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Este Guia tem por objetivo orientar os coordenadores de projetos a utilizar o sistema Conveniar, através do Portal do Coordenador. |
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Este guia tem por objetivo orientar os coordenadores de projetos a utilizar o sistema Conveniar, através do Portal do Coordenador.
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Estes ícones têm o objetivo de permitir a criação de novos pedidos rapidamente a partir da tela inicial do Conveniar. Basta clicar no ícone referente ao tipo de pedido que se deseja criar para acessar o formulário já em modo de edição de um novo pedido. Os ícones são agrupados conforme características comuns.
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Grupo Compras, para pedidos de compra de produtos e serviços.
Grupo Pagamentos, para pedidos de pagamento em geral, como diárias, pessoa jurídica (notas fiscais), pessoa física (RPA), reembolso de despesas, bolsas e transferências entre projetos.
Grupo Adiantamentos, para pedidos de adiantamento e acertos de adiantamento (prestação de contas) de viagens e/ou despesas.
Grupo Receitas, para pedidos que gerem receitas para o projeto.
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À direita, na tela inicial do Conveniar, é possível visualizar as suas pendências, ou seja, pedidos que estão aguardando alguma ação sua. O sistema informa qual o tipo de pedido e a pendência de ação. Clicando no número da pendência, o sistema abrirá uma lista dos pedidos desta pendência.
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Nos pedidos listados, basta clicar no ícone do início da tabela para editar o pedido correspondente. Caso tenha dúvidas da pendência, acesse o Histórico do pedido para visualizar as etapas já realizadas e possíveis observações.
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Voltando à tela de início do sistema, logo abaixo das 'Suas pendências' aparece as Pendências da Fundação. Nestas pendências estão todos os pedidos que, de alguma forma, estão em processamento ou aguardando aprovação do setor competente na fundação.
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Menu
Outra forma de acesso aos pedidos do sistema é através do menu. Este agrupa os formulários por tema.
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Para os pedidos existentes na tela principal, basta passar o mouse em cima do menu Pedidos. Serão exibidos todos os tipos de pedidos. Para acessar os formulários, basta selecionar o nome do pedido e clicar.
Para voltar à tela inicial do Conveniar basta clicar em Início no menu.
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Sair
Para sair do Conveniar basta clicar em Sair localizado no lado superior direito da tela.
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Consultas
O menu Consultas possui várias opções de filtro sobre as informações de projetos, de compras, e de eventos. Vamos passar por cada uma das opções desse menu, a seguir.
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Cotações de Produto
Nesse filtro serão listadas todas as cotações do produto informado.
Informe o nome do produto no campo Produto. Ou, clique em Procurar e faça a busca do produto pelos campos Descrição, Código, Produto ou Categoria.
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Após selecionar o produto, clique em Consultar.
O Conveniar apresentará as informações das cotações recebidas para o produto informado. O fornecedor que cotou, a data da cotação, o valor e a moeda.
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Plano de trabalho
Na consulta por Plano de Trabalho, informe o projeto que deseja consultar e clique em Consultar. O sistema apresentará o plano de trabalho cadastrado para o projeto consultado.
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Itens de Compra/Serviço
Nesse filtro é possível buscar itens de pedidos de compra/serviço, e obter informações sobre o andamento de sua compra.
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Essa consulta apresenta as informações dos projetos que o usuário logado tem acesso.
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Meus Eventos
Nessa consulta o Conveniar apresentará todos os eventos relacionados aos projetos que o usuário logado tem acesso.
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Caso o pedido de compra esteja na situação Registrado, é possível clicar no ícone para edição ou cancelamento do pedido, ou envio para a fundação.
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Pedidos de Pagamento
Nesse filtro o coordenador pode consultar por diferentes tipos de pedidos, realizando o filtro por projeto, ou por vencimento, por uma situação, ou ainda por favorecido, como mostrado na imagem abaixo.
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Pedidos de Parecer Técnico
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Nessa consulta o Conveniar apresentará informações dos valores liberados, à liberar, e executado, nas rubricas de um determinado projeto.
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Aqui, o coordenador consegue a listagem dos inscritos do evento por Serviço/Minicurso. Basta informar o evento, e o serviço/Minicurso que deseja consultar.
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Relatórios Técnicos
Na consulta dos relatórios técnico, é possível realizar um filtro por relatórios de um determinado projeto, ou relatórios que ainda estão pendentes de envio.
Nessa tela, caso o relatório esteja com a situação Pendente, o coordenador do projeto deve clicar no ícone da coluna Arquivos, adicionar o relatório e em seguida clicar em Enviar. O relatório será enviado para a fundação e deixará de estar pendente.
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Saldo de Projetos
A consulta de saldo é a forma mais simples e rápida de identificar qual é o recurso disponível que seu projeto possui.
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Com o Conveniar, é possível realizar uma consulta do saldo de seus projetos a qualquer momento, bastando acessar o menu “Saldo” Saldo, destacado na imagem abaixo, escolher seu projeto e a data em que deseja visualizar o saldo, assim como ilustrado na figura abaixo.
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Ao clicar em Consultar, o sistema carregará na tela o saldo de cada rubrica do projeto selecionado, e o saldo total do projeto.
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O extrato do projeto é um relatório de todas as movimentações financeiras de seu projeto em um intervalo de tempo. Nele é possível visualizar de forma analítica cada lançamento de entrada ou saída de recurso do seu projeto.
Para visualizar um extrato, clique no menu “Extrato” Extrato, sinalizado na imagem abaixo, selecione seu projeto, ajuste o intervalo de data e clique em “Extrato Simplificado” ou “Extrato Completo” Extrato Simplificado ou Extrato Completo.
O extrato simplificado não traz lançamentos estornados e nem cancelados. Já o extrato completo, traz todos os lançamentos incluindo lançamentos estornados e cancelados.
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Como ilustrado na imagem abaixo, é possível perceber que o extrato é organizado de acordo com as rubricas contidas no projeto.
Para conseguir mais detalhes sobre como realizar análise do seu extrato, entre em contato com o gestor do seu projeto.
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Em todos os tipos de pedidos, a primeira informação solicitada é a escolha do Projeto em qual projeto que o pedido será realizado. Após esta seleção o Conveniar já apresenta uma série de informações a cerca do projeto, inclusive habilitando o botão Plano de Trabalho, que apresenta o saldo das rubricas e os itens aprovados no projeto. Além disso, o sistema apresenta informações importantes, como coordenador, vigência e saldo do projeto. Todas estas informações são de extrema relevância para a tomada de decisão na realização dos pedidos e serão também consideradas na aprovação do pedido pelo gestor do projeto na fundação.
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Solicita à fundação a aquisição de algum bem material ou serviço para o projeto. Para acessar o formulário basta clicar no ícone Pedido de Compra/Serviço da imagem abaixo.
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Após clicar no ícone de novo pedido de compra/serviço na tela principal o formulário a seguir será aberto.
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Na aba Identificação é solicitado o preenchimento dos seguintes campos:
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Ao terminar o cadastro das informações da primeira etapa, clique no botão Próximo. O pedido será salvo e o sistema avança para a aba Local de Entrega.
No Local de Entrega define-se um ou mais locais para entregar os produtos/serviços do pedido de compra.
Preencha as informações sobre o local de entrega e clique em Adicionar para inserir.
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O Conveniar já sugere como local de entrega o endereço da instituição/departamento cadastrado para o projeto. O usuário deve completar ou mudar os dados do local de entrega. É importante adicionar informações como telefone para contato e, se necessário, observação de entrega.
Ao terminar o cadastro do local de entrega, clique no botão Próximo. Na próxima aba deverão ser inseridos os Itens do Pedido. Podem ser pedidos um ou vários itens de compra, seja produto ou serviço.
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A indicação é por produto. Assim, basta escrever o nome dos fornecedores sugeridos no campo Sugestão de fornecedor, marcar para quais produtos serão registrados e clicar no botão Definir Fornecedor.
No campo Arquivos Anexos, é possível adicionar arquivos que julgar importante para a compra do produto.
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Pedido de Adiantamento
É um pedido de solicitação de liberação de recurso antecipado, para um favorecido poder realizar pagamento de despesas de viagens e/ou pagamentos diversos. Porém, é importante verificar as restrições deste procedimento no regimento interno da fundação e nas leis de utilização dos recursos financeiros firmadas no contrato/convênio do Projeto.
Após selecionar o Projeto, deve-se selecionar a pessoa que receberá o adiantamento através dos botões Procurar ou Pessoas Autorizadas. O botão Procurar permite encontrar uma pessoa no cadastro de pessoas da fundação. Já o botão Pessoas Autorizadas permite escolher dentre as pessoas autorizadas para receber adiantamento neste Projeto.
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Acerto de Adiantamento
Aba Acerto de adiantamento
É do campo Favorecido.
Atenção para a opção Pessoas Relacionadas, se ela estiver selecionada, então, só será possível selecionar pessoas previamente cadastradas no projeto selecionado no campo anterior. Mas, se essa opção não estiver selecionada, então, podem ser selecionada quaisquer pessoa que já estiver cadastrada no Conveniar, não só no projeto.
No botão Consultar Adiantamentos Pendentes, o sistema apresenta todos os pedidos de adiantamento aprovados para o favorecido selecionado, que ainda não foram acertados. Nesse botão também é informado se o favorecido selecionado, está liberado ou bloqueado para receber um novo adiantamento.
Em seguida é solicitada a Forma de Pagamento, o Valor desse adiantamento, e a Finalidade.
Acerto de Adiantamento
Esse pedido é a prestação de contas de um determinado adiantamento realizado anteriormente. Caso o recurso tenha sido insuficiente, o Projeto ressarcirá ao favorecido a diferença das despesas comprovadas. Caso o recurso não tenha sido totalmente utilizado, deverá ser devolvido à fundação, que creditará o no saldo do Projeto.
Para realizar o pedido de acerto, é necessário escolher quais pedidos de adiantamento estão sendo acertados. A lista dos pedidos de adiantamento em aberto de seus projetos será exibida na tela.
O Conveniar permite o acerto através de Diárias/Frete, de Diárias/Frete e Despesas, apenas Despesas, e Devolução. A devolução deve ser utilizada quando o adiantamento não é utilizado, então, não tem o que prestar contas. Verifiquem em sua fundação os tipos de acertos permitidos. Essa escolha habilitará ou não as abas seguintes para preenchimento das informações.
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Aba Diárias
É necessário cadastrar os trechos da viagem, com data e hora da partida da origem, e da chegada ao destino, e clicar no botão Adicionar. O botão Retorno, disponível na tabela com os trechos cadastrados, facilitada o cadastramento do trecho que retorno da viagem preenchendo os campos de origem e destino com as cidades invertidas. Basta, então, preencher as datas e horários de partida, e chegada do trecho de retorno.
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Na coluna Detalhamento do Doc. é possível adicionar arquivos referentes à despesa.
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Aba Acerto
A aba Acerto apresenta o resumo das informações deste pedido e demonstra o cálculo final do acerto do adiantamento.
Caso o valor gasto seja igual ao valor adiantado, não são exigidas mais informações e o pedido está completo.
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Por último, podem ser anexados arquivos dos comprovantes de despesas.
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Pagamento de Diária/Frete
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No campo Arquivos Anexos (opcional), é possível adicionar arquivos que julgar importante.
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Pagamento de Pessoa Jurídica
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