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Este guia propõe orientar os presidentes, diretores, superintendentes e gerentes das fundações e apoio na avaliação do trabalho realizado pela fundação e verificar pontos de melhoria nos processos. |
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Sumário:
| Table of Contents | ||
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Introdução
Apresentaremos, passo a passo, algumas análises que podem ser realizadas pelo Conveniar.
As consultas trarão resultados que precisam ser avaliados, pois existem exceções plausíveis que serão apresentadas como possíveis erros. Além disso, é importante avaliar se as orientações de tratamento destas exceções estão seguindo as orientações da direção da fundação.
Caso tenha alguma dúvida quanto às consultas ou sobre as interpretações, ligue para o suporte do Conveniar (31) 3892-5008 ou envie um e-mail para suporte@conveniar.com.br.
Saldo para conferência
Este relatório apresenta todos os projetos ativos da fundação, permitindo visualizar o saldo de cada um.
Através desta consulta é possível ver se existem projetos com saldo negativo e verificar se isso é possível ou se está faltando registrar algum lançamento no projeto.
Este relatório apresenta a coluna “Saldo”, que é o saldo visualizado pelo coordenador e que considera todos os lançamentos dos projetos, independente se eles já foram realizados financeiramente ou ainda são apenas provisionamentos do projeto. Na coluna “Saldo Executado” é apresentado o saldo considerando apenas os lançamentos realizados financeiramente, ou seja, um “saldo bancário” do projeto. Para ter este saldo executado consolidado, todos os lançamentos já executados no banco devem ter sido liquidados no Conveniar. Esta garantia é obtida através da execução rotineira e periódica de conciliações e conferências dos lançamentos do Conveniar com os lançamentos bancários ou do sistema financeiro utilizado pela fundação.
Como executar a consulta:
- No Módulo “Projeto”, selecionar item do menu Consultas -> Saldo para Conferência.
Figura 1
- Desmarque a opção “Meus Projetos” para aparecer todos os projetos da fundação.
- Clique no botão “Consultar”.
Figura 2
Pedidos aprovados com data de vencimento expirada há mais de um mês
Este relatório apresenta todos os pedidos que foram aprovados e que já deviam ter sido pagos ou recebidos há mais de um mês, mas que ainda não foram encerrados no Conveniar.
Os pedidos são encerrados quando todos os seus lançamentos financeiros são liquidados. Se a situação do pedido está aprovado, significa que o pagamento já foi autorizado pelo setor de projetos, mas existe algum lançamento financeiro que não foi liquidado.
A sugestão de pesquisar os pedidos com data de vencimento vencida há mais de um mês é porque ocorrem situações de pedidos em que são criados lançamentos financeiros de impostos e que são pagos somente no mês seguinte. Assim, o pagamento “principal” ao favorecido pode ter sido realizado na data correta, mas o lançamento financeiro dos impostos ainda deixará o pedido na situação de aprovado até que o último imposto seja pago.
Como executar a consulta:
- No Módulo “Projeto”, selecionar item do menu Financeiro.
- Clique em “Filtro Avançado”.
Figura 3
- Selecione o campo “Situação” e no Critério de Busca a palavra “Aprovado”.
- Clique em “Nova condição”.
Figura 4
- Selecione o campo “Data de Vencimento”, no Operador escolha a opção “Menor que” e no Critério de Busca insira a data de um mês antes.
- Na Ação “Aplicar Filtro”, clique no botão “OK”.
Figura 5
Caso queira, pode salvar este filtro para que da próxima vez que realizar esta análise só tenha que alterar o critério da data.
Para isso, com o filtro preenchido, selecione a Ação “Salvar Como Novo Filtro” clique no botão “OK”. Em seguida, dê um nome para o filtro (ex: Pedidos Pendentes) e clique no botão “OK” que está após o nome do filtro.
Assim, da próxima vez que for executar esta consulta, basta escolher o Filtro onde se lê “Selecione um Filtro” e, em seguida, atualizar a data para a desejada.
Figura 6
Pedidos com situação de enviado com data de vencimento expirada
Este relatório apresenta todos os pedidos enviados pelos coordenadores que possuem data de vencimento já expirada, mas que ainda não foram nem avaliados pela fundação.
Quando o setor de projetos da fundação avalia um pedido, deve-se aprovar ou reprovar o pedido analisado, mudando sua situação de Enviado para outra situação.
Se o pedido possui uma data de vencimento expirada e sua situação continua como Enviado, significa que a fundação não conseguiu atender ao pedido a tempo ou que o setor de projetos não executou a operação referente à avaliação que realizou.
Deixar pedidos nestas condições apresenta para o coordenador pendências que a fundação tem com ele. Além disso, o aviso de pendências do funcionário da fundação também fica acumulado, sem uma meta de zerá-las.
Como executar a consulta
- No Módulo “Projeto”, selecionar item do menu Consultas -> Pedidos de Pagamento.
Figura 7
- Selecione a opção “Todos” para selecionar todos os pedidos.
- Defina a data final para a “Data de Vencimento” como do mês anterior.
- Selecione a “Situação” para “Encerrado”.
- Clique no botão “Consultar”.
Figura 8
Avaliar os históricos dos pedidos cancelados
Este relatório apresenta a lista de pedidos que foram cancelados para que possa se avaliado os históricos dos mesmos. Estes históricos são importantes para a fundação ter o registro dos fatos que ocorreram e que motivaram o cancelamento. Esta informação pode ser importante para realizar a prestação de contas, para uma auditoria ou para responder aos questionamentos dos coordenadores dos projetos.
Como executar a consulta:
- No Módulo “Projeto”, selecionar item do menu Consultas -> Pedidos de Pagamento.
Figura 9
- Selecione a opção “Todos” para selecionar todos os pedidos.
- Sugestão para avaliar somente os últimos pedidos cancelados: defina a data inicial para a “Data de Vencimento” como do mês anterior.
- Selecione a “Situação” para “Cancelado”.
- Clique no botão “Consultar”.
- Na lista de pedidos cancelados, selecione alguns históricos para avaliar clicando no botão da coluna “Histórico” na linha da tabela.
Figura 10
- Ao clicar no botão “Histórico”, verificar a “Observação” da linha em que a “Situação” está “Cancelado”.
Figura 11
Lançamentos financeiros com históricos incompletos
Este relatório apresenta todos os lançamentos financeiros que possuem históricos incompletos.
Quando o Conveniar cria um lançamento financeiro, ele sugere um padrão para o histórico e já preenche várias informações. Porém, algumas informações não têm como o sistema preencher e precisa ser preenchido pelo funcionário que está aprovando o pedido e criando o lançamento financeiro. Quando não é preenchido, isso dificulta o trabalho da contabilidade, da prestação de contas para a financiadora, do coordenador do projeto e do próprio gestor do projeto.
Como executar a consulta:
No Módulo “Projeto”, selecionar item do menu Consultas -> Lançamentos.
Figura 12
- Escolha em Campo a opção “Histórico” e no Critério de Busca o texto “#”.
- Clique no botão “Aplicar Filtro”.
- Caso o número de lançamentos encontrados seja maior que 150 lançamentos, serão exibidos somente os 150 primeiros. Para visualizar mais, basta alterar o “No de Lançamentos” e clicar no botão “Aplicar Filtro”.
Figura 13
Pendências de cada funcionário
Este relatório apresenta as pendências de cada funcionário. As pendências são ações que o funcionário deve realizar e pode demonstrar se há acúmulo de serviços.
Muitas destas pendências são apresentadas também para o Coordenador, sendo que ele visualiza as pendências relacionadas aos projetos que coordena.
O acúmulo de pendências pode evidenciar que um funcionário não está finalizando no sistema a atividade que executou, não sendo necessariamente que a atividade não tenha sido realizada. Mas não finalizar no sistema dificulta a gestão e o controle das tarefas a executar, além de transparecer para os coordenadores uma demora na execução das suas solicitações.
Como executar a consulta:
- No Módulo “Projeto”, selecionar item do menu Consultas -> Pendências do Grupo/Gestor.
Figura 14
- Escolha um funcionário em “Gestor”.
- Clique no botão “Consultar”.
Figura 15
Notificação dos projetos que estão próximos de encerrar
Este relatório apresenta a lista dos projetos que estão próximos de encerrar. É possível visualizar o saldo, a data de vigência, a última notificação realizada e os dias restantes para o projeto encerrar.
É muito importante que os coordenadores dos projetos sejam notificados que o projeto está encerrando, seja para pedir prorrogação, seja para finalizar a execução financeira do projeto.
Caso a coluna de “Última Notificação” esteja em branco, significa que o coordenador do projeto ainda não recebeu uma notificação por parte dos gestores.
Como executar a consulta:
- No Módulo “Projeto”, selecionar item do menu “Início”.
- Encontrar a pendência “Projeto – Próximo a Encerrar”. Clicar no número próximo à palavra Projeto. Caso não encontre esta pendência, significa que não há projetos próximos de encerrar.
Figura 16
- Verifique se os projetos foram notificados, os que ainda possuem saldos elevados e, principalmente, os que estão nos últimos dias para encerrar.
Figura 17
Notificação dos pedidos de compra aguardando criação
Este relatório apresenta a lista dos pedidos de compra que já foram aprovados pelo setor de projetos e que ainda não foi dado início no setor de compras.
O monitoramento destes pedidos é importante porque eles não podem acumular e, caso o coordenador tenha desistido da compra ou a compra não possa ser realizada, este pedido precisa ser cancelado.
Estes pedidos, quando não iniciados os processos de compra, ficam visualizados pelos coordenadores como pendência da fundação.
Como executar a consulta:
- No Módulo “Compra”, selecionar item do menu “Início”.
- Encontrar a pendência “Pedido de Compra/Serviço – Aguardando criação do Processo de Compra”. Clicar no número próximo a palavra “Pedido”. Caso não apareça esta ocorrência de pendência, significa que já foram criados processos de compras para todos os pedidos de compras.
Figura 18
- Verifique a coluna “Data do Pedido” para avaliar os pedidos mais antigos. Observe também se não há acúmulo de pedidos, o que pode atrasar o atendimento aos mesmos.
Figura 19
Verificar se há AF/OS em atraso
Este relatório apresenta a lista das AF/OS (autorização de fornecimento/ordem de serviço) que foram emitidas para o fornecedor e que o prazo de entrega não foi atendido.
Estes atrasos podem causar problemas nas pesquisas dos coordenadores dos projetos e por isso precisam de ações de cobrança junto aos fornecedores. O monitoramento das AF/OS deve ser constante.
Como executar a consulta:
- No Módulo “Compra”, selecionar item do menu “Consulta -> AF/OS”.
- Clique na opção “Em Atraso”. Em seguida, clique no botão “Consultar”.
Figura 20
- Verifique a coluna “Entrega Prevista” para verificar o tempo em que a AF/OS está atrasada.
Figura 21
Verificar Processos de Compra que não foram encerrados
Este relatório apresenta a lista dos processos de compra que não foram encerrados.
Como o processo de compra é longo, muitas vezes o funcionário finaliza a compra e se esquece de registrar a finalização do processo. Isso gera pendências para o funcionário e para o coordenador que não existem mais. Além disso, dificulta localizar as pendências que realmente precisam ser resolvidas.
Outras vezes, o processo de compra tem alguma dificuldade de continuar ou fica dependendo de um retorno do fornecedor ou do coordenador, com isso o gestor da compra fica aguardando por um tempo e depois se esquece de voltar para ele e dar algum prosseguimento. Isto pode prejudicar o projeto e até perder os prazos para realização das compras.
Como executar a consulta:
- No Módulo “Compra”, selecionar item do menu “Início”. b) Encontrar a pendência “Processo de Compra – Aguardando ser encerrado”. Clicar no número próximo a palavra “Processo”. Caso esta pendência não exista na lista, significa que não há processos de compras para serem encerrados.
Figura 22
- Avalie se existem muitos projetos para serem encerrados. Clique nos botões da coluna Histórico e veja o andamento dos processos de compras.
Figura 23
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