporte do Conveniar para obter tais informações.
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Os demais campos do cadastro devem ser preenchidos conforme os dados da fundação. É importante ressaltar que, qualquer configuração inserida no sistema da Cielo sobrescreve os dados inseridos nas configurações do Conveniar.
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Para fornecer dados ao cadastro do Evento é necessário configurar previamente informações básicas do pagamento com o cartão de crédito. Para tanto, acesse o módulo Administração. No menu “Cadastros”“Cadastros”, acesse a opção “Forma “Forma de Pagamento Cielo”Cielo”.
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Figura 20 - Forma de Pagamento Cielo
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Nome: Nome identificador da forma de pagamento no Conveniar.
Pessoa Jurídica: Pessoa jurídica cadastrada no site da Cielo. Para possibilitar a escolha na lista suspensa é necessário possuir o cadastro da pessoa jurídica no Conveniar.
Identificação Cielo: Número identificador gerado no cadastro da fundação no site da Cielo. É o endereço de comunicação entre Conveniar e Cielo.
Tipo de desconto: Possibilita a configuração de descontos nos pagamentos utilizando a forma de pagamento Cielo. O desconto pode ser percentual sobre o valor do pagamento, ou ainda um valor fixo em centavos, que independe do valor final.
Valor do desconto: Caso a forma de pagamento permita desconto, o campo possibilita a inserção do valor desejado, baseado no tipo de desconto selecionado (percentual ou valor em centavos).
Valor do desconto Boleto (%): Valor de desconto aplicado automaticamente no momento em que o usuário gera um boleto dentro da opção de pagamento da Cielo. O valor será sempre percentual, independendo do tipo de desconto configurado.
Valor de desconto Débito (%): Valor de desconto aplicado automaticamente no momento em que o usuário realiza o pagamento com cartão na opção débito. O valor será sempre percentual, independendo do tipo de desconto configurado.
Nº Máximo de Parcelas: informe o número máximo de parcelas a ser permitido nos pagamentos Cielo. O número máximo de parcelas permitido pela Cielo é 12 parcelas. Então você pode deixar configurado com o nº máximo ou informar um número inferior.
Descrição na fatura: Descrição que será informada na fatura do cartão de crédito do inscrito.
Sistema Cielo Anti-fraude: Serviço antifraude oferecido pelo Cielo. Caso seja do interesse da fundação, a contratação do serviço deve ser feita diretamente no site da Cielo.
Ativo: Opção para definir se uma forma de pagamento Cielo está ativo ou inativo. Caso esteja inativo, não permitirá a seleção da mesma no cadastro do evento.
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Após a conclusão dessas etapas, é necessário informar ao evento desejado a possiblidade de pagamento com cartão de crédito. Para tanto, ao acessar o módulo de Eventos e entrar no evento desejado, acesse a opção “Configurações de Pagamento” e clique na aba “Cielo”.
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Figura 21 - Configurações de Pagamento
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No campo “Cielo”, selecione a forma de pagamento previamente cadastrada na seção anterior. Qualquer informação relacionada aos descontos pode ser alterada para o evento em questão.
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Informações para permitir o pagamento via depósito bancário. As formas de depósito são previamente cadastradas no módulo Administração e disponibilizadas com suas respectivas instruções para a realização do depósito.
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Depósito: Configurações cadastradas no módulo Administração, menu “Cadastros” > “Formas de Pagamento por Depósito”. Os padrões cadastrados serão sugeridos neste momento da configuração do evento.
Nome: Nome da forma de pagamento por depósito (Exemplo: Depósito – Banco do Brasil). Será o campo identificador do seu cadastro.
Instruções para depósito: Instruções de pagamento que aparecerão, ao finalizar a inscrição, para o usuário que optar pelo depósito bancário.
Clique em 'Salvar' após o preenchimento para finalizar o cadastro e, se necessário, insira informações para disponibilizar outro método de depósito.
| Info |
|---|
Importante: o Conveniar ainda não disponibiliza a forma de pagamento via PIX. A nossa orientação é utilizar a forma de pagamento Depósito informando ao inscrito a chave PIX e passando as orientações para envio do comprovante de pagamento. |
Categorias de Inscrição
Nesta seção serão feitos os cadastros das modalidades, tipos de inscrição para o evento. Uma possibilidade seria em eventos com inscrições distintas entre professores e alunos ou noutra onde a inscrição sofreria alteração de pessoa física para jurídica.
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Figura 23 - Eventos - Informações Relacionadas - Categorias de Inscrição
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Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
Nome do Evento: Nome dado ao evento na fase anterior. Gerado automaticamente pelo sistema.
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Espaço onde é feito o cadastro dos Serviços/Minicursos que serão disponibilizados no evento.
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Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
Nome do Evento: Nome dado ao evento na fase anterior. Gerado automaticamente pelo sistema.
Serviço/Minicurso: Nome a ser atribuído ao (s) Serviço (s) /Minicurso (s) ofertado (s).
Descrição: Espaço reservado para a introdução da descrição detalhada do Serviço/Minicurso.
Valor: Valor a ser atribuído ao Serviço/Minicurso.
Vagas: Número de vagas que serão disponibilizadas ao Serviço/Minicurso.
Em oferta: Marque esta opção caso queira que a pessoa, ao fazer sua inscrição, tenha o minicurso disponível para escolha.
Ocultar Serviço/Minicurso: Marque esta opção caso queira que o minicurso/serviço não apareça no ato da inscrição.
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Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
Nome do Evento: Nome dado ao evento na etapa anterior. Gerado automaticamente pelo sistema.
Nome do Plano: Nome identificador do plano de pagamento.
Valor Total: Valor total do evento (com exceção da categoria de inscrição e Serviços/Minicursos) que será cobrado no presente plano de pagamento.
Data de Vencimento da 1ª parcela: Define a data de vencimento da primeira parcela do plano de pagamento criado.
Data de vencimento das demais parcelas: Caso seja necessário definir uma data diferente da segunda parcela em diante, é possível escolher uma data que será seguida como padrão para as demais parcelas.
Ativo: Opção para designar se o plano de pagamento está ativo ou não para o evento.
Categoria de inscrição: Opção para escolher uma categoria para vinculação entre planos de pagamento e categorias de inscrição. Se não for selecionada nenhuma opção, o plano de pagamento será disponibilizado para todas as categorias de inscrição.
...
Formas de pagamento: Campo de seleção das formas de pagamento cadastradas na etapa Configurações de Pagamento, no cadastro do evento. Conforme a forma de pagamento selecionada, serão disponibilizados alguns campos para edição. Conferidas as informações clique em 'Salvar' nessa mesma área.
Para o mesmo plano de pagamento também é possível selecionar mais de uma forma de pagamento. Basta selecionar uma nova forma de pagamento e clicar em 'Salvar' dessa área novamente.
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Inserção de taxas de rateio/custos operacionais a serem cobradas automaticamente sobre as entradas do evento. As taxas aparecerão de acordo com as taxas cadastradas no projeto no qual o evento está vinculado.
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Figura 27 - Eventos - Informações Relacionadas - Taxas de Rateio/Custos Operacionais
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Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
Nome do Evento: Nome dado ao evento. Gerado automaticamente pelo sistema.
Taxas de Rateio/Custos Operacionais do Projeto: Lista das taxas/custos cadastrados no projeto para que se possa escolher qual será aplicado no evento.
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Permite o envio de e-mails automáticos quando uma nova situação é criada no sistema. Quando um determinado evento acontece, um gatilho é acionado e o e-mail é enviado para os destinatários configurados.
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Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
Nome do Evento: Nome dado ao evento. Gerado automaticamente pelo sistema.
Texto padrão de E-mail: Textos padrões para auxiliar na sugestão de conteúdos pré-cadastrados. Para maiores detalhes sobre o cadastro de textos padrões para envio de e-mails automáticos, acesse a seção 3.4. Os textos pré-cadastrados poderão ser carregados nesta opção.
Tipo do Documento: O tipo do documento financeiro que deve ser configurado: inscrição, minicurso/serviço, plano de pagamento, inscrição e minicurso/serviço.
Situação: Situação em que se encontrará o tipo de documento financeiro escolhido.
Assunto do e-mail: Assunto que será exibido no e-mail enviado ao participante.
Tags para e-mail: Campos que auxiliam na criação do e-mail substituindo automaticamente as tags utilizadas por dados do participante.
Conteúdo do e-mail: Texto do e-mail com possibilidade de formatação, inserção de links, imagens, etc.
Ativo: As configurações cadastradas podem estar disponíveis ou não, no caso do gestor optar por ativar ou desativar o gatilho configurado.
Clique em 'Salvar' após o preenchimento. O email automático salvo será apresentado em Configurações Cadastradas. Caso haja necessidade do cadastro de mais algum e-mail automático, basta repetir o processo.
Orientamos que faça a configuração, ou na aba Documentos Financeiros, ou na aba Inscrições. Não das duas ao mesmo tempo. Para que o inscrito não receba emails duplicados.
Padrão para Mala Direta
Permite a configuração de malas direta para envio aos participantes do evento. O envio da mala direta não é automático.
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Figura 29 - Eventos – Informações Relacionadas – Mala Direta
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Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
Nome do Evento: Nome dado ao evento. Gerado automaticamente pelo sistema.
Selecione um texto padrão: Textos padrões para auxiliar na sugestão de conteúdos pré-cadastrados. Para maiores detalhes sobre o cadastro de padrões de texto, acesse a seção 3.4. Os textos pré-cadastrados poderão ser carregados nesta opção.
Nome: Nome dado para identificação da mala direta cadastrada.
Tipo de texto: Se o tipo de texto escolhido for “E-mail”, a mala direta enviada será apenas do conteúdo do e-mail cadastrado. Se o tipo escolhido for “Documento”, além do conteúdo do e-mail, o gestor terá a opção de personalização de um arquivo anexo. Tal funcionalidade é ideal para envio de certificados, documentos personalizados, entre outras aplicações. Tanto o campo do e-mail quanto o campo de documento aceitam HTML, permitindo assim a personalização do texto.
Assunto do e-mail: Assunto que será exibido no e-mail enviado ao participante.
Tags para e-mail: Campos que auxiliam na criação do e-mail, substituindo automaticamente as tags utilizadas por dados do participante.
Conteúdo do e-mail: Texto do e-mail com possibilidade de formatação, inserção de links, imagens, etc.
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Espaço para que se possa verificar a situação dos itens do evento e a alteração da situação do mesmo.
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Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
Nome do Evento: Nome dado ao evento na fase anterior. Gerado automaticamente pelo sistema.
Situação: todo evento criado tem a situação Registrado. Selecione a situação para a qual deseja alterar o evento.
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Opção para o gerenciamento dos inscritos de um determinado evento.
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Será apresentado filtro para a busca do evento. Após realizar a busca clique no ícone 'Editar Evento' do evento encontrado.
...
Na tela serão apresentados todos os inscritos com inscrição realizada, e a situação dessa inscrição. Para realizar alguma ação dos botões disponíveis nessa tela, faça a seleção de uma ou mais inscrições.
Gerar Doc. Fin. Do Plano de Pagamento: Realizando uma seleção prévia dos inscritos desejados, esta opção permite ao gestor gerar os documentos financeiros do plano de pagamento, ou seja, as mensalidades de acordo com a forma de pagamento escolhida por cada participante. Para visualizar os documentos financeiros gerados, o gestor pode clicar no botão da coluna 'Documento (s) Financeiros' disponível em cada inscrição.
Salvar/Alterar Plano de Pagamento: Opção para fazer a mudança de um plano de pagamento de determinado inscrito dentro do evento.
Mala Direta: Botão que possibilita o envio de malas diretas aos inscritos selecionados. A mala direta pode ser a previamente cadastrada no evento, ou, uma nova mala informada pelo gestor.
Adicionar Inscrição: Espaço disponível para que o gestor do evento na fundação possa fazer a inscrição interna de alguma pessoa.
Alterar Inscrições: Opção que possibilita uma alteração completa de alguma inscrição, inclusive podendo ser feita uma mudança de evento.
Cancelar Inscrições: Botão que disponibiliza a função de cancelamento de inscrições no evento.
Alterar Situação: Botão que possibilita a alteração da situação de uma inscrição. Tais situações podem ser: Inscrito (situação onde a pessoa fez sua inscrição, mas não foi dada a baixa no boleto da mesma), Matriculado (situação alterada manualmente pelo gestor do evento para confirmar participação do inscrito neste evento) e Confirmado (situação após a baixa do boleto de inscrição, que indica a confirmação do pagamento).
| Info |
|---|
Observação: gerenciamento de inscrições feitas pelo Cielo O gerenciamento das inscrições realizadas através do pagamento Cielo, acontece de forma automática pelo Conveniar. Assim que o pagamento é recebido pelo Cielo, o Conveniar é notificado desse pagamento, realiza a baixa do boleto no módulo Eventos e gera o financeiro no módulo Projeto. Quando o pagamento for parcelado, o Conveniar identificará o número de parcelas, gerará os lançamentos e fará a baixa conforme forem sendo feitos os pagamentos. Nesse caso não é necessário realizar nenhuma baixa manual ou por arquivo, tudo será feito automaticamente entre a Cielo e o Conveniar. |
Baixa de boletos por arquivo
Local para baixa automática de boletos através do arquivo de retorno disponibilizado pelo banco. Serão baixados os boletos informados no arquivo de retorno e que contenham informação de baixa.Inscrições
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Gestão Financeira
Local para baixa manual e individual de boletos. Através de uma pesquisa, é possível fazer a seleção do boleto desejado e baixá-lo.
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Dica: utilizar o filtro avançado para retornar os resultados desejados.
...
desejados.
E-mail Cobrança: Botão que permite o envio de e-mails de cobrança para os participantes que estão com pagamentos em atraso. Utilizando o filtro avançado é possível pesquisar somente os pagamentos desejados.
Carta Cobrança: Oferece a mesma funcionalidade do E-mail Cobrança, porém, disponibiliza a opção para impressão da cobrança para envio por meio físico.
Cancelar Selecionados: opção para cancelamento de boletos selecionados.
Registrar Selecionados: opção para registro bancário de boletos selecionados.
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É possível visualizar uma lista com as inscrições correspondentes à uma busca pré-determinada. Essa lista pode ser impressa em PDF ou Excel.
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Receitas
Lista com a relação dos documentos financeiros gerados em determinado evento, ou gerados a partir de critérios estabelecidos na busca, como data de vencimento, por exemplo.
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Inscrições em serviço/minicurso
Lista das inscrições em serviços/minicurso. Faz-se a escolha do evento e depois do serviço/minicurso, e então é gerada a lista com as inscrições efetuadas.
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Menu Cadastros
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Figura 35 - Gerenciamento do Módulo de Eventos - Cadastros
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Categorias de Evento
Espaço para cadastro das categorias de evento, tais como: Seminários, Palestras, etc. Essa categoria será exibida no formulário de cadastro de evento, com o nome “Áreas”.
Para cadastrar uma nova categoria basta clicar no botão Novo.
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Usuários de Eventos
Visualização e edição de usuários de eventos. É importante lembrar que, para o sistema Conveniar, o usuário de eventos é diferenciado da pessoa do módulo administração e do usuário do módulo segurança.
Não é possível adicionar um usuário de evento nessa tela, apenas pelo Portal de Eventos.
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Configurações de E-mail
Espaço para criação de textos padrões para envios automáticos de e-mail. Os padrões cadastrados neste ponto serão utilizados na seção Configurações de E-mails Automáticos.
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Textos Padrões
Espaço para criação de textos padrões para envios de mala direta. Os padrões cadastrados neste ponto serão utilizados na seção Padrão para Mala Direta.
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Termos de Aceite
Espaço para cadastro de texto padrão para termos de aceite, que podem ser selecionados no cadastro do evento, na seção Configuração de Formulário de Inscrição.
...
Para acessar mais orientações sobre o módulo Eventos, acesse as Dúvidas Frequentes desse módulo.
...
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