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Introdução
Este guia propõe orientar os presidentes, diretores, superintendentes e gerentes na avaliação do trabalho realizado pela fundação e verificar pontos de melhoria nos processos.A seguir são apresentadas, passo a passo, algumas análises que podem ser realizadas pelo Conveniar.
As consultas trarão resultados que precisam ser avaliados, pois existem exceções plausíveis que serão apresentadas como possíveis erros. Além disso, é importante avaliar se as orientações de tratamento destas exceções estão seguindo as orientações da direção da fundação.
Caso tenha alguma dúvida quanto às consultas ou sobre as interpretações, ligue para o suporte do Conveniar (31) 3892-5008 ou envie um e-mail para suporte@conveniar.com.br.
Saldo para conferência
Este relatório apresenta todos os projetos ativos da fundação, permitindo visualizar o saldo de cada um.Através desta consulta é possível ver se existem projetos com saldo negativo e verificar se isso é possível ou se está faltando registrar algum lançamento no projeto.
Este relatório apresenta a coluna “Saldo”, que é o saldo visualizado pelo coordenador e que considera todos os lançamentos dos projetos, independente se eles já foram realizados financeiramente ou ainda são apenas provisionamentos do projeto. Na coluna “Saldo Executado” é apresentado o saldo considerando apenas os lançamentos realizados financeiramente, ou seja, um “saldo bancário” do projeto. Para ter este saldo executado consolidado, todos os lançamentos já executados no banco devem ter sido liquidados no Conveniar. Esta garantia é obtida através da execução rotineira e periódica de conciliações e conferências dos lançamentos do Conveniar com os lançamentos bancários ou do sistema financeiro utilizado pela fundação.Como executar a consulta
a) No Módulo “Projeto”, selecionar item do menu Consultas -> Saldo para ConferênciaO objetivo deste guia é permitir que o gerente da fundação extraia informações relevantes do Conveniar para a tomada de decisões estratégicas dentro da fundação. Nas próximas páginas será detalhado o processo de extração de relatórios do Conveniar pelo módulo Gerencial e as demais possibilidades do módulo.
Módulo Gerencial
Para acessar o módulo Gerencial, vá até o canto superior direito da sua tela e selecione a opção desejada. Caso o módulo não esteja acessível ao usuário, deverá ser contatado o administrador do sistema na fundação para análise da liberação do módulo ao gestor.
Figura 1 - Acessando o módulo Gerencial
Relatórios
Quantitativo de processo de compra
Este relatório permite a análise dos dados relacionados aos processos de compra da fundação. Como o próprio nome sugere, é retornado o somatório dos dados requisitados e agrupados pelo usuário. Apenas processos de compra com todos os itens finalizados são considerados.
É possível extrair diversos tipos de informações. Por exemplo:
- Quantidade de processos de compra executados por cada gestor em um determinado período de tempo.
- Quantidade de compras relacionadas a cada categoria do processo de compra.
- Quantidade de compras executadas para cada tipo de modalidade de compra.
- Quantidade de compras que seguiram uma determinada lei ou decreto de compra.
Tais exemplos são obtidos com uma análise direta dos dados, no entanto, o relatório permite uma infinidade de interpretações importantes para o planejamento estratégico do setor.
Figura 2 - Quantitativo de processo de compra – filtros
- Agrupar por: diferentes tipos de informação para agrupamento do relatório. É possível agrupar por modalidade de compra, grupo gestor, usuário gestor, procedimento de compra e categoria do processo de compra.
- De – Até: período em que o relatório deverá retornar os dados para o usuário. Será considerado a data do processo de compra para retorno dos dados.
- Ordenar por: ordenação das colunas resultantes da pesquisa. O usuário pode ordenar alfabeticamente pelo nome do agrupamento ou ordenar numericamente pelo somatório retornado no relatório.
- Orientação: informa se o usuário vai ordenar o item anterior de forma crescente ou decrescente.
- Gráfico: o sistema permite que o usuário escolha o tipo de gráfico que gostaria de exibir as informações solicitadas. Além do Conveniar exibir os dados tabelados, ele também disponibiliza as seguintes opções de gráficos: barras, colunas e pizza.
Figura 3 - Resultado da consulta
O botão “Modo de visualização” permite que o usuário escolha uma ou duas colunas para exibição do relatório. Ainda há a possibilidade de exportação para Excel e impressão dos relatórios gerados.
Tempo médio de execução do processo de compra
Este relatório possibilita uma análise completa do tempo gasto para a execução do processo de compra dentro da fundação. É possível extrair informações de cada etapa do processo e quanto tempo, em média, é gasto para finalizar cada passo de uma compra. Dentre todas as possibilidades, algumas se destacam:
- Tempo médio para execução do processo de compra.
- Identificação da etapa mais onerosa do processo de compra.
- Análise comparativa do tempo de compra para cada gestor.
- Tempo gasto para compra de uma determinada categoria de produtos.
Figura 4 - Filtro para relatório do tempo médio de compra
O relatório oferece vários campos para filtragem de dados dentro do sistema. Para cada campo disponível, é permitida a busca dinâmica dos dados.
Figura 5 - Agrupamento para exibição dos dados
É possível também agrupar os dados filtrados na primeira etapa da consulta. Caso o gestor queira utilizar vários agrupamentos, o relatório permite a seleção alternada dos agrupamentos pressionando a tecla CTRL e a seleção por intervalo pressionando a tecla SHIFT.
Figura 6 - Tempos disponíveis para a consulta
Após a filtragem dos dados nos passos anteriores, o gestor deve escolher os tempos de interesse para compor o relatório. Cada tempo exibido acima somente será considerado caso a etapa esteja finalizada.
Dois pontos importantes devem ser esclarecidos:
- O tempo médio considerado é por item comprado. O Conveniar considera essa a granularidade mínima para a exibição de dados confiáveis ao usuário.
- Dependendo do filtro solicitado, por demandar uma consulta muito custosa ao banco de dados, o Conveniar vai informar o usuário que o relatório solicitado vai ser encaminhado dentro de instantes ao e-mail de cadastro do usuário no sistema.
Figura 7 - Mensagem exibida em consultas complexas
Em consultas simples, o sistema irá exibir os dados na própria tela do usuário para análise imediata:
Figura 8 - Resultado da consulta de tempo médio do processo de compra
No exemplo em questão, o filtro foi feito para exibição dos tempos médios de compra dos itens que estão sendo/foram comprados em determinado período. As linhas que não exibem o resultado mostram que a etapa solicitada ainda não foi finalizada.
Pessoas relacionadas aos projetos
Este relatório permite a extração completa de dados sobre as pessoas relacionadas aos projetos geridos pela fundação. Algumas possibilidades de relatório se destacam:
- Porcentagem da equipe do projeto que possui vínculo com a instituição apoiada.
- Listagem de coordenadores dos projetos geridos.
- Listagem dos bolsistas relacionados aos projetos.
- Projetos nos quais os bolsistas têm vínculo.
Figura 9 - Pessoas relacionadas aos projetos
O filtro permite com que o usuário especialize sua consulta e traga dados importantes na geração de relatórios anuais de gestão.
Informações sobre projetos
O relatório permite a análise detalhada de informações cadastrais e financeiras do projeto. É possível realizar desde a listagem simples dos registros até buscar o volume de recursos geridos, possibilitando o agrupamento dos dados por coordenador, financiador, instituição apoiada, etc. Algumas possibilidades de relatório que se destacam são:
- Volume de recursos geridos por financiadora.
- Quantidade de projetos geridos por cada coordenador, bem como o volume de recursos disponíveis para o mesmo.
- Quantidade de projetos ativos por coordenador, financiador, etc.
- Agrupamento de projetos por grupo gestor.
Figura 10 - Relatório de Projetos
O relatório de projetos possibilita vários critérios de consulta que podem ser combinados para a geração de dados importantes para a gerência. Um exemplo de consulta pode ser vista na imagem abaixo:
Figura 11 - Resultado do relatório de projetos
O exemplo acima é referente a uma consulta simples de projetos agrupados por financiadora. É notório a quantidade de informações que podem ser extraídas com o uso de um filtro simples.
Tempo médio de execução de pedidos
Este relatório permite a extração de dados referentes ao tempo médio de aprovação dos pedidos de despesa e receita pelos gestores do setor de projetos. O relatório considera o tempo desde a solicitação do pedido pelo coordenador do projeto até a aprovação da requisição pelo gestor. Entre as possibilidades de extração de relatórios, algumas se destacam:
- Análise de produtividade dos gestores.
- Análise comparativa do tempo de aprovação dos pedidos para cada gestor da equipe.
- Tempo médio de aprovação para cada tipo de pedido.
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