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Guia do Portal do Fornecedor

O Conveniar, como um sistema de gestão de projetos, apresenta uma gama de ferramentas para facilitar, assegurar e integrar todo o processo inerente à gestão de projetos. Uma destas ferramentas é o “Portal do Fornecedor”, que é uma página web com o objetivo de possibilitar o acesso por parte dos fornecedores ao Conveniar. Isso para que estes possam visualizar e participar dos processos de compra executados pela fundação.

A finalidade deste documento é orientar os fornecedores para que os mesmos possam acessar o portal, realizar consultas e possíveis participações nos processos de compra da Fundação.

Será apresentado um relato dos passos e funcionalidades deste portal citado.

Sistema

O Portal

Após acessar o link do Portal do Fornecedor, que deverá ser fornecido pela fundação, será apresentada uma página como a imagem que segue.

Figura 1 - Tela Inicial

Na tela apresentada é possível aplicar filtros para buscas e visualizar os processos de compra da fundação, tanto os que estão em andamento quanto os já encerrados.

Os filtros disponíveis para a filtragem dos processos de compra são:

Categoria: Seleção de filtro de processos de compra por categoria. As categorias são organizadas de acordo com a necessidade de cada fundação, podendo ser, por exemplo, “Material de informática”, “Material de escritório”, “Passagens aéreas”, entre outros.

Modalidade: Seleção de filtro de processos de compra por modalidade, podendo ser por exemplo “Dispensa de Licitação”, “Pregão Eletrônico”, “Carta Convite”, entre outros.

Produto: Filtro de processo de compra por produto que está sendo cotado. Gerando assim uma maior facilidade para a empresa encontrar algum processo de compra que esteja apta a participar.

Os filtros a serem aplicados na aba de processos encerrados são os mesmos, apenas com o acréscimo de um “Período”, que corresponde ao intervalo de datas que deseja fazer a busca.

Para acesso à área restrita do portal deve-se fazer o pedido de cadastro de usuário junto à fundação, caso ainda não tenha. Uma vez, da posse de usuário e senha, pode-se fazer o login para ter acesso as funcionalidades completas do sistema.

Área restrita

A área restrita do Portal do Fornecedor conta com a mesma busca presente na área externa do portal e também com um sistema de notificação1 e um menu com atalhos para buscas diversas.

Figura 2 - Área Restrita

Área de Notificação

Conforme a figura 2, a área de notificação fica localizada no topo dá página1 e sua função é exibir as pendências do fornecedor com a fundação, ou seja, notificar as atividades que necessitam de alguma ação.

Clicando no link2 numérico será feito um direcionamento para a listagem da (s) pendência (s) para que sejam executadas as ações cabíveis.

Vale ressaltar que para toda a tela de direcionamento através das pendências haverá uma opção no menu para que seja possível fazer uma busca manual. Então deixaremos para mostrar o processo de visualização, edição e efetivação das ações para as pendências na seção seguinte.

Obs.: Para o uso básico do sistema é necessário apenas ficar atento à área de notificações, para sanar pendências, e manter um cadastro atualizado, que está descrito no item 2.2.2.4 (Dados Pessoais).

Menu

Início

Local de início com notificações para as pendências relacionadas com o usuário e lista dos processos de compra de acordo com a aplicação dos filtros.

Pedidos

Menu para busca de Autorizações de Fornecimento/Ordens de Serviço emitidas e de pedidos de cotação (propostas).

Figura 3 - Área Restrita - Menu - Pedidos

AF/OS Emitidas

Figura 4 - Área Restrita - Menu - AF/OS Emitidas

Local para busca e filtragem de AF/OS já emitidas pela fundação, que apresenta o detalhamento como: situação, gestor da compra na fundação, etc. É possível ver mais detalhes (ex.: local de entrega, termo de aceite) ou mesmo fazer edição do registro, dependendo da situação da AF/OS, clicando no ícone de edição, como indicado na figura 4.

Após clicar no link de edição, surgirá uma tela para que seja possível verificar os dados da AF/OS, aceitar as condições para o fornecimento do produto/serviço e fazer a confirmação final do envio.

Figura 5 - Área Restrita - Menu - AF/OS Emitidas - Edição

Após o clique no botão “Confirmar Envio” surgirá uma tela para que se possa preencher alguma observação pertinente e a data de saída do produto. Uma vez confirmado o envio, a Fundação receberá uma notificação de produto despachado.

Figura 6 - Área Restrita - Menu - Pedidos de Cotação

Busca geral ou através de filtros dos pedidos de cotação da fundação, sendo possível a visualização de detalhes e edição dos mesmos.

Estarão relacionados aqui os pedidos de cotação para a fundação que estão de acordo com o filtro informado e, em caso de deixar o campo vazio, a consulta exibe todas as cotações disponíveis. Na situação de aguardando cotação é possível acessar o pedido e preenchê-lo com as informações da cotação.

Na tela que abre ao clicar no ícone de edição serão apresentados alguns campos para edição ou o preenchimento dos dados.

Figura 7 - Área Restrita - Menu - Pedidos de Cotação – Edição (a)

• Nº Proc. De Compra: Número de identificação do processo de compra. Gerado pelo Conveniar.
• Nº Pedido de Cotação: Número de identificação do pedido de cotação. Gerado pelo Conveniar.
• Fornecedor: Nome do fornecedor.
• Forma de pagamento: Forma de pagamento escolhida pelo fornecedor.
• “Dados da forma de pagamento”: Informações pertinentes de cada forma de pagamento selecionada no item anterior.
• Data do Pedido: Data de realização do pedido de cotação. Gerado automaticamente pelo Conveniar.
• Vigência: Data e hora de início e fim para a cotação.
• Situação: Situação atual da cotação do fornecedor.
• Tipo de Frete: Tipo de frete escolhido pela fundação. Pode estar liberado ou não para alteração de acordo com o que a fundação optou.
• Valor do Frete: Valor do frete escolhido na opção anterior.
• Data da Proposta: Data de preenchimento e envio da proposta pelo fornecedor.
• Tempo de Entrega: Tempo de entrega previsto para o produto/serviço.
• Validade da Proposta: Quantidades de dias que a atual proposta ainda será válida.
• Número da Proposta: Campo opcional para preenchimento do fornecedor com o seu número de identificação da proposta.
• Condição de pagamento: Condição de pagamento para o produto/serviço.
• Anexar Proposta: Espaço dedicado para anexar um arquivo digital da proposta apresentada. Para anexar um arquivo, clique em “Arquivo...”, na janela que abrir clique em “Selecionar arquivo...”, selecione o arquivo desejado e então clique em “Adicionar”, quando voltar a janela principal clique em “Adicionar Arquivo”. Poderão ser inseridos quantos arquivos desejar.

Figura 8 - Área Restrita - Menu - Pedidos de Cotação – Edição (b)

Para cada produto/serviço listado, clique no ícone de edição para inserir os dados dos mesmos.

• Produto: Nome do produto/serviço selecionado.
• Descrição: Descrição detalhada do produto/serviço selecionado.
• Fornece o produto/serviço e está disponível? Declaração de que o fornecedor fornece e possui o item (produto/serviço) selecionado para a entrega.
• Quantidade: Quantidade de itens do produto/serviço solicitado.
• Unidade: Unidade de medida do produto/serviço.
• Moeda: Moeda escolhida para a transação.
• Valor Unitário: Valor unitário do produto/serviço selecionado.
• Valor Total: Valor total do produto/serviço selecionado considerando o número de itens e o valor unitário. Calculado automaticamente pelo sistema.
• Marca/Modelo: Marca/Modelo referente ao produto selecionado.
• Especificação: Especificação técnica do produto/serviço, onde é possível detalhar mais informações do produto/serviço que será fornecido, complementar ou diferente do solicitado.
• Anexo de especificação do produto/serviço: Espaço para anexar arquivo digital contendo a especificação técnica do produto/serviço. Para anexar um arquivo, clique em “Arquivo...”, na janela que abrir clique em “Selecionar arquivo...”, selecione o arquivo desejado e então clique em “Adicionar”, quando voltar a janela principal clique em “Adicionar Arquivo”. Poderão ser inseridos quantos arquivos desejar.

Após o preenchimento das informações do produto/serviço, clique em “Salvar Cotação” para validá-las.

Depois de preencher e salvar cada produto/serviço, aceite os termos de fornecimento e então clique em enviar para finalizar a cotação.

Consultas

Menu para consultas com o histórico de cotações realizadas pelo fornecedor e qualificações realizadas pela Fundação em relação ao fornecedor.

Figura 9 - Área Restrita - Menu - Consultas

Cotações Publicadas

Espaço direcionado para a consulta de cotações publicadas com a participação do fornecedor. Nessa ferramenta de busca, é possível aplicar filtros para uma busca refinada.

Caso queira exibir os detalhes da cotação, clique no ícone11 marcado na imagem seguinte.

Figura 10 - Área Restrita - Menu – Consultas - Cotações Publicadas

Após selecionar o ícone para visualização dos detalhes, será exibida uma tela com informações relacionadas à cotação, informações do tipo: produto, quantidade, valores, taxas, datas, critérios de escolha, etc.

Qualificação do Fornecedor

Consulta ao quadro geral de qualificação do fornecedor baseados nos critérios da fundação decorrente da etapa de cotação. Trata-se de um feedback da fundação à empresa com relação a assiduidade da mesma perante o processo de cotação e preenchimento da base de dados do sistema para que o mesmo possa sugerir fornecedores em compras futuras.

Figura 11 - Área Restrita - Menu - Consultas - Qualificação do Fornecedor

Dados Pessoais

Figura 12 - Área Restrita - Menu - Dados Pessoais

Menu utilizado para visualização e edição dos dados cadastrais da empresa. Várias informações são apresentadas neste item com intuito de fornecer dados à fundação para a execução dos processos de compra. Tais cadastros tem uma importância grande no que se refere aos contatos, convites às cotações baseados no tipo de produto fornecido pela empresa e informações básicas para todo o processo de compra.

Conta ainda com um espaço para visualização e edição dos dados de usuário do sistema, como alteração de e-mail e senha, como veremos no detalhamento a seguir.

Pessoa Jurídica

Aqui serão fornecidas informações básicas como: Identificação (CNPJ, endereço, etc), Contatos (cadastro nomes e formas de contato com a empresa), Conta Bancária, Documentos (documentos relacionados à empresa que queira digitalizar e anexar ao cadastro da mesma no Conveniar), Produtos (cadastro de produtos fornecidos pela empresa para que a fundação possa considera-la em próximas cotações) e Tipos de Produtos (mesma funcionalidade da anterior, porém de uma forma menos específica).

Figura 13 - Área Restrita - Menu - Dados Pessoais - Pessoa Jurídica

Usuário

Espaço disponibilizado para a alteração de senha e e-mail da empresa.

Figura 14 - Área Restrita - Menu - Dados Pessoais - Usuário

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