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| Table of Contents | ||
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Introdução
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Criação de processo de compra através do menu
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Início da cotação: Data de início do processo de cotação.
Término da cotação: Data de término do processo de cotação. O Conveniar já carrega um período de 5 dias para cotação, mas esse é apenas um valor padrão, que deve ser alterado conforme a modalidade de compra informada na criação do processo.
Tipo de frete: Tipo de frete escolhido para o processo de compra. O frete pode ser escolhido dentre as opções SIF ou FOB, em que no caso SIF, o frete fica por conta do fornecedor. Já no FOB, o frete fica por conta do comprador.
Permitir alterar Tipo de Frete na Cotação: Opção para liberar ou não a alteração do tipo de frete por parte dos fornecedores.
Moeda: Moeda na qual o processo de compra se dará.
Condições e Termo de Aceite da Cotação
Texto padrão: Lista de textos (Termos) padrões para que se possa escolher um para a inclusão no processo de compra.
Descrição: Texto de acordo com o selecionado no texto padrão, sendo possível fazer as alterações que desejar.
Local de Entrega: Escolha do local de entrega para os itens do processo de compra. Pode-se deixar o endereço informado pelo cliente, ou optar por especificar local de entrega. Caso a segunda opção seja escolhida, o sistema disponibilizará um formulário para preenchimento dos dados do local (Endereço, Telefone e Observações de Entrega). Ficando possível, através do botão “Copiar Endereço Fundação”, utilizar o endereço da fundação como local de entrega.
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Quando voltar à tela de Pedido de Parecer Técnico clique em “OK” para finalizar o parecer.
Pedido de Recurso
Nº Proc. de Compra: Número identificador do processo de compra. Gerado pelo sistema.
Pedidos de Recurso: Lista com o pedido de recurso pendente de aprovação. Clique no ícone (folha de papel com uma lupa na frente) para selecionar o item que deseja liberar recurso.
Botão Consultar Saldo: Opção para que se possa visualizar o saldo por projeto para decisão da aprovação do recurso.
Botão Câmbio: Botão para adicionar câmbio e a data do mesmo.
Itens do Pedido de Recurso: Lista dos itens referente ao Pedido de Recurso Selecionado.
Tipo de Recurso: Selecione a forma que deseja fazer a liberação do recurso. Pode ser Empenho, Pagamento Antecipado ou Fechamento de Câmbio.
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Após a verificação clique no botão “Solicitar Recurso” para concluir.
Recurso
Nº Proc. de Compra: Número identificador do processo de compra. Gerado pelo sistema.
Pedidos de Recurso: Lista com as informações de cada pedido que foi feita a solicitação de recurso.
AF/OS Gerada: Marcador para saber se a autorização de fornecimento/ordem de serviço foi emitida.
Cotação Divulgada: Marcador para informar se a cotação dos itens foi divulgada no portal do fornecedor.
Botão “Gerar AF/OS”: Ação para gerar a AF/OS. Somente é possível executar esta ação se todos os pedidos neste item estiverem aprovados. Tais pedidos devem ser aprovados pelo setor de projetos Para saber como aprovar tais recursos veja o próximo item.
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Identificação: Identificação básica sobre o pedido de autorização de recurso. Todos as informações são geradas pelo sistema.
Número do Pedido: Número de identificação do pedido de autorização de recurso.
Projeto: Dados básicos sobre o projeto no qual o pedido está inserido.
Projeto: Número e nome identificador do projeto no Conveniar. Gerado pelo sistema.
Botão “Plano de Trabalho”: Visualização do plano de trabalho do projeto.
Coordenador: Nome do coordenador do projeto.
Vigência: Data de vigência do projeto.
Rubrica: Rubrica onde será debitado o valor do recurso.
Saldo da Rubrica: Saldo atual da rubrica anterior.
Saldo do Projeto: Saldo atual do projeto.
Pedido: Dados básicos sobre o pedido referente à liberação de recurso. Com exceção do Gestor, todos os dados são gerados pelo sistema.
Grupo de Gestores: Grupo Gestor do responsável pelo pedido.
Gestor Responsável: Gestor de Projetos responsável pelo pedido.
Solicitante: Nome do solicitante do pedido.
Tipo de Recurso: Tipo de recurso selecionado para o pedido.
Nº Processo Compra: Número identificador do processo de compra.
Fornecedor: Nome do fornecedor para o pedido.
CNPJ: Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica do fornecedor.
Data do Pedido: Data em que o pedido foi criado.
Valor total: Valor total do pedido de acordo com a cotação do fornecedor.
Situação: Situação atual da aprovação do pedido de recurso.
Observação: Observação anotada durante o processo sobre o pedido.
Itens do Empenho: Descrição dos itens empenhados no atual pedido de recurso.
Valores Acessórios: Valores acessórios, caso existam, do pedido.
Após a conferência dos dados clique no botão “Aprovar” ou “Reprovar”, ambos no topo da tela, para finalizar este pedido de recurso para compra. Caso opte por reprovar surgirá uma nova tela para o preenchimento da justificativa e confirmação da reprovação. E, caso opte pela aprovação, surgirá então uma tela para receber informações essenciais desta etapa e também para a confirmação desta aprovação. A seguir a ilustração da tela citada.
Projeto: Número e nome identificador do projeto no conveniar. Gerado pelo sistema.
Vigência: Data de vigência do projeto.
Banco: Nome do banco relacionado ao projeto. Clique em “Procurar” para selecionar a conta desejada.
Agência: Número da agência do banco selecionado no item anterior.
Conta: Número da conta do banco.
Libera Rubrica: Opção para que se possa fazer alteração da rubrica que será usada para o recurso.
Rubrica: Rubrica em que será liberada o recurso.
Saldo da Rubrica: Saldo atual da rubrica escolhida no item anterior.
Saldo do Projeto: Saldo atual do projeto.
Botão “Visualizar Provisionamentos”: Visualização do provimento do recurso, caso este exista.
CNPJ: documento de identificação do favorecido do pedido.
Favorecido: empresa selecionada para fornecer o(s) item(ns).
Valor: valor total a ser empenhado.
Definir plano de trabalho: selecione o item e clique nesse botão para realizar o vínculo com o plano de trabalho.
Histórico: Histórico do empenho de recurso. Editar com informações para um histórico robusto.
Categoria de Lançamento: Opção para categorizar o lançamento gerado pelo empenho.
Campos Livres: Campos livres para anotações.
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Retornando ao processo de compra, na etapa Recurso, o sistema apresentará os pedidos de recurso solicitados, e a situação de cada um. Com o recurso para compra Aprovado, a AF/OS pode ser gerada, para isso, basta clicar no botão "Gerar AF/OS".
AF/OS
Na etapa AF/OS serão apresentadas as AFs geradas nesse processo de compra. Clique no ícone “lupa" da AF/OS que será emitida para preenchimento das orientações de fornecimento.
Nº AF/OS: Número de identificação da AF/OS no conveniar. Gerado pelo sistema.
Fornecedor: Nome do fornecedor da AF/OS.
Sugestão de Locais de Entrega: Escolha do local de entrega dos itens pertencentes a AF/OS. Pode existir mais de um local de entrega. Clique no ícone ao lado do nome da instituição para carregar o endereço de entrega desejado.
Produtos: selecione os produtos que devem ser entregues no local selecionado anteriormente.
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O pedido de desdobramento gerado, deve ser aprovado no módulo Compras e no módulo Projetos. Na tela inicial será mostrada a pendência referente à isto.
Após clicar na pendência, aparecerá um relatório para a seleção do pedido de desdobramento desejado. Clique no ícone Editar Registro.
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No caso da quantidade do item na ordem de pagamento seja igual ou superior à quantidade do item na AF/OS, o sistema apresentará somente a opção de confirmação do desdobramento, pois entende-se que toda quantidade do item foi entregue.
Em todos os casos, a aprovação final sempre fica a cargo do gestor do projeto. Para ele serão apresentadas todas as informações apresentadas ao gestor de compras, assim como a informação da opção selecionada por ele na confirmação do desdobramento.
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