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Sumário:

Projetos

Introdução

Este documento tem como objetivo a explicitação do uso do módulo Eventos do Conveniar.

A função deste módulo é o gerenciamento de eventos, cursos e serviços com controle de inscrições, emissão de documentos financeiros, publicação de informações, entre outras funcionalidades.

O primeiro passo para o gerenciamento de eventos é o devido preenchimento do projeto ao qual este evento irá pertencer. Para isto temos que seguir ao menu de “Projetos”, dentro do módulo “Projetos”, para que possamos criá-lo/editá-lo. Uma vez dentro das opções do projeto (na aba “Identificação”), desça a página até a opção “Possui Eventos Vinculados” e marque esta opção.

Figura 1 - Projetos - Introdução (checkbox)

Dentro do projeto é possível ainda fazer o cadastro de taxas de rateio/custo operacional para que sejam vinculadas ao evento futuramente. Para isso navegue até a aba “Informações Relacionadas” e então em “Custo Operacional e Taxa de Rateio”.

Figura 2 - Projetos - Introdução (custo operacional)

Após o preenchimento correto no que se refere ao projeto, o próximo passo é criação e alimentação do evento em si.

Eventos

Introdução

Para iniciarmos o processo de gerenciamento de eventos primeiro é preciso cadastrá-lo, para isso vamos ao menu “Eventos” (dentro do módulo “Eventos”).

Figura 3 - Eventos - Introdução (menu)

Então clicamos em “Novo” para começarmos o processo de criação do evento.

Figura 4 - Eventos - Introdução (novo)

Identificação

Tela inicial do cadastro do evento com dados de identificação do mesmo.

Figura 5 - Eventos - Identificação (tela 1)

Evento

• Cód. Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
• Nome de Evento: Nome pelo qual deseja identificar o evento.
• Projeto: Seleção do projeto no qual o evento está vinculado.
• Botão “Procurar”: Botão para fazer a pesquisa da conta bancária do projeto selecionado no item anterior.
• Banco, Agência e Conta: Preenchidos automaticamente pelo sistema após a escolha da conta no item anterior.

Figura 6 - Eventos - Identificação (tela 2)

• Rubrica de crédito: Rubrica do projeto que receberá as receitas originadas dos pagamentos de inscrições/minicursos e planos de pagamento.
• Rubrica de débito tarifas bancárias: Rubrica do projeto que arcará com os custos das tarifas bancárias.
• Coordenador: Coordenador do evento. Pessoal responsável que responde pela execução do evento.
• Grupo Gestor: Grupo gestor de acordo com a escolha do projeto. Automaticamente preenchido pelo sistema.
• Gestor do Evento: Gestor que ficará responsável pela gerência do evento dentro da Fundação.
• Observação: Alguma observação pertinente que se deseja inserir sobre o evento.
• Situação do Evento: Automaticamente preenchido pelo sistema de acordo com a situação definida pelo usuário no item 2.3.8.

Informação

• Tipo do Evento: Tipo do evento. Podendo ser Cursos, Eventos ou Serviços.
• Área: Área na qual o evento está relacionado. Pode ser encarada inclusive como uma classificação ou categoria dos eventos. Como exemplo temos: Seminários, Palestras, etc. Para cadastrar uma nova Área, basta estar no módulo Eventos, clicar em Cadastros -> Categorias de Evento.
• Logomarca: Espaço para incluir uma logomarca para o evento. Para isso basta clicar em “Escolher arquivo”, escolha o arquivo desejado e clique em “Anexar”.

Figura 7 - Eventos - Identificação (tela 3)

Formato de Inscrição

• Data Início: Data de início das inscrições para o evento. Esta data marcará o início de quando o evento estará disponível no site para inscrição, uma vez o mesmo estando na situação “em oferta”, definido no item 2.3.8. Note que, independente da data de preenchimento dos dados do evento, este só estará disponível no site quando atender aos dois requisitos citados.
• Data Fim: Data de término do período de inscrições. As observações do item anterior também são válidas aqui.
• Vagas: Número máximo de vagas para a quantidade de inscritos no evento no geral. Caso seja deixado em branco, será dado como ilimitado. Note que este número de vagas é geral, ou seja, válido para o evento como um todo. Este evento poderá possuir minicursos ou serviços que poderão possuir quantidade de vagas exclusivas, a serem definidas posteriormente.

Clique no botão “OK” para salvar as informações.

Informações Relacionadas

Após o preenchimento dos dados iniciais do evento, a aba “Informações Relacionadas” será habilitada fornecendo algumas opções de personalização e configuração para que o evento seja gerido de maneira adequada.

Figura 8 - Eventos - Informações Relacionadas

Informações para Divulgação

Descrição das informações inerentes ao evento. O texto configurado será exibido no portal para detalhamento do respectivo evento para que o interessado tenha maiores informações e faça a sua inscrição.

Figura 9 - Informações Relacionadas - Informações para Divulgação

• Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
• Nome do Evento: Nome dado ao evento na fase anterior. Gerado automaticamente pelo sistema.
• Título: Título da informação a ser publicada no site do evento.
• Descrição: Texto descritivo sobre o evento, que será disponibilizado no site do mesmo para consulta. Pode haver link, imagens, entre outros.

Clique em salvar após o preenchimento. Para adicionar mais “Informações para Divulgação” no evento, repita o processo.

Arquivos

Espaço disponibilizado para a inserção de arquivos a serem disponibilizados na página do evento dentro do portal de eventos.

Figura 10 - Eventos - Informações Relacionadas - Arquivos

• Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
• Nome do Evento: Nome dado ao evento na fase anterior. Gerado automaticamente pelo sistema.
• Arquivo: Arquivo a ser disponibilizado. Para fazer a inserção clique em “Escolher arquivo” e escolha o arquivo desejado.
• Título: Título descritivo para o arquivo.
• Descrição: Espaço reservado para uma descrição sobre o conteúdo do arquivo.

Após fazer o preenchimento das informações clique em salvar. Para adicionar outro(s) arquivo(s), basta repetir o processo.

Configuração de Formulário de Inscrição

Aqui o usuário poderá escolher quais campos estarão presentes para a inscrição e quais serão obrigatórios. Caso o usuário queira que um campo seja mostrado no formulário de inscrição, basta o mesmo marcar a caixa “Visível” referente ao campo. Para que um campo marcado como visível seja obrigatório, basta marcar a caixa “Obrigatório”.

Figura 11 - Eventos – Configuração de Cadastro (tela 1)

Figura 12 - Eventos - Configuração de Cadastro (tela 2)

• Extras: Esta opção serve para que o usuário disponibilize campos personalizados. Primeiramente o usuário deve marcar que o campo será visível e decidir se será obrigatório ou não. Na coluna Descrição no formulário, o usuário escolhe o nome do campo que irá aparecer no momento da inscrição. Se o campo criado for uma lista com opções pré-determinadas, o campo Lista de Opções deve ser marcado e os valores devem ser listados separados por ponto e vírgula. Por fim, para todo campo criado é necessário escolher o agrupamento que ele estará disponível.
• Anexos: No momento da inscrição existe a possibilidade de requerer o anexo de algum documento por parte do interessado no curso. Nesta seção é possível solicitar o anexo do documento exigindo ou não obrigatoriedade de preenchimento. Mais de um campo de anexo pode ser adicionado.

Figura 13 - Eventos - Configuração de Cadastro (tela 3)

Configuração de Pagamentos

Figura 14 - Eventos – Configurações de Pagamento

• Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
• Nome do Evento: Nome dado ao evento em etapa anterior. Gerado automaticamente pelo sistema.
• Prazo para vencimento da Inscrição/Minicurso: número de dias para o participante do evento realizar o pagamento da inscrição/minicurso.

Cedente

Informações relacionadas com o cedente para que se possa gerar o boleto. O cedente nada mais é do que uma conta bancária preparada para receber pagamentos através de boletos. O cadastro de novas contas de cedentes no Conveniar deve ser realizado no módulo administração para que posteriormente possa ser selecionado na tela ilustrada a seguir.

Figura 15 - Eventos - Informações Relacionadas - Cedente

• Cedente: Escolha do cedente para o evento. Será apresentada uma lista com os cedentes disponíveis. O cadastro dos cedentes deve ser feito no módulo administração, no menu “Cadastros”, opção “Cedentes”.
• Nome da Pessoa: Nome do cedente escolhido. Preenchido pelo sistema de acordo com o cedente escolhido.
• Agência: Agência bancária do cedente escolhido. Preenchido pelo sistema de acordo com o cedente escolhido.
• Conta: Conta bancária do cedente escolhido. Preenchido pelo sistema de acordo com o cedente escolhido.
• Mensagem 1 à 9: Mensagens a serem inseridas no boleto com algum tipo de informação. Caso o cedente tenha sido cadastrado com alguma destas mensagens, estas são aproveitadas no momento do primeiro cadastro. No entanto, cada uma delas pode ser preenchida ou alterada para cada novo evento cadastrado.
• Disponível para Inscrição e Minicurso/Serviço: Permite oferecer o método de pagamento por boleto no pagamento da inscrição e do minicurso/serviço. No caso de não seleção, a opção de pagamento por boleto não ficará disponível para os tipos citados, mas ficará como opção para vínculo com os planos de pagamento.

Clique em salvar após o preenchimento para finalizar o cadastro.

Cielo

Uma das formas de pagamento disponibilizadas pelo módulo de Eventos do Conveniar é o pagamento com cartão de crédito. Para usufruir dessa possibilidade será necessário cumprir duas etapas:

Passo 1: Realizar o credenciamento no site da Cielo: www.cielo.com.br
Após o cadastro, faça a autenticação com seu usuário e senha, acesse o menu “Vendas Online” e clique em “Checkout Cielo”.

Figura 16 - Checkout Cielo

Na tela seguinte, clique na aba “Configurações” e, em seguida, “Configurações da loja”.

Figura 17 - Configurações da loja

Na seção “Pagamentos” será necessário informar as URLs de retorno, notificação e de mudança de status. Neste momento, entre em contato com o suporte do Conveniar para obter tais informações.

Figura 18 - Configuração de URLs

Os demais campos do cadastro devem ser preenchidos conforme os dados da fundação. É importante ressaltar que, qualquer configuração inserida no sistema da Cielo sobrescreve os dados inseridos nas configurações do Conveniar.

Passo 2: Configurar a forma de pagamento Cielo no Conveniar.

Para fornecer dados ao cadastro do Evento é necessário configurar previamente informações básicas do pagamento com o cartão de crédito. Para tanto, acesse o módulo Administração. No menu “Cadastros”, acesse a opção “Forma de Pagamento Cielo”.

Figura 19 - Forma de Pagamento Cielo

• Nome: Nome identificador da forma de pagamento no Conveniar.
• Pessoa Jurídica: Pessoa jurídica cadastrada no site da Cielo. Para possibilitar a escolha na lista suspensa é necessário possuir o cadastro da pessoa jurídica no Conveniar.
• Identificação Cielo: Número identificador gerado no cadastro da fundação no site da Cielo. É o endereço de comunicação entre Conveniar e Cielo.
• Tipo de desconto: Possibilita a configuração de descontos nos pagamentos utilizando a forma de pagamento Cielo. O desconto pode ser percentual sobre o valor do pagamento, ou ainda um valor fixo em centavos, que independe do valor final.
• Valor do desconto: Caso a forma de pagamento permita desconto, o campo possibilita a inserção do valor desejado, baseado no tipo de desconto selecionado (percentual ou valor em centavos).
• Valor do desconto Boleto (%): Valor de desconto aplicado automaticamente no momento em que o usuário gera um boleto dentro da opção de pagamento da Cielo. O valor será sempre percentual, independendo do tipo de desconto configurado.
• Valor de desconto Débito (%): Valor de desconto aplicado automaticamente no momento em que o usuário realiza o pagamento com cartão na opção débito. O valor será sempre percentual, independendo do tipo de desconto configurado.
• Descrição na fatura: Descrição que será informada na fatura do cartão de crédito do inscrito.
• Sistema Cielo Anti-fraude: Serviço antifraude oferecido pelo Cielo. Caso seja do interesse da fundação, a contratação do serviço deve ser feita diretamente no site da Cielo.
• Ativo: Opção para definir se uma forma de pagamento Cielo está ativo ou inativo. Caso esteja inativo, não permitirá a seleção da mesma no cadastro do evento.

Após a conclusão dessas etapas, é necessário informar ao evento desejado a possiblidade de pagamento com cartão de crédito. Para tanto, ao acessar o módulo de Eventos e entrar no evento desejado, acesse a opção “Configurações de Pagamento” e clique na aba “Cielo”.

Figura 20 - Configurações de Pagamento

No campo “Cielo”, selecione a forma de pagamento previamente cadastrada na seção anterior. Ao selecionar, os dados relativos a forma de pagamento serão carregados nos campos abaixo. Qualquer informação relacionada aos descontos pode ser alterada para o evento em questão. Caso seja necessário disponibilizar o cartão de crédito tanto para o pagamento das inscrições quanto dos minicursos/serviços, basta marcar a opção “Disponível para Inscrição e Minicurso/Serviço”.

Após a inserção e a conferência dos dados, clique em “Salvar Cielo” para disponibilizar a opção de pagamento para o evento.

Depósito

Informações para permitir o pagamento via depósito bancário. As formas de depósito são previamente cadastradas no módulo Administração e disponibilizadas com suas respectivas instruções para a realização do depósito.

Figura 21 - Eventos - Informações Relacionadas - Depósito

• Depósito: Configurações cadastradas no módulo Administração, menu “Cadastros” > “Formas de Pagamento por Depósito”. Os padrões cadastrados serão sugeridos neste momento da configuração do evento.
• Nome: Nome da forma de pagamento por depósito (Exemplo: Depósito – Banco do Brasil). Será o campo identificador do seu cadastro.
• Instruções para depósito: Instruções de pagamento que aparecerão, ao finalizar a inscrição, para o usuário que optar pelo depósito bancário.
• Disponível para Inscrição e Minicurso/Serviço: Permite oferecer o método de pagamento por depósito bancário no pagamento da inscrição e do minicurso/serviço. No caso de não seleção, a opção de pagamento por boleto não ficará disponível para os tipos citados, mas ficará como opção para vínculo com os planos de pagamento.

Clique em salvar após o preenchimento para finalizar o cadastro e, se necessário, insira informações para disponibilizar outro método de depósito.

Categorias de Inscrição

Nesta seção serão feitos os cadastros das modalidades, tipos de inscrição para o evento. Uma possibilidade seria em eventos com inscrições distintas entre professores e alunos ou noutra onde a inscrição sofreria alteração de pessoa física para jurídica.

Figura 22 - Eventos - Informações Relacionadas - Categorias de Inscrição

• Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.
• Nome do Evento: Nome dado ao evento na fase anterior. Gerado automaticamente pelo sistema.

Inscrição

• Data Início: Data de início das inscrições para o evento. Gerado automaticamente pelo sistema de acordo com o preenchido na seção de identificação do evento.

• Data Fim: Data de término do período de inscrições. Gerado automaticamente pelo sistema de acordo com o preenchido na seção de identificação do evento.

Categorias de Inscrição

• Descrição: Descrição da categoria da inscrição.
• Data Início: Data de início para inscrição na presente modalidade de inscrição.
• Data Fim: Data de término para inscrição.
• Valor: Valor deste tipo de inscrição.

Clique em salvar após o preenchimento. Para adicionar mais categorias de inscrição no evento, repita o processo.

Serviços/Minicursos

Espaço onde é feito o cadastro dos Serviços/Minicursos que serão disponibilizados no evento.

Figura 23 - Eventos - Informações Relacionadas - Serviços/Minicursos

Código do Evento: Número identificador do evento no Conveniar. Gerado automaticamente pelo sistema.

Nome do Evento: Nome dado ao evento na fase anterior. Gerado automaticamente pelo sistema.

Serviço/Minicurso: Nome a ser atribuído ao (s) Serviço (s) /Minicurso (s) ofertado (s).

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